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AppSo 2014-6-12 11:27

5 个协作神器,让公司运转更高效 | AppTalk 特献

作者:前 InfoQ 中文站总编郑柯

企业中使用最广泛的协同工具,大部分还是诞生于上个世纪 80 年代的电子邮件。这种离散和单向的信息组织方式,造成一座座信息孤岛,越来越远离了互联网时代即时沟通和快速迭代的企业需求。随着移动设备的普及和云计算基础设施的成熟,结合微信等 SNS、社交媒体为代表的社会化工具的广泛普及,企业逐步进入 2.0 时代,越来越多公司和团队开始依赖全新的在线协同工具,快速响应市场变化。

一款优秀的协作工具要解决的核心问题是:数据的同步、备份和共享,从而达成团队成员的无缝沟通。在企业中,显式的数据包括:文件、代码;隐式的协作更多针对知识管理、社会化协作、团队通讯等。针对这五种类型,本文精选对应的协同工具精品,希望它们能让你的团队拥有更高的工作效率。

1. 文件同步与分享:Dropbox

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重要文件和数据的同步一直是令人挠头的问题。如果你拥有两台以上的终端设备,想实现文件的同步,拿着优盘拷来拷去不光麻烦,还要担心版本不一致的问题。想随时随地访问数据,难免要在 PC、笔记本、平板、手机等多种类型的终端之间切换,同步带来的问题就更复杂。

众多云存储服务正是为解决这个痛点而生,Dropbox 无疑是其中的佼佼者。不久前公布的用户数据中,Dropbox 的全球用户量已突破 3 亿。和同类产品相比,Dropbox 足够简洁、好用,并且不依赖于特定平台。只要在客户端指定一个文件夹,就能实现跨设备的数据同步和备份。针对团队协作场景,Dropbox 提供了共享文件夹和链接分享两类功能,前一类可供多人同时编辑和修改文档,后一类则主要用于分享只读的照片和视频。

对于普通用户,Dropbox 提供 2G 的免费空间,可通过介绍新用户免费获得更多资源,付费用户则拥有高达 100G 的存储空间。类似工具包括 Google Drive,SkyDrive、Box,及国内的百度云盘、金山快盘等。

2. 知识管理和文档协作:Evernote

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现代人每天接触的信息量,超过中世纪的人一生获取信息的总和。对大量信息进行记录、整理、搜索,传统的纸和笔已经不那么好使了,笔记工具 Evernote 却可以轻松解决这些烦恼。

在个人知识管理这件事上,Evernote 不会给你一个既定框架,而是提供足够多的可能性。你可以随意记录语音、图片、文档、音频、网页、地址位置,以及名片,不乏有人把这些基础功能玩出了各种花样,例如用地理标记记录停车位,以及制作旅行攻略等。Evernote 还提供了一键保存网页,通过 Email 接收与分享笔记,创建 checklist 等功能,提高随手记笔记的效率。

面向团队的分享功能开通以后,个人笔记本可轻松转换为企业笔记本,让专业团队各自擅长和熟知的资料进入企业知识库,在积累知识的同时完成知识的共享。通过关键词搜索,既可以找到相关笔记,还可以找到最了解这方面知识的同事,从知识层面上让协同发挥更大的价值。同类产品还有 OneNote、有道云笔记等。

3. 企业社会化协作:明道

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日常工作往往离不开跨部门协作,特别是遇到重大项目的时候,每天光是开会和发邮件,就会消耗掉大量的时间和精力。长长的邮件列表,和散落在上百封邮件中的信息,让沟通变得极为低效和痛苦。社交网络的爆发式普及,为协同工作带来了新的启示。

任务管理是协作工具的核心功能,传统项目管理工具通常采用至上而下的指令式任务分配方式,团队成员很难知道相互的工作状态。明道将社交技术引入项目管理,让项目成员从被动执行者转为主动参与者,任务的创建、分解、分配过程变得透明清晰,所有成员都能实时跟进项目进度,参与讨论。

像明道这样的社会化协同工具,其另一好处是解决了信息孤岛问题,把原来散落在邮件、QQ、文件服务器上的资源统一起来,只需记录员工的日常分享,就可以渐进形成企业的信息库。明道目前已集成了企业文档中心,图片中心,问答中心,群组和同事通讯录等基本应用,把知识分享和沉淀的门槛降到最低。Yammer、Trello、Basecamp 等工具虽然与明道有共同点,但却都不如本土化的明道更加符合国内企业的需求。

4. 代码协作:GitCafe、GitHub

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软件开发工作相对独立性较强的特点,让很多技术团队选择分布式协同工作。一个公司的技术团队分布在五大洲,已经不是什么新鲜事了。这个时候,一款好用的代码托管工具,是团队生产力的直接保障。国外的 GitHub 和国内刚刚兴起的 GitCafe,称得上是杰出代表。GitHub 上有着超过千万的托管代码库,以及 300 多万活跃的程序员用户。 GitCafe 借助国内不断高涨的互联网产业浪潮,展现出令人刮目相看的发展前景。

GitHub 和 GitCafe 都基于分布式代码管理开源项目 Git。开发者可以可以随意拉一份代码拷贝到本地,修改后建立独立的代码版本,或者将变更贡献回原始代码库。这种机制让任何人都可以参与代码的改进,同时,项目的参与者可以开放地对代码质量、功能进行评论。代码仓库的所有者也可以设置访问权限,这样一些不公开的公司内部项目也可以受益于良好的托管服务。国内现在不少传统软件企业也已经开始研究使用 GitHub 或是 GitCafe 的可行性。

5. 团队通讯和数据流整合:Slack

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碎片化的移动互联网时代,我们的身份也同碎片一样,散落在不同的社交网络。你或许也一样,会在微博上调侃时事,在微信朋友圈发生活感悟,在 Twitter 上 follow 海外的意见领袖,在 GitHub 上化身编程达人。有没有一个产品能把这些信息都整合起来呢?那就是 Slack。

Slack 不做项目协同,专注于解决通讯和交流问题,整合来自包括 Twitter、GitHub、Crashlytics、Dropbox、Google Drive,以及博客的 RSS 等多种数据流,帮助团队成员随时掌握其他人的最新动态。这个工具由 Flickr 创始人创建,今年 2 月才推向市场,刚诞生 3 个月就已经获得了巨额融资。目前国内还没有类似工具,要想尝鲜的人,绝对值得一试。

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