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AppSo 2016-7-02 16:43

10 种活用 Google 日历的实践案例,工作生活都适用 | 领客专栏 · 電腦玩物

Google 日历是一个看似简单的日历系统,但却能发挥各式各样跟「时间」有关的活用。因为 Google 日历有协作、插入文件、视频会议,乃至最近加入的目标管理、任务提醒功能,加上多日历管理分类的特色,搭配之下可以创造无穷变化。

我之前曾经写过「10 个 Google 日历秘密功能教学:帮你偷到更多时间」一文,那之后很多朋友都希望我能举更多「真实应用案例」,来刺激大家用 Google 日历解决更多问题的想像,今天这篇文章正是以此出发,结合我自己的部分用法,或是我看过其他人使用的方法,但都是真实案例。

如果能善用 Google 日历从网页端到 app 的技巧,我们甚至可以少装很多额外的时间管理类工具,统一地用 Google 日历完成更多工作与生活管理需求。

一、课表

有了 Google 日历,我们需要安装另外一个课表 app 吗?其实不需要,因为善用 Google 日历的话,反而可以创造更强大的课表系统,它的应用特色有:

  • 排课色块,区分课堂颜色
  • 建立循环一学期的课表
  • 插入作业文件
  • 约定报告小组讨论
  • 在日历上直接小组讨论
  • 期中期末考复习规划

我自己试用过不少课表 app,除了现在有些强调社群性的特殊课表服务外,我觉得一般排课 app 可能还没有 Google 日历好用,而且稳定又长久有效。

我的完整教学文章请参考:用 Google 日历打造完美课表:满足老师学生10大需求

Timetable-12

二、会议系统

我说 Google 日历是开会利器的原因,不只是可以在 Google 日历约定开会时间,而是可以用 Google 日历结合 Google Drive,把会议前中后的流程都搞定!

无论会议前的集思广益,会议后的资料追踪,都统一在 Google 日历一个系统上完成吧!这样也可以少学一个额外的会议系统喔!

  • 不出错的即时会议通知
  • 即时查看每个同事有空的开会时间
  • 插入协作会议文件
  • 会前资料共享,多人缴交资料
  • 会后资料追踪
  • 线上视频会议
  • 会后文件签核系统

这部分的完整教学,请参考我另外一篇文章:「10步骤将 Google Drive 整合日历建立强大的会议系统」。

google drive docs calendar meeting-07

三、会议室预约系统

我看过有些创业团队直接用 Google 日历来预约公司会议室。

使用流程大概是这样:想要预约会议室的人打开公司的共用日历,看到哪个时段还没有人预约,都可以预约,并在备注栏说明会议室用途,加上谁预约都会显示在日历上,方便管理者管理。

  • 免架设其他系统
  • 即时显示预约状况
  • 可以显示预约者
  • 可以说明会议室用途

四、办公室请假系统

同样地,也有人如法炮制了公司内的请假系统。

使用流程是:想请假的人上公司共用日历,填上请假日期,在备注栏说明原因,并且邀请核假主管「参加」这个请假事件,这样主管就能以「是与否」来确认是否核假。

不过比较辛苦的是人事管理者,他可能必须定期上共用日历结算大家的请假时数,所以这个活用案例更适合小团队,或者不在意请假时数的公司。

  • 免架设其他系统
  • 即时显示请假请求
  • 主管答复机制
  • 随时查看公司请假状况

五、日记

我自己有一段时间对生活比较迷惘时,会利用 Google 日历写日记,把刚刚做过什么事情?有什么心得心情?写在日历事件中,例如「7:00~8:00 写部落格文章」。

这样做对我最大的帮助,就是让我对每日时间利用提高掌握度,追踪记录自己做了什么,反省自己是否浪费时间。

  • 方便记录自己做过的事
  • 可以写上心得
  • 随时回顾

例如下图是我在过年期间,不想浪费放假时间,所以用写日记的方式,去记录自己每一段的时间利用日记。

googlerili

六、促进家人活动

我也跟老婆一起共用一个 Google 日历,这样我们可以了解对方最重要的行程,例如我哪天晚上有讲座不回家吃饭?老婆哪天晚上要跟朋友聚餐?

我们也可以用这个共用日历一起约定共同活动时间,例如想要周日下午一起去爬山,老婆会事先把这件想做的事情加入我们的共用日历,这样我规划时间时就会看到,就不会占用家人共同时间。

  • 跟家人共享自己的日程
  • 了解彼此行程
  • 约定共同活动时间

这个经验我也写过一篇文章分享心得:「共享数位温情:我和老婆喜欢这样一起做的数位应用」。

digital warmth-02

七、旅行计划

我自己安排旅游行程当然是靠 Evernote 为主,但我也看过朋友善用 Google 日历把旅游行程规划的非常详尽。

我朋友的做法是这样的:当订票订房邮件自动显示在 Google 日历上,自动安排出基本行程后,开始在每日行程中安插想去的地点与大概时间,到时候点击日历事件地点就能快速用 Google 地图规划路线,也能掌握接下来要去的地方。

这个自动化流程可以参考:「不只收信! Google Inbox 才是最佳旅游行程规划软件」。

  • 自动整合订票订房邮件
  • 安排目标地点,显示地图
  • 插入自订地图链接

另外还能利用在日历插入文件的功能,把 Google 云端硬碟之中的自订地图插入,这样旅游时只要看着 Google 日历,就能获得路线、旅馆、机票等足够的参考资料。

关于 Google 自订地图的教学可以参考:「Google Maps 我的地图完全教学!规划自助旅行攻略」。

google now travel-05_meitu_1

八、项目管理

如果觉得一般甘特图太复杂,其实可以跟我一样,利用 Google 日历画出类似甘特图的项目时间排程,一样可以有进度条,并且可以拖曳调整时间位置,如果搭配会议系统利用,结合下面的任务提醒,其实项目管理软件的基本需求就能满足了。

  • 简易甘特图方法
  • 进攻型日历

这部分可以参考我之前两篇应用教学,我目前也还是会这样使用:

Google Calendar project-02

九、习惯养成

最新版的 Google 日历 app 中加入了「目标管理」功能,这可以让 Google 日历取代一般的习惯养成 app ,例如要每日健身、周末希望找出阅读时间、定期想跟家人通通电话,这些习惯规划,都可以利用 Google 日历完成。

Google 日历「目标」功能的特色在于:它不只是让我们新增单一事件或循环事件,而是可以帮我们「自动找出适合的空档、自动穿插某个目标活动」,例如自动找出我星期日下午有空档(没有安排其他事件),所以把阅读目标插入这个时段。

而且目标系统的事件可以勾选「完成」或「延后」,更能符合目标管理需求。

  • 最新目标管理功能
  • 自动帮目标插入时间
  • 学习时间习惯

这部分功能目前只出现在 Google 日历 Android app ,但同步后的目标则可以显示在网页版中,详细教学可参考:「帮你成为更好的人! Google 日历自动为梦想找时间」。

Google-calendar-goals-03_meitu_1

十、邮件与任务排程

当你觉得自己的任务分散在邮件、笔记、云端硬碟文件和日历时,是不是常常觉得混乱而顾此失彼?那么我们应该学习怎么把时间管理流程与系统统一。

我自己的方法是利用 Evernote 来汇集各方任务,并自成一个统一的时间管理系统。(参考:琐碎任务的工作流重整:我如何用 Evernote 项目管理

而如果你更常使用 Google 日历,其实也可以把 Google 日历当作一个「汇流任务」的时间管理中心,让「来自邮件的提醒、笔记的待办、硬碟的待处理文件、会议、活动、每天时间分配」,全部统整在 Google 日历上完成,而且跨装置跨平台同步管理。

  1. 把待办邮件安排在日历上
  2. 设定时间提醒
  3. 规划当日时间利用方式
  4. 自动延后未完成任务

这部分请参考我之前写过的两篇文章:

以上,就是我自己用过,或是我看过其他人使用过的 Google 日历活用案例,你会发现它不只是日历,而可以作为生活与工作上的管理工具来使用。

文章授权转自电脑玩物,原文链接:Google日曆不是日曆,你沒想到的10種活用案例教學

本文由让手机更好用的 AppSo 精选推荐,回复「Google」获取文章《Google 相册团队推荐的 10 个使用技巧,真会玩!》

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