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AppSo 2016-7-06 13:08

定时清空这 5 样东西,工作、生活节奏不再乱 | 领客专栏 · 電腦玩物

以前在当兵练习打靶时,都要做归零射击,校准瞄准星与弹着点,这样打靶才能有效。否则,拿着准星偏移的枪,怎么瞄当然都打不准。

器械是这样,人生也是,如果你的人生准星偏移了,越努力进击就会离目标越远。所以,人生也要懂得归零思考。

但不一定要等到遭遇大失败,才要开始归零思考去找逆转胜利的关键,更好的方法或许是在日常生活中「时时归零」,才能保持工作速度、掌握生活节奏

今天这篇 lifehack 系列文章,就要跟大家分享我平常会在哪五件事情上「定时做好归零」的动作。

1. 每天做,邮箱归零的心得

什么是归零?其实就是「有效的清空」,不是随便放弃丢弃的清空,而是清理杂物,让出更多自己能迈向目标的空间。

所以首先我每天一定会做的归零动作就是:「清空收件箱」。我会在前一天下班前把电子邮箱的收件箱「清空」,这样一来今天打开邮箱,我能准确看到今日的重要邮件,以及有余裕处理新的任务。

放心,清空收件箱的意思不代表要把所有邮件完成,而是要把我们的「邮件列表归零」,有几个步骤:

  • 删除:完全不需要处理的邮件,连打开都不用,直接删除。
  • 交办:可以或应该交给同事或客户做的任务,立刻转交。
  • 回复:不一定要完整答复,有时候可以「先答复下一步行动」给对方,会比把邮件拖在那边不处理要好,起码任务会往前推进。
  • 延后:今日没时间处理的邮件,全部延后,让他们先不要出现在收件箱,等到有时间处理时再出现(所以需要像是 Google Inbox 这样的系统)
  • 完成、封存:已经处理好的邮件直接封存,不要出现在收件箱。

每天下班前我都会进行上述动作,然后把邮箱「归零」,校准成可以随时接纳新工作、专注处理重要工作的状态,而非杂务一堆的状态。

2. 每周做,待办清单归零的心得

接着,我每一周都会做一个「待办清单归零」的动作。把上一周已经完成的任务检查一遍,看看有没有还需要延伸执行的部分,然后把上一周未完成的任务清空,适度分配到下一周或更久之后处理,也就是每个周末重新校准待办清单,让下一周不被上一周的杂物拖累。

同样的,待办清单归零不代表我们要完成所有任务,通常一般人做不到这种程度。所以每周待办清单「归零」其实要做的是下面这些步骤:

  • 删除:是不是这件事情根本不重要所以我没做,那么要不要直接删除?
  • 交办:如果我没时间做,有没有可能交给谁来做?
  • 切割:如果任务太难,尝试切割成比较好消化的多个小任务,下周依序试试看。
  • 延后:暂时做不到的任务(没时间或没能力),要不要延后到更久之后再做?
  • 完成、封存:已经完成的任务移出清单,封存起来,不要干扰目前任务。

我每个周末都会进行上述「待办清单归零」的动作,如果没做,下一周就会被上一周的杂物与焦虑继续干扰,只会让工作速度越来越慢,而一旦先归零,下一周就可以找回工作节奏与速度。

 

3. 每月做,收集资料归零的心得

我是知识工作者,每天都要收集大量资料,并建立自己的知识库,但为了以后能后更有效运用这些资讯,我会每一个月进行一次「收集资料归零」的动作。定时校准一下自己收集的资料,可以让这个资料库保持活水,并且被未来的自己更容易取用。

当资料只是断简残篇地躺在资料库中,没有办法发挥综效。当资料没有跟自己的目标连结,那么资料永远无法校准到可以活用的程度。所以收集资料也需要归零,要怎么做呢?

  • 删除:每个月我会检查一遍这个月收集的资料,删掉那些只是一时冲动所剪贴下来的内容。
  • 加工:然后我会看一遍剩下来的资料,看看有没有新的心得,并且把自己的想法用「三层笔记法」加注到资料中。
  • 行动:最重要的是思考看看这份资料可不可以让我采取什么下一步行动,并纳入我的待办清单校准中。
  • 连结、合并:把相关的资料进行「连结」(例如 Evernote 的记事连结),或是合并类似的内容,让资料更完整精准。
  • 整理:最后用最精简的方法进行整理,让资料以后找得到(例如我的 Evernote 整理法)。

通过上述每个月的资料归零,我就能校准自己的知识库,让他保持一个长久可用、好用的状态。

4. 每季做,愿望计划归零的心得

然后我每隔一季,或是每隔半年,这倒不一定,我会重新校准我的长期愿望与计划,将一些偏离的、无法完成的计划归零。

例如我可能想要制作某些主题的书,进行了半年,发现找不到合适的作者,或是想不出好的主题或内容,那么我会先将这些「计划」搁置归零,但也不是放弃,只是先移出自己的跑道,让自己可以更专注在其他能够完成的事情上,不要被干扰

我会进行下列步骤:

  • 删除:删掉真的完全错误估算的计划。
  • 切割:把太大的计划切割成小计划,看看有没有可能先完成小计划。
  • 修正:把错误的目标,修正成我现在可以完成,或是更好的方向。
  • 延后:把暂时做不到的计划延后,像是我有一个「放弃的笔记本」,里面放满了被我延后的未完成计划。
  • 完成、封存:把完成的计划封存。

我们想做的事情很多,但可以做的时间不多,所以每隔一段时间做些「归零」,可以让我把时间留给更重要,而且做得到的目标。

5. 每年做,工作文件归零的心得

最后,每一年我会做一次更大的归零,把整个文件系统做一次校准,重新整理这一年所有项目的文件,然后准备好给下一年项目资料与文件的空间

  • 删除:我会删除项目过程中产生的一些临时文件。
  • 封存:我会把已经完成的项目放进封存资料夹。
  • 整理:我会重新命名文件系统,让文件系统根据我的排程排序,这是我最好的校准。

归零思考

归零不是把任务都完成(那是不可能的),归零反而常常是把无法完成的事情清空,让被打乱的自己重新接上轨道。

归零就是,清空会影响工作节奏与生活品质的杂务杂物,并且让工作与生活的任务重新校准,便能以正常速度和精准方向继续前行。

文章授权转自電腦玩物,原文链接:定時歸零這五件事,找回工作人生準星

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