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AppSo 2016-4-07 12:20

为什么我要用子弹笔记法管理工作和生活?| 领客专栏·電腦玩物

2015 年 12 月底,我在电脑玩物写完「快准狠的子弹笔记法,学会就一定用得上」一文后,很多朋友期待着我写出「子弹笔记法」的下集。

上集中,我介绍了一种叫做「子弹笔记(Bullet Journal)」的任务清单管理法,他可以实践在任何纸本或笔记软件中。那时候我预告在下集里,我要把「子弹笔记法」与 Evernote 的特殊功能结合,做出更有效的任务清单。

没想到这个下集一过就是 3 个多月,说不定有些朋友以为我放弃这个方法了。

其实正好相反,从那之后我依然维持着在 Evernote 中做子弹笔记的习惯,并且不断修正自己的做法,验证了三个月后,现在我可以很有信心的说,「子弹笔记法」与 Evernote 是非常完美的结合!

这篇文章我想直接切入重点,所以想了解「子弹笔记法」的朋友,请先参考上篇。而想了解 Evernote 功能的朋友,则请参考这一篇的总整理:「活用 Evernote ,你应该学会的 10 个特殊操作技巧教学」。

Esor Huang Bullet Journal 1

写在前面的几个问答:

为什么要用子弹笔记法搭配 Evernote?

因为我想找到 Evernote 中最简洁有效的一种任务管理方法,能够简单易学,但是又能带来强大的任务管理系统。

有些朋友参加我去年的一些课程时,可能有听过我那时候搭配标签与 Evernote 时间提醒来建立的待办清单系统,但那个系统复杂度高,我自己做得出来,却很难传授给他人。

相反的,今天要介绍的「 Evernote 子弹笔记法」就化繁为简,把握住了时间管理与数位工作的「简明原则」,可以很轻松地传授,很轻松的管理。

为什么要简明?

要让输入够快够简单,不能记不住自己的管理规则,并且要让手机也能轻松同步输入。

这和列出一个清单笔记有何不同?

其实是一样的,在我的新书《打开大家的 Evernote 笔记本》里,也有采访到很多达人有类似做法,他们会新增一则「任务笔记」,把每日任务都写在这则笔记上,一则笔记就能管理整个 Evernote 任务。

而使用子弹笔记法,主要是帮这个方法建立更简单有效的规则。

是否有子弹笔记法模板下载?

之前很多朋友提醒我,可以分享自己的笔记法范本档案让大家下载,这样学习更快,所以这里也提供大家我的「每月子弹笔记法模板下载」,大家可以参考与套用。

 

0. 基本规则: Evernote 是事务收集箱,子弹笔记是任务化清单

Evernote 是很棒的收集工具,无论是在收集资料上,还是在收集任务上。我在一天之中会新增很多事务,这时候我会先用文字、照片、录音、网页剪贴等不同方式,把事务收集起来,放进 Evernote 中。

于是整个 Evernote 的资料夹就等于是事务的收集箱,每则笔记代表一件重要的、准备要去做的事情。

但是这些笔记很分散,都放在 Evernote 资料夹中如何排序管理?如何把事务变成有次序的清单呢?

Esor Huang Bullet Journal 2

这时候我不会用记事本或标签分类的方法,因为那太复杂了,而且会愈搞愈复杂。

现在我就是用子弹笔记法,列出一则称为「子弹笔记」的清单,然后把散落在 Evernote 收集箱里的「事务」加以「任务化」,把「任务」统一写在这则子弹笔记清单中。

于是逻辑上就很清楚了,例如我先用多则笔记收集了要制作简报、要准备会议资料、要进行新书宣传等多则事务笔记,然后我查看我的 Evernote ,看看有哪些事情要做,并整理出「真正要执行的任务」。

接着,我把「真正要执行的任务」,也就是具体的行动,写入「每日子弹笔记清单」中,例如今天要先构思简报大纲、明天要开始收集简报素材等等。

就像下图这样,一则子弹笔记,就能连结出去,管理所有分散在 Evernote 多个资料夹里的任务。

Esor Huang Bullet Journal 3

1. 连结任务:建立任务索引,集中工作管理

这时候 Evernote 比纸本的子弹笔记法更好用的特色就凸显出来了,那就是「记事连结」的功能!

我会在子弹笔记中划分日期,写下每日要做的任务行动,但是这时候这些任务关联到其他笔记资料怎么办?在 Evernote 中就把其他笔记连结进来即可。

Esor Huang Bullet Journal 4

下图中,在子弹任务笔记清单中出现的绿色链接,点击后,都能打开各自不同的 Evernote 其他笔记。

当我在子弹笔记清单看到一个「撰写文章」的任务时,只要点开后面的连结,就能打开这个任务的相应资料笔记,任务便能开始执行。

而这样一则「子弹笔记」,也等于是把所有分散的事务笔记、资料笔记全部整理到一份清单上,那就不需要额外花脑筋去搞很复杂的分类啦!

我们可以说,子弹笔记就是我们在 Evernote 里的每日任务大纲、所有任务索引目录,我们在工作时,就是「看着子弹笔记」工作即可,不再被 Evernote 里众多笔记搞得晕头转向。

Esor Huang Bullet Journal 5

2. 以终为始:从每月计划、每周计划回推,优先看到最后要完成的目标

功能其实很简单,就是列清单、连结笔记而已。但方法很重要,接下来我要分享我自己实践后觉得可以让子弹笔记更有效的一些搭配的方法。

首先,把握「以终为始」的概念,我每个月会新增一个子弹笔记清单,当月子弹笔记就用来管理这个月所有的任务。

接着,我会把这个月的重点目标写在笔记的最开头,例如这个月要完成哪些专案,并附上专案的管理笔记连结(参考:琐碎任务的工作流重整:我如何用 Evernote 专案管理),然后把上个月没做完的延期任务也放入一开头。

于是,这个月要做完什么,就在这个月的子弹笔记里很清楚呈现出来了。

然后,我会在每周的开始时,列出接下来一周的每日子弹清单,用 Evernote 的分隔线隔开,并且把最后一天写在最开头,也就是以终为始,如下图所示。

我的子弹笔记清单一打开,就是这个月的大目标,还有这一周即将要完成的各种任务回推,我稍微往下卷动,就能看到今天准备要做的任务,同时保有每月、每周视野的计划大局观。

我称为这是「以终为始」的子弹笔记作法,更能帮助我有效管理长期的任务,并且随时调配每天的任务清单(参考:计划愈缜密,生活愈随兴)。

Esor Huang Bullet Journal 6

3. 我的子弹任务符号表,不琐碎原则

子弹笔技法的关键之一,就是建立图示体例,让自己可以很清楚简单的区别不同任务的性质。而我在 Evernote 中尽量让图例简单化,因为这样一来我才记得住,并且在手机与电脑都能快速方便输入,我觉得这两点更重要。

所以我的子弹笔记体例是这样的,提供大家参考:

  • [ ] 待办任务(用 Evernote 的核取方块功能实现)
  • !!!重要性(看有多重要,就加上几个惊叹号,没有特别设限)
  • #事件(用来说明要发生的事情)
  • +笔记,生活记录(不属于任务的快速注解或日记)
  • >延后一天(被拖延的任务)
  • <转移到每月总清单(决定近期都不做的拖延)

Esor Huang Bullet Journal 7

4. 延期的标签,知道自己延期几次

其中,我的延期符号(>)有一些特别的设计,他的使用流程是:

一开始当然是先从核取方块的任务开始:

[]!!制作大纲

但是今天没有完成,要延期了,这时候我会把核取方块修改成>:

>!!制作大纲

然后复制这一条任务到下一天,变成

[]>!!制作大纲

依此类推,如果一直被延期,就会看到这个任务变成:

[]>>!!制作大纲

这是一个很有用的提醒,看到愈多 >>> 的任务,就能警告自己已经延期太多次,必须赶快把这个任务完成,或是把任务直接移出子弹笔记清单,以后有时间再做。

Esor Huang Bullet Journal 8

 

5. 找出每天最重要的三件事情

我从时间管理老师张永锡的新书《早上最重要的 3 件事》,学到了一句很棒的话:「要事为先,列出够少的事情,就能完成事情。

其实当时作子弹笔记法的过程中,就能看到自己列出的每日清单数量,当列出太多时赶快给自己一个警告,并且把不可能做完的任务分配到后续的日期中,而且当有新的任务要插入时,也能从子弹笔记清单中知道这一周还有没有时间可做。

更进一步的,我们还要找出每天最重要的事情,优先执行,这时候我会利用「!!!」来标明重要的任务,我没有特别的规则,总是就是!数量愈多愈重要。

Esor Huang Bullet Journal 9

6. 和时间提醒如何搭配?

那么有了子弹笔记法可以管理 Evernote 中的每日、每周任务,我们还需要时间提醒功能吗?

我还是用得到的,这时候 Evernote 的时间提醒功能就不是为了列出待办清单,而是用来提醒一件很久之后才要准备开始做的任务笔记。

例如我七月中旬有一个讲座,我帮这个讲座开了一则笔记来构思大纲与内容,但现在是四月初,还没真的要排上时程执行,所以我帮这则笔记加上一个时间提醒,等到六月下旬时他才弹出提醒。

这时候时间提醒就可以告诉我「那些要开始认真准备与执行的事务」,我就可以根据笔记内容,开始把任务行动排上我的子弹笔记清单了。

Esor Huang Bullet Journal 10

7. 每周、每月回顾日志

使用每月子弹笔记清单来管理所有的任务后,我觉得找到了目前为止最简明的 Evernote 任务系统管理方法。

我可以用一则子弹笔记,连结所有其他笔记,建立我想要的任务排序与资料索引。

我可以从电脑或手机上,快速把任务插入子弹笔记清单中,不会遗漏琐事,要查看时也可以从统一清单做管理,不会杂乱。

并且这样持续每月、每周计划的子弹笔记,就是最好的工作与生活日志,我常常可以从日志里找到重要任务的记忆,想起来我那时候做了什么决定?找到相关的旧资料?让整个工作速度加快,并且有反省效果。

以上,就是我这三个月实践子弹笔记法后,演化出来的 Evernote 最新任务管理方法,提供大家参考,也希望可以帮大家从分散的 Evernote 笔记中,找到一条乱中有序,简明有效的任务管理之道。

 

声明:「领客专栏」所有文章均由原作者授权 AppSolution 发布/转载,任何个人/组织未经授权不得使用。本文转载自「電腦玩物」,原文链接:子彈筆記術(下) 最簡明的 Evernote 每日任務清單實作

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