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AppSo 2015-8-05 15:17

10 招让 Google Keep 化身超强助理 | 领客专栏·電腦玩物

Google Keep 虽然目前只能在网页版、Android 等平台上使用,但已经成为不少朋友爱用的笔记、备忘录,甚至简单的任务管理服务,在电脑玩物中就常常有朋友跟我分享他们的 Google Keep 使用心得。而大家最喜爱 Google Keep 的原因,无非是他的简洁、快速、稳定同步,对于记录琐事、管理清单确实都是有帮助的。

而且,在 Google Keep 简单易用的便利贴外表底下,其实也隐含了许多有效的任务管理方法,和值得更多活用的笔记技巧:例如他的颜色笔记可以应用在以视觉提示和分类重要任务的作用上,而他的多人即时编辑笔记功能更可以成为团队共享笔记利器。

你对 Google Keep 简单外表下隐藏的强大功能都已经完全掌握了吗?今天这篇文章,就从我自己的经验出发,分享 10 个帮助我们更活用 Google Keep,让他成为更强大的笔记、任务管理工具的方法教学,提供大家参考。

1. 便利贴墙:笔记与任务,排程与封存

关于 Google Keep 的基本操作,我之前有撰文介绍,而其实只要学会最基本的这个新增笔记、排序笔记、封存笔记功能,我们就可以把 Google Keep 看起来像是「便利贴墙」的画面变成任务管理清单。

我会透过手动拖曳排序,把目前最需要关注、准备执行的任务卡片移动到最上方,这样不就是一个最简单有效的任务排程画面,而且还可以切换成「清单检视」,这样就更像我们熟悉的待办清单。

并且当某一张卡片里的任务完成时,可以按住后往左或往右拖曳,就能「封存」这张卡片,也就是让笔记从便利贴墙上消失,放入「封存」资料夹备查,这样便利贴墙上永远可以保持等待执行的待办清单卡片。

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2. 复选框,待办清单

另外在 Google Keep 中可以在笔记里建立有复选框的待办清单,这时候搭配前面用主画面做任务排程的方法,每一张卡片是一个大任务,整个便利贴墙画面是大任务的重要性排序。

而卡片里面就可以利用复选框建立「完成这件任务需要的步骤清单」,这样就有了简单的任务层级分类。

当然,我们也可以利用这些复选框来记住生活中一些琐事,例如行李准备清单、购物清单等等。

笔记是生活最重要的助理,这一点是无庸置疑的,值得在生活上好好活用。

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3. 笔记的多人即时协同合作

尤其当你在生活或工作上需要跟家人或同事一起合作时,Google Keep 就可以把上面的任务笔记、清单笔记转换成可以多人一起即时线上编辑的协同合作笔记。

例如我之前和老婆一起准备自助旅行的行李,因为 Evernote 没办法「即时」协同合作,因为我们想要两个人一起在线上同时编辑这份清单,于是我们就改用 Google Keep 来满足需求。

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4. 颜色设计与任务类型管理

而当笔记任务愈来愈多时,除了把完成的笔记任务「封存」外,还可以利用一些方法来强化便利贴墙上的分类规则。

我第一个会利用的就是「笔记的颜色」,透过不同的颜色可以凸显关键的笔记,或是把相关的任务群组在一起。我的方法是用笔记任务的类型来决定笔记的颜色,例如和「电脑玩物经营」有关的卡片都是绿色,和生活待办清单有关的卡片都是黄色,一些日记内容是白色,而特别的项目则再给予特别颜色。

这样的好处是,一看便利贴墙上绿色的卡片在哪里,就能找到「电脑玩物」最重要的笔记。更进一步的,现在 Google Keep 可以用颜色做搜寻过滤,在搜寻栏位中过滤出绿色,也帮助我像是分类群组一样快速找到电脑玩物相关的笔记。

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5. 标签功能与 GTD 搜寻

我觉得用颜色分类是最简单、最直觉的,通常我就是使用颜色来判断笔记任务的类型。

但有时候需要一些更细致的分类过滤时,我才会辅助使用 Google Keep 上的「标签」功能,例如帮某些笔记加上「紧急」的标签,每天记得过滤看一下有哪些紧急的笔记,以防自己忘记重要的事情。

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6. 时间提醒和周期性循环提醒

作为任务管理的用途,Google Keep 当然也可以设定时间提醒,但我觉得更好用的是他可以设定「周期提醒」,让我们循环的记住某一件重要的事情。我自己设定周期提醒的应用方法是用在「某些我想要重复学习的东西」,例如最近学到的一个很重要的观念,我会设定重复每周提醒,让自己每一周都看到这段话几次,这样就慢慢让自己复习,并记住这个观念。

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7. 地点提醒

至于生活或工作上琐事的提醒,我更喜欢利用 Google Keep 里的「地点提醒」,设定当我到达某一个特殊地点时,才弹出这张 Google Keep 笔记提醒我,常常能帮助我记住要在某一个地方执行的任务。

例如旅行中,到达某一个地点后要记得采买的伴手礼。

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8. 制作草稿

在前一阵子,Google Keep 网页版中加入了把笔记转换成 Google 文件的功能,这个功能我也会加以利用。

因为我常常要写稿,现在我就会在 Google Keep 上快速先写大纲与草稿,这适合我在行动中也能随时 ​​拿出手机把想到的内容写进草稿中。接着回到电脑上打开 Google Keep 把这则笔记转换成 Google 文件,就能在「Google Drive」上完成文章了。

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9. 把照片转成文字,把语音转成文字

另外一个在 Google Keep 值得期待的功能是:「把语音自动转文字」、「把照片自动转文字」。之所以说值得期待,是因为我觉得实用性上还没有那么完美支持中文,但可以期待未来对中文用户也很有用。

例如我可以用 Google Keep 拍下一张照片,接着在笔记里右上方选单选择「撷取图片文字」,这时候 Google Keep 会分析照片内容,并且把文字转换成数字文字!只是目前看起来以英文支持为主。

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另外就是我可以开启 Google Keep 的语音笔记,这时候我一边说出笔记内容,Google Keep 不只会储存我的录音档案,还会自动帮我把录音内容转换成数字文字。这部分的中文支持就比较好,我真的会运用在需要语音快速制作笔记的需求上,例如走在路上打开语音笔记说出要买的东西,自动转换成采买文字清单笔记。

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10. 单机离线应用程式

最后,Google keep 不只是 Android 手机上便利的笔记与任务 app,来到网页版后,我们只要在 Google Chrome 安装Google Keep 的应用程式,那么我们就可以在任何电脑上像是单机软件一样的使用 Google Keep ,甚至离线编辑与管理笔记!

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我们不难发现为什么很多朋友喜欢 Google Keep ,因为他简单好上手却有强大功能,懂得活用他的颜色、标签、提醒的话甚至可以当作任务管理系统,对于快速的笔记也十分方便。

希望上面 10 个我自己运用的方法可以对大家有所帮助,或许有些功能你还没发现,有些心法能够有所启发,也欢迎大家一起来讨论你的 Google Keep 运用方式。

声明:「领客专栏」所有文章均由原作者授权 AppSolution 发布/转载,任何个人/组织未经授权不得使用。本文转载自「電腦玩物」,原文链接:Google Keep 筆記任務更強的活用 10 招技巧心法教學

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