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AppSo 2016-1-06 13:53

[年终整理术 3] 我是如何用数字笔记管理家居收纳的?| 领客专栏·電腦玩物

很多朋友过去几年一直收看着我在電腦玩物上应用数字工具改变个人效率、改善个人生活的心得,于是当大家知道我在 2014 下半年结婚后,还真的有不少朋友写信或留言给我,期待看看我在家庭生活中会不会也有应用数字工具的心得?

当然有的,秉持着善用数字,就不会被工具所役的精神,之前我也初步分享成「共享数字温情:我和老婆喜欢这样一起做的数字应用」一文。 而在最近我撰写的一系列「年终整理术」文章里,我正分享着自己 2015 年年底如何给自己一番重头改变的机会,以更轻盈、明确的姿态迎接 2016 年的挑战。

但是断舍离的终点不是掏空,在没有数字工具的时候,我们的生活杂物或许需要用断舍离的管理方式让自己「懂得善用物品」、「懂得善待自己」。

然而,在数字工具这么好用的时代,对于生活杂物的断舍离方法也可以有不同变化,所以今天这篇文章,我就要来分享我跟老婆结婚并共组家庭后的这一年来,我们实际上如何利用 Evernote 这样的数字工具一起收纳整理我们的家庭生活、家居杂物。

如果你不用 Evernote,相信同样的收纳整理方法也能用在你的共用的 OneNote 或 Google Drive 中。 这篇文章的精神就像我在前两篇「年终整理术」文章里所说的:

断舍离的核心不是清理,而是如何建立一条对自己最直觉、舒适、拥有最大回馈价值的流程(无论这是你居家环境的动线流程,还是你的工作流程)。

最终,断舍离终点停留的地方,我认为应该是一种让物品更好用、让整理更简单的的生活整理魔法。

1. 物有定位,不再忘记

我和老婆一开始在规划家庭生活时,就有一个共识:希望家里不要到处看到一些暂时用不到的杂物,希望居家空间看起来干净清爽,而这时候就有赖于时常的收纳整理,并且我们还利用了数字工具让收纳整理更有效。

例如我们虽然都知道要「物有定位」,但是仔细回想你平常把东西收起来后,有没有遇过事后要找出这些东西,虽然物有定位:

但是我们「忘记了物品到底放到哪个定位」?我们的大脑就是这么没用。

所以我和老婆每一次做家里的大扫除,每一次把东西收纳起来的时候,我们会针对重要物品,把物品收纳的位置拍照并存进 Evernote 里,笔记就命名为这个收纳物品的名称。

在家庭生活整理中这些物品的收纳索引,我和老婆会一起共用一个「家居计划 Evernote 共用笔记本」,这样我们两个人都能在里面整理与搜寻资料。

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这样不但物有定位,而且我们还会永远记得那个定位到底是哪里。下一次我们需要这个物品时,我们会去共用的「家居计划」笔记本中搜寻这个物品的名称,找出之前收纳的笔记,不用翻箱倒柜就能快速找出这个东西。

尤其很多收纳起来的物品是「久久才用一次」,针对这样的物品,我们就一定会将储存位置拍照存入 Evernote ,这样下一次要用时才记得放在哪里,也能放心收纳。

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2. 仓库索引,「真正」有效收纳

更进一步的,在收纳整理的过程中,我们会一起利用 Evernote 建立我们的仓库、储物间、衣柜抽屉的「数字索引清单」。

因为我们发现一个问题,虽然把东西都收纳到仓库里,是让家里外观看起来很干净,问题是收纳起来的物品就像被「藏起来」,我们看不到,久了就忘记自己有什么物品,不仅是要用的时后找不到(尤其仓库层层叠叠堆积,东西愈放愈里面),更多时候是不记得自己有什么物品,也就不会善用这些自己拥有的东西。

把东西收纳到仓库,就好像宣判这个东西永远不会被拿出来用的死刑!

要怎么解决这个问题?我们就会在收纳时建立这个储物柜、仓库的数字索引,像是下图的 Evernote 笔记这样先建立每个柜子的编号。

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然后在把东西「塞进去」的时候,我们一一将这些物品拍照,注明他存放的柜子编号,这样一个仓库索引表就完成了。

这份仓库索引表除了帮助我们很快可以把藏在仓库深处的东西找出来外。 数字索引清单更大的利用价值是:可以从 Evernote 里时时查看自己拥有哪些器具、物品的清单,于是就会懂得拿出这些藏起来的物品并善用它!

例如我们常常在家里宴客前,先看起一下自己的物品数字索引清单,想一想要拿出哪些盘子或器具来宴客,这样才是真正「善用物品的有效收纳」方法。

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3. 无纸化收纳,很轻松

如果这个东西在「数字收纳」后就可以使用,那么甚至可以把东西数字化,然后就能清除这个东西,让家里不因为堆积而杂乱,而最适合的就是家居的「无纸化整理」。

例如我和老婆喜欢把自己常吃的餐厅、外送菜单全部用纸本拍照功能存进共用的 Evernote 笔记本。这样我们就不用在餐桌、客厅堆放这些菜单的纸本,可以让家里更干净。

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当然,一些重要的帐单、收据、药方、保单或理财参考资料等等,如果只是要备查,那么我们一定全部拍照存进 Evernote。然后就把这些纸张全部销毁丢掉,家里不需要额外空间来储存这些纸张。

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而偶尔要找出来看看的各种家电产品说明书,同样都拍照存入 Evernote,然后我们把产品盒子、说明纸张等所有杂物都丢掉,以后在数字世界中更轻松的可以使用这些内容。

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4. 满足需要,善待对方也善待物品

家庭的收纳整理不一定局限于「物品」的收纳整理,我觉得也要关注「关系」的收纳整理,家庭生活更重要的是关系的培养。

而这时候我发现我的老婆跟我一样,会利用 Evernote 这类的数字笔记工具去记住一些家庭生活里重要的事情。

例如最近让我很感动的是,之前有一次逛街时我无意中看到一台相机很喜欢,就开口说出了自己的喜爱,没想到老婆偷偷把我的这个想法记在她的 Evernote 里,后来在最近的圣诞节把它当成礼物送给我。

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我和老婆就会像这样,在 Evernote 笔记里去记录彼此的需要、满足彼此的需要,让共用的笔记也可以成为家庭关系互动的收纳整理。

一个最常出现的生活化例子就是我们周末一起去买菜,或是要采买什么东西时,我们就会在 Evernote 里排出购物清单,列出彼此想买的东西。

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然后我们会把用过后觉得真的有用的东西拍照记在 Evernote 笔记,我会加上一个「好用物品」的标签。

这样下次有类似需求时,我们就会到「好用物品」标签里购买上次用过后觉得好用的物品,好用的东西可以反复使用,并且有一的动机想要去发现更多好用的东西,这让我们可以一起维护提升生活的品质。

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我在很久之前写过的「欲望清单笔记管理法」,在进入家庭生活后也变成我和老婆会一起使用的购物控管方法。

我们把想要的东西先记到笔记中,然后一起思考这个东西是否需要,并且在适当的机会购买(或是成为彼此的礼物),让钱不会乱花,但一但花费就是用在有用的事情上。

例如之前我们一起建立了一个红酒清单购物笔记,目前我们每年的重大节日就会在清单上选一瓶红酒来试试看。

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5. 协同合作共同兴趣,收纳彼此的关系互动

我觉得「云端的协同合作」不仅仅是工作上的利器,也是经营家庭生活的利器,因为我和老婆就可以透过各式各样的云端协同服务,让生活更紧密的结合在一起。

例如我们两个人这一年来都很喜欢做料理,于是我们在 Evernote 里开了一个共用的厨房笔记本,在里面我们纪录两个人一起尝试的食谱、吃过的好吃食材,这变成我们都非常喜欢的讨论中心:

  • 我们常常会彼此看对方想做的食谱
  • 我们会在一起做菜时讨论哪个步骤比较好
  • 我们会在周末想在家吃大餐时,一起讨论要做食谱里的哪一道菜

当这样的兴趣笔记本,从个人的兴趣爱好,变成家庭的兴趣爱好时,我觉得很明显的让我和老婆的生活互动更紧密。

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而且就像前面的好用物品清单一样,我们会把买过吃过后觉得好吃的食材,以及食材的购买地点记在 Evernote 中。

这样下次我们要去购物采买时,就能避开地雷,买到上次吃过难以忘怀的好食材。

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更有趣的是,我们会在一起看电视时,如果看到电视上有人介绍了一个我们感兴趣的食谱,我们甚至会立刻笔记到 Evernote 中,期待下次一起做做看。

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而利用我之前提过的「一分钟学会帮你理出头绪的笔记 3 层空间格式法」,我们会在食谱的最上方,纪录「下一次想要怎么尝试」的新行动。

这样一来,笔记就不仅仅只是收纳,还会变成我和老婆每一次周末放假时「可以一起做些什么」的最好建议,这也让我们总能找到更多新鲜事情一起做。

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而有时候,这样的收纳也会有温馨的时刻。

老婆知道我很喜欢吃上海菜饭,有一次就特地把她的食谱写在笔记中,用 Evernote WorkChat 传给我,因为她刚好有几天要出国出差,这样我自己在家里就能实际尝试看看。

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6. 和家人一起,收纳未来计划

接着,我们这一年来也用 Evernote 这样的云端协同合作笔记来一起「收纳我们的未来」。

在刚刚结婚的时候,我们就一起在 Evernote 里写下家庭的年度理财计划,规划我们可能的固定开销、排出我们想要提升生活品质的额外开销,以及其他的收支、储蓄计划。

经过了一年后,我们回头看看当时的计划,并整理我们每个月的家庭记帐纪录。

最近我们就可以在 Evernote 里对明年的计划继续收纳整理,并加以改善。

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或者像是我们之前有几次大型的开销计划,像是要装潢新家,这时候我们一样利用共用的 Evernote 笔记先拟定可能的计划,到时候才能一起控管支出。

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而勤劳的老婆更是用 Evernote 来记录每个月的固定水电等开销,并常常提醒我们怎么控制与节流。

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7. 创造共同回忆,收纳共同回忆

最后,我们这一年来也继续利用 Evernote 创造更多共同回忆、收纳更多共同回忆,这是什么意思呢?

最好的例子就是我们许许多多的旅行计划共用笔记。

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从收集资料、拟定行程、购物清单到收拾行李,每一次旅行我和老婆都会在 Evernote 中一起共同计划,这个过程本身,就让我们对每一次旅行的回忆更深刻,因为从准备过程就是一起行动的。

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当然,我们也会把旅行中重要的事件收纳到 Evernote,加上之前完整的准备过程,整个旅行回忆也收纳在 Evernote 中,我们常常在假日拿出某个记事本去回味某一次的旅行。

而现在我们还有另外的「Google 相簿共用相簿」服务,帮助我们一起共享之前每一次旅行的照片,这是另外一个对我们很重要的回忆收纳管道。

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在 2015 年的年底,我和老婆一起重新回顾这一年来我们的家庭生活数字收纳整理方法,我们都觉得这不只带给我们效率与清爽,更让我们有了更多的互动和回忆,如果你也准备进行新的一年的家居收纳整理,那么我们推荐给你这个方法试试看。

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