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AppSo 2016-7-12 21:34

用协作工具 Trello 来记账,居然还挺好用的 | 领客专栏 · 電腦玩物

相信很多电脑玩物的读者都读过我的记帐方法心得文章。在那篇文章中,我希望摆脱记流水帐,养成一个简单、轻松、真的做得到,而且也有效的记帐习惯,用 Evernote 笔记就能完成,不一定要用到复杂的 Excel 记帐表格,因为我的切入角度是:「理财计划的目的不是流水帐,而是金钱规划」。

所以我的记帐方法里,相较于每一笔花费,我更专注于收入与支出之间的最后「平衡分配」,还有是否达到最终的「存钱计划」,准确掌控有余裕的「闲钱额度」。而这样的记帐方法,我想到还有一个工具颇适合来管理,那便是 Trello。

为什么 Trello 也适合进行理财计划?

Trello 是很棒的「进度」管理工具,另外通过卡片也便于「鸟瞰」整个计划。

上述两个特点刚好很适合我的记帐理财想法:

通过收入与支出的「进度」管理,达成「存钱目标」,并且可以从「鸟瞰」卡片随时掌握「弹性的闲钱额度」。

下面就让我直接分析自己的「Trello 年度理财计划」卡片,我用一个卡片来管理「一整年度」的记帐过程,这样才不会太琐碎,想要深入探究的朋友,除了我的图文解说,也可以直接打开我的「Trello 年度理财计划卡片范本」参考。

而还不了解 Trello ,但看到下面的理财方式觉得很适合你的朋友,建议先阅读「为什么大家爱用 Trello ?最佳整理教学让事情井然有序」一文,了解完整的 Trello 应用功能。

一、四大理财列表

我经过一段时间的测试、打磨,最后我用四大理财列表来管理一整年的理财计划,如下图所示,由左自右分成:

  • 年度收入清单:把各种收入来源纪录与统整。
  • 年度固定支出:把固定的费用支出做统整,也方便下一年度复制这张列表。
  • 年度存钱计划:有了收入扣除支出的「进度」后,就可以推出存钱计划的列表。
  • 重大额外支出:然后最后准备一个补充列表,纪录额外闲钱的支出。

这个列表安排最重要的就是往右推进进度:先开源,然后节流,有了多余的金钱后就要拟定储蓄计划,最后把储蓄完后多余的钱再做妥善利用,金钱由左至右,就在一个项目进度中层层管理与应用。

Trello Manage Your Money-01

二、「收入薪资列表」如何运用?

首先在第一个列表中,我用卡片记录自己的各种收入,但收入在一年中可能从不同的时间点汇入,这时候应该怎么记比较好呢?

我的记法是这样的,例如帮「讲座课程」这个收入项目开一张 Trello 卡片,进入卡片中,用「待办清单」的方式,把已经完成讲座并准备收取的款项一一列入清单,收到后就打勾,并且在卡片标题求和目前总收入额度。

这样做的好处是,待办清单还可以提醒我哪些款项收了,哪些款项尚未领取

这里运用了卡片与待办清单功能,如果你不知道怎么操作,可以参考上文提到的功能介绍文章。

我用卡片管理几大类型的收入,在卡片上直接求和这项收入的总金额,直接就写在卡片上。

Trello Manage Your Money-02

这边确实就是要自己计算,没办法像 Excel 或 记帐 app 那样自动求和,但因为是陆续累加的,每次只要多加一笔最新收入金额而已,其实实际运作时,算起来并不难。

Trello Manage Your Money-03

三、「固定支出列表」如何运用?

接着进入固定支出列表,如果养成这个记帐习惯,这份列表可以从前一年度的 Trello 列表中直接复制过来,不用每次都从头新增。

在这个列表中,首先我会一张一张卡片列出生活水电保险的支出金额,每张卡片里,一样用待办清单去罗列每隔两三个月的水电瓦斯帐单,然后求和在卡片上。

Trello Manage Your Money-04

然后在 Trello 中我一样不记流水帐,而是用「丢掉记帐软件与 app ,转个弯,我养成了记帐的习惯」这篇文章提到的方法,每个月给自己一笔生活开销金额,一般消费尽可能控制在这笔金额内,这样不用记帐也可以控管支出。

所以我会列出像是生活费、娱乐费这样的卡片,一样在里面用待办清单的方式记录每个月给自己多少额度,然后在卡片上求和。

如果这边真的需要记生活开销流水帐,可以搭配「Excel 记帐云端进化! Google 表格比记帐 app 还好用」的方法,用 Google 表格来记,然后把 Google 表格链接到这张 Trello 卡片中即可。

Trello Manage Your Money-05

在支出列表最下面,一样新增一张卡片是总支出的求和金额。

这样左右两个列表并列,从总收入多少?到总支出多少?就一目了然,知道自己多出多少金额可以利用。

Trello Manage Your Money-06

四、「存钱计划列表」如何运用?

有了多余的金额,就进入第三章列表:存钱计划。

我会用每张卡片代表一种存钱计划,例如定存、储蓄险、特殊投资等等,各用一张卡片,卡片上注明这个存钱计划目前的年度累积金额。

Trello Manage Your Money-07

然后一样在卡片内用待办清单的方式,记录每一笔储蓄或投资,例如下图中的定存卡片,就用待办清单记录什么时候存进多少钱,而卡片上则是总金额。

Trello Manage Your Money-08

同样的,列表最后,我会再新增一张卡片,求和存钱计划的总储蓄金额。

不过这里我会再增加一张或两张「特殊存钱计划」卡片,用来应付某些「特殊大型花费」的预先储蓄,例如我要带家人去日本玩,需要预存一笔钱,这时候就可以新增一张特殊存钱计划卡片,里面用待办清单纪录目前的资金达成度。

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五、「额外支出列表」如何运用?

最后,则是在收入扣除支出与储蓄后,还会有一些闲钱可以弹性运用,我就新增一个「额外支出列表」来管理这些弹性额度。

有些会超出每月生活费用的大花费,像是出国去玩,或是购买大家具,这些我就会用额外的闲钱来管理,列在额外支出列表中。

最后从左方的列表开始,总收入扣除总支出,再扣除存钱,最后就在第四列表最下方,列出「总闲钱弹性额度」的金额,这样我就能很清楚的知道自己还有哪些弹性?是要多存一点钱?还是可以拟定一个新的花费计划?

这样,一个简单有效的理财计划就完成了。

Trello Manage Your Money-10

六、Trello 上的延伸理财技巧:

1. 不计算零头,因为不是记帐

除了上述的 Trello 列表管理外,还有一些实际使用时的小技巧,我也罗列如下跟大家分享。

首先我不太在意零头,因为我的目标不是流水帐,而是达成存钱计划,以及有效的花费即可。

2. 每一列下面用卡片总计,随时求和或扣除

虽然 Trello 没有求和功能,但用一张特殊卡片在列表下面求和,其实需求就可以满足了,也不会太难,因为是陆续添加,陆续求和,并非要每次都重算一遍。

3. 用颜色标签标注特殊项目:总计、特殊花费

为了让某些特殊卡片更显眼,我会用 Trello 的红色标签标明求和的卡片,用黄色标签标明特殊花费的卡片。

Trello Manage Your Money-11

4. 可以链接 Google Drive 的记帐表单

如果需要记流水帐,也可以从 Trello 卡片向外链接 Google 的记帐表单,这里的技巧可以参考上文提到的 Google 表格记账技巧文章。

5. 可以插入帐单照片

因为 Trello 卡片可以插入图片附件,如果你想附加帐单或信用卡单,也可以用插入附件的方式完成。

6. 可以拖曳卡片改变顺序与位置

Trello 的卡片可以拖曳到不同列表,这就有了进度管理的用途。

例如我在存钱计划储蓄的「旅行预算」,达成目标准备出发后,就可以把卡片直接移到额外支出列表,这样不用重记,立刻就能求和。

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7. 用时间提醒来提醒缴款日期

有些固定支出可能是有时间的,例如几月几号要缴某个款,这时候可以利用 Trello 的时间提醒功能,在这张卡片加上提醒。

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8. 搜索某次大花费

而当纪录的项目多起来,或是有好几个年度的卡片时,可以利用 Trello 的搜索功能,找到某张卡片,看到当时的花费。

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9. 导出 PDF 文件

不过我自己使用 Trello 的心得时, Trello 比较像是项目执行工具,但还是不太适合做长期的资料库,所以如果完成年度理财计划,想要汇出资料,可以导出成 PDF 文件,放到你的资料库去长期保存。

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10. 很适合家庭多人协作

别忘了, Trello 是很棒的多人协作工具,也就是说我可以把这个理财卡片,分享给家人一起管理,这样就可以做成家庭理财计划了!

这和我之前建议的另外一种方法:「我的家庭记帐方案:实作 Google 云端记帐一个月心得」,有异曲同工之妙。

11. 如何把我的范本转移到你的 Trello 使用?

最后,如果你看完上面的图文教学,想立刻实际做做看,你可以把我的「电脑玩物年度理财计划范本」直接复制到你的 Trello 使用喔!只要打开「电脑玩物年度理财计划范本」网页,在右方功能面板中,选择「复制卡片」,就能把我整个范本移到你的 Trello ,你就能好好研究与拆解了。

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以上,就是我用 Trello 完成的年度理财计划,在网页版与 Trello app 版中都能顺畅使用,推荐给大家,欢迎大家一起来讨论 Trello 的创意用法。

文章授权转自電腦玩物,原文链接:如何活用 Trello 記帳?我的理財計畫心得與看板範本

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题图:Pixabay

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