OmniFocus 实战:提升效率不瞎忙 | 领客专栏·Pinapps

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2015-03-11 10:57

如何安排自己一天的工作,这是一个看上去很简单但又很难回答的问题。我们每天忙忙碌碌,可当到了季度总结的时候会惊讶的发现似乎什么也没完成,这事儿很恐怖。特别对于刚刚工作 1、2 年的同学们,这个阶段的每一天每一季度都很重要。

如何能够让自己不再「瞎忙」呢?这两年在自己团队中不断「尝试并调整」着一套方法,很多同学也确实由此得到了帮助,今天也来和大家聊聊。

在我的想法中,想要将自己的日常工作安排好需要一个思路加两个工具。这两个工具是 OmniFocus 和 Calendars 5。而基本原则是以下几点:

1. 确认一年或半年目标;
2. 确保每件事可执行;
3. 合理预估资源;

接下来我会沿着这个基本原则结合工具来展开讲解。

确认一年或半年目标

大家知道在很多公司中都有一个叫做 KPI 的东西,很多同学一开始就将公司的 KPI 当做了自己的目标,这样是不对的。公司的 KPI 更加关注商业利益,它为大家指明工作方向并将所有人衔接起来。比如 A 同学的 KPI 是提升注册用户数;B 同学是提升用户的日活跃度;C 同学是提升用户发布的信息数。它们合起来是为了保证这款产品能够有足够多的人关注和使用。

但这显然不是 A、B、C 三位同学自己的个人目标。工作很重要,但每个阶段的工作都应该能为自己的职业规划有帮助。所以,要真正让自己的能力提升首先得有一个自己的目标。

以 A 同学为例,在季度考核中给他的建议是需要提升在项目评审中的表述能力和业务的全局了解。所以在新的季度中,我给他增加了表述能力和业务理解两个目标。这里就要开始介绍 OmniFocus 的上下文功能了。(注:下文中 OmniFocus 将简称为 OF。)

在 OF 中会常用到项目和上下文这两个重要概念,大家多将其当做关键词使用。而在日常使用中我觉得关键词的使用几率并不大,所以我更愿意将它作为个人目标的设定与管理。

我让 A 同学在自己的 OF 中建立了「业务理解」和「表述能力」作为自己半年目标。在日常的事件管理中,将涉及到这两点的事件加上相应的上下文。

好处有两个,第一:在日常工作中当你发现今天有一件事情它会影响到自己「表述能力」的提升,应该花更多的精力将这一点做好;第二:就是你会有一个地方可以全局掌控,有多少事情是来影响今年在这两点上的提升。

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在建立新事件的时候,你可以在事件的上下文中加上自己对应的目标,提醒自己需要在这件事情上投入得更多一些。

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确保每件事情可执行

我观察了团队几位同学的工作计划和周报,发现他们在制定每个事件的时候会写得比较模糊。比如下面这样:

Android 4.0 改版
iOS 8 设计规范梳理
跨多终端设计文档……

而这几位同学无一例外的在事情上处理的不太好——预定时间内无法完成、最终方案不够全面。原因就在于上面这些是一系列事件,也可以说是一个个小的项目而非最小可执行事件。想要确保一个需求得以完整有效的完成,事件必须拆分到最小。以 iOS 8 设计规范梳理为例,结合项目需求进一步细化。

OF 有一个好处就是支持事件级别的无限扩展。所以我们在这个需求中将「iOS 8 文档阅读」和「产出 PPT」进行了展开细化。而书写 PPT 结构、找配图、书写重点等等事件才是在以天为单位的时间中的可执行项。

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合理预估资源

每天有多少资源可以用工作,这也是团队中很多同学没有意识到的一个很重要的问题。我和几位同学回顾了一周的工作,有效工作时间其实远没有自己想象的那么多。

我们按照一天 8 个小时的工作时间计算,去掉 2 个小时各项目沟通讨论,1 个小时电话、吃东西、休息。算得满一点,一天有效的工作时间其实只有 5 个小时。

而实际上我们对所有项目时间的预估都是基于每天 8 个小时来计算的。于是自己每天的工作无法完成,到最后就像滚雪球一样到最后越拖越多。也许你会说大家每天都会加班,这些时间也在工作啊。

要知道我们刚才算的 5 个小时其实还是一个理想状态,实际工作中还会不断的被各种事情打扰。加班时间?还是留着点把那 5 个小时的工作做好吧。

所以想要能真正做到今日事今日毕,合理的预估资源安排工作非常重要。在估算自己的有效工作时间之前,几位同学先花了一周去仔细记录自己每天的工作情况。估算出每天的有效工作时间和日常事务所需的时间。在此之后,就需要开始安排自己明天的工作了。

在工作安排上,有一个非常重要的流程就是「安排-检查-调整」。

前一天晚上:安排好第二天要做的事情,这里需要根据自己的有效工作时间来安排。尽量保证这些事情第二天是一定可以完成的。

当天早上:查看今天需要处理的事件和需要参加的会议。这里又要提到 OF 了,它的预测功能非常的好用,在这里你会对每天需要参加的会议和需要处理的事件有整体了解。

当天下午 3 点:我在每天下午的三点设定了日历提醒,这个时候一天的工作也基本过半,看看还剩下哪些工作,需要调整时间加快。

当天下午 6 点:打开 OF 看一下今天的事情有多少处理掉了,并且判断一下剩下的事件是否今天可以完成。可以则继续,不能则及时做调整。

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日常工作中我将具备强时效性的事件归入日历事件,弱时效性的归入 OF 的 todo 事件中。在浏览上 OF 的预测模块能够帮助我清晰的了解每天的会议和事件。而在会议的管理上,我更偏向在手机上使用 Calendars 5。

在试用了众多日历应用后,我最终的主力应用还是选择了它,最重要的原因就是可以快速的明确自己这一天有哪些时间是空闲的,可以介绍别人的会议邀请或者安排自己的强时效性事件。如果需要添加,选择好时间段长按,两步就可以添加好了。

OK,对于每日的工作安排,我的方式就是按照上面的基本原则再借助 OmniFocus 和 Calendars 5 这两款工作来管理。团队里一些设计师也通过这样的方式明显提升了自己的工作效率。最关键的是,大家知道每天做的这些事情是为了什么。

今天的文章其实对于 OmniFocus 的基础使用介绍得并不多,更多只是借助了其几个重要特性。关于 OmniFocus 的使用,网络上还有很多非常优秀的思路和方法。这也是 OmniFocus 的优秀之处,它提供给大家一张无限空间的白纸,想要怎么书写全凭你自己的想法。我们常常打趣说可以用 OF 来规划自己的人生。想要去竞选总统?也没问题,制定好计划一个个去实施吧。

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