Teambition : 这个让工作轻松 3 倍的协作神器,省时又省力 #Web #iOS #Android

AppSo

2016-12-21 13:03

在工作中,你一定遇过这些烦恼:

  • 想要某份文件、了解某个信息,因为找不到相关负责人而拖慢了工作进度。
  • 跟其它部门提出的合作需求后「石沉大海」,心里焦急又无处可催促。
  • 各个部门、员工分别汇报工作进度,但作为管理层难以了解项目的总体进度。
  • ……

工作上的「信息不对等」简直就是效率杀手,让我们的生命白白浪费于无谓的来回沟通中。但这样的问题,不应该发生在这科技时代。

今天 AppSo(微信号 appsolution)就为你详细介绍 Teambition 这款协作利器,绝对能帮你减少工作中的「无用功」。

一、怎么用 Teambition 工作?

Teambition 的「高效」从初始界面就能看出来,它以「项目」作为企业协作的单元,同时包括任务、分享、日程、文件和群聊这几个基本应用。我们一眼就能知道其主要功能,不像很多 OA 系统界面充满了意义不明的按钮。

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1. 项目:打破沟通的壁垒

做一场活动、新产品上线……我们的工作经常都以项目、阶段计划为基础,一个项目也会涉及不同的部门。

Teambition 以「项目」为基础的设置,让不同部门的人能真正地「在一起」工作,彼此共享彼此工作进度、文件等信息。

建项目这事一点也不难,创建新项目时,就已有常见的项目模板(行政人事、销售市场等)供你选择,即使是之前是没有用过的人,也可以很快上手

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Teambition 的企业版 2.0 还推出了新功能「自定义模板」让我们可以创建属于自己的项目或者复制现有项目,来制作项目模板。

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每个企业管理者根据自己的管理方式,来设置项目协作方式,那些实践有效的工作流程设置能很方便地应用到下一个项目中,为企业沉淀项目管理的经验。

AppSo(微信号 appsolution)认为值得一提的是,Teambition 能提供项目的不同数据统计结果

如项目一周情况统计,让管理者能轻松地从全局了解企业各个项目的进展、成员的工作效率,以及任务完成的情况。

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2. 任务

点击相应的「项目」我们会进入其「任务」板块。在这里,任务以卡片形式罗列,当任务状态发生变化时,我们通过拖拽卡片移动到相应的状态列表下。

「计划」和「执行」都在同一个面板上确认,进度一目了然。不用等成员汇报,管理者也能知道进度信息。

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别看卡片小小的,该有的元素都有:执行者参与者截止时间优先级,甚至还能拆分子任务

这样清晰又明确的呈现方式,让我们能第一时间发现缺少重要信息的任务。从一开始就明确任务负责人、截止时间的重要性,相信也不用 AppSo 再多解释。

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自动化规则:任务卡片自己跑起来

但这还不够,Teambition 企业版 2.0 新功能「自动化规则」甚至进一步提升了效率:事先做好简单的设置后,卡片便会根据情况自己移动

以招聘为例,设置候选人为任务卡片。「面试」列表的执行者是部门主管,当主管面试完毕后,将执行者改为 HR,任务卡片将会自动跳转到「Offer 发放」的列表。

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要做到这样的的流程化,只需要 3 步设置:对象-触发条件-结果。以「发 Offer 后,人选卡片自动跳转到入职列表」为例:

  • 对象:「Offer 发放」列表内的所有卡片
  • 触发条件:完成任务
  • 结果:跳转到「入职」列表

自动化规则通过设置条件,让一个任务自动指定执行者或自动跳转到指定的任务列表。

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自动化规则通过设置条件,让一个任务自动指定执行者或自动跳转到指定的任务列表。管理者能以此让 Teambition 更贴合自身的业务流程,进一步提高运转效率。

自定义字段:属于你的个性化定制

一百个公司会有一百种需求,这时我们可以用企业 2.0 新功能「自定义字段」来备注个性化信息。你可以标注文本、数字、日期、单选和多选内容。

活动策划备注活动信息、销售备注客户信息、HR 备注职位候选人信息……有了这个功能,在任务卡片上就能显示团队协作时关注的任务信息

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在 Teambition 企业版 2.0,「插件平台」得到进一步的扩展,自定义字段便是插件之一。除此之外还有 Markdown、一起写、石墨等实用工具,满足你的不同办公需求。

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Teambition 告诉 AppSo:

目前我们已经在开始内测时间任务视图。开启时间任务视图后,项目中的任务将以甘特图的形式来呈现。这个新功能也将通过插件平台开启。

再也不用特地用甘特图软件、Excel 表做甘特图,相信这会让管理者的进度管理效率更上一层楼。

3. 分享 & 文件:同样的东西,只需传一次

「任务」同步了工作进度的信息,而「分享」和「文件」则让资料和文件同步起来。

在「分享」板块,你可以贴上重要通知、学习资料等希望大家直接查看的内容。在评论处通过「@」来提醒相关人士查看,能用文档解决的,不要重复沟通。

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在插件平台开启功能后,分享文档还支持使用石墨、Markdown、一起写的方式撰写。撰写完毕后,你可以复制、编辑、移动分享文档到另一个项目。

至于「文件」板块,则拯救了邮件反复抄送文件的你。操作方便,拖拽即可上传或者移动文件/文件夹。

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文件库支持图片、doc、PDF、xlsx、MP4 等多种常用文件的在线预览。要查看某个资料,不用慢慢地下载再打开。

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你还能随时上传更新文件版本,所有历史版本都会保存,跟那些 v.1234 后缀的邮件抄送说再见吧!

还有十分值得一提的一点是,Teambition 与微信连接的体验很不错。除了从手机 app 中分享文件到微信能直接打开,你在微信收到文件也能直接保存到 Teambition 中,从此解放你的微信内存。

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有了「分享」和「文件」,从此你的工作文件只要传一次。

4. 日程 & 群聊:沟通更顺畅

除了任务、文件等「重度内容」的信息同步,Teambition 也让「即时沟通」这事更高效。

我们能很方便地在「日程」板块安排会议。会议的主旨、地点和参与者等信息清晰列出,还能针对例会设置重复周期。另外,你还可以订阅日程到自己的手机日历中。

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在「群聊」板块,你能像聊天软件那样跟别人即时沟通。沟通时可以加上附件,发 GIF 图能直接播放。如果不想打扰,还能设置免打扰模式,整体的体验都不错。

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二、管理更省时省力:企业版 2.0 升级

除了协作更顺畅,Teambition 最近更新的企业版 2.0 则针对管理工作中的常见痛点,帮助管理者省时省力地管理。

1. 企业报告和高级分析服务:快速了解工作状况

如何快速了解部门/团队工作状况?项目进度滞后时如何快速定位问题?

Teambition 的「高级分析服务」提供了解决方案,它针对 HR 招聘、销售、产品研发等常见的需求推出了高级分析报告。

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例如,你可以直接看该项目中成员所负责的任务情况。

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或者在 HR 招聘中,根据自己招聘流程设置任务板后,可以生成详细的分析报表。除了能看到直接的成果,还能了解其中的投入产出比

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以往这些事都要部门负责人花上至少一个下午去整理和分析数据。现在用 Teambition 统一生成的分析报告,既省力,又能直观地看到工作情况。

这意味着,工作进度信息不再停滞于团队负责人身上,管理者能直接掌握客观的统计数据

2. 企业权限系统:灵活设置成员权限

总监、主管、普通员工、实习生……不同职位总有不同的职位权限,我们可以在「企业权限系统」针对不同的需求来管理不同成员的权限。

Teambition 的权限设置详细且灵活,你甚至能将合作伙伴或者客户加入到项目中,让他们一起参与协作。

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3. 企业日志系统:看成员的操作记录

在「企业日志系统」,管理员能看到成员操作的详细记录,避免系统滥用的情况。

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总的来说,Teambition 的企业版 2.0 给我们带来了更个性化的使用体验。

「自定义字段」、「自定义模板」、「自动化规则」,让我们能根据自己的业务和团队特点,设置最适合自己的协作流程

而「企业权限系统」、「企业日志系统」和「企业报告与高级分析服务」,则针对管理者对于企业信息安全和企业经营分析的痛点,让我们能很方便地监督操作,更有依据地去管理

「插件平台」提供了多种扩展工具,满足我们的不同办公需求。

写在最后

Teambition 的设计既直观又灵活,无论你是要办一场活动、做一款产品,还是做全年度的招聘,它都能成为好助手。

团队所需的协作,都能在这里完成,工作所需的信息都得到了同步,想要什么都马上能找到。

  • 员工清晰知道自己在项目中的位置,快速地找到自己所需的信息。
  • 管理者可以随时了解成员的工作情况和整体工作进度。

如果你在追求更顺畅的沟通,更高的工作效率,和更省时省力的管理,Teambition 会是好选择。

题图来自站酷海洛创意

本文由让手机更好用的 AppSo 原创出品,关注微信号 appsolution,回复「Office」获取 12 个 Office 技巧,让你做事永远快人一步。

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