想要提升效率?或许你应该放弃待办列表

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2016-02-24 23:13

你是否编写过大量的待办列表,但是很少去完成它?其实,许多人都是这样。根据项目追踪软件开发商 iDoneThis 的调查,大约 2/3 的专业人士编写待办列表,但 41% 的待办事项从未被完成。待办列表是个备受欢迎的方法,只是,它未必能够帮你获得成功。

“你真的认为理查德·布兰森和比尔·盖茨会写下长长的待办列表,然后给待办事项设立 A1、A2、B1、B2 的优先级吗?”《成功人士关于时间管理的 15 个秘密》的作者 Kevin Kruse 对 Fastcompany 网站说,“待办列表是重要事项死去的地方。”

在研究效率和时间管理方法时,Kruse 采访了 200 多位亿万富翁、体育运动员、高材生和企业家。“没有人提到待办列表,” 他说。

Kruse 认为待办列表存在三个重要缺陷。

  • 没有考虑时间因素。当待办事项很多,人们倾向于处理可以快速完成的事项,留下那些耗费时间的事项。
  • 没有区分紧急事项和重要事项。待办列表上没有时间界线,重要事项常常被忽视。“我们的本能是首先处理紧急事项,忽略重要事项,” 他说。
  • 导致紧张情绪。人们会纠结于未完成的事项,并因此心生焦虑,甚至会失眠。

他发现,那些效率高的人擅长使用日历。要有效使用日历,可以采用以下三种方法。

  • 只关注重要之事。不要让日历充斥着繁琐的事项。“看清自己的人生和职业选择,为这些事项划定重要的时段。” 例如,每天早晨,你可以划出两小时,思考策略性的计划或者重要项目。避开邮件和手机的干扰,专注思考。
  • 会面只需 15 分钟。许多时候,人们把会面时间设定为 30 分钟。Kruse 建议将其改为 15 分钟,并且,认真估量每个事项所需的时间。“效率超高的人做事只用很少时间,” 他说,“据说,Yahoo 的 CEO Marissa Mayer 开会仅用 5 分钟。如果你把会面设定为 15 分钟,你会发现,每天都能完成更多的任务。”
  • 一切都要有安排。不要每隔几分钟查看邮件,安排为每天查看三次;不要在待办列表上写下“给姐姐打电话”,写到日历上,“更好的做法是,确定一个回复电话的固定时间” 。这些规划都是能实际完成的。“当你被迫确定特定的某天和某个时间,你就能坚持完成正确的事情,而你的压力就会消失。”

一开始,你很难确定每件事情花费的时间,但是,随着经验的累积,遵循自己的安排会变得简单。他还建议说,你应该安排一些缓冲时间。“未曾预见的事情会发生,比如,你接到一个电话,需要去学校接生病的女儿,” 他说,“如果没有什么事情发生,你可以利用这段时间去减压、放松,或进行创造性的思考。”

图片来自 grandcardonetv

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