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AppSo 2-28 13:52

协作神器 Trello 的 8 个官方必杀技巧 | 领客专栏 · 電腦玩物

我最近读到两篇文章,对如何使用 Trello 进行项目管理很有收获:第一篇是 Zapier 团队去采访 Trello 团队成员如何使用 Trello :「How Trello Uses Trello to Collaborate, Plan, and Communicate as a Team」。第二篇则是 Trello 团队自己整理了前一篇文章的精华,重新解释自己使用 Trello 时的管理逻辑:「How Teams At Trello Use Trello」。

100 多人的 Trello 团队,如何利用 150 多个团队共用的 Trello 看板(不包含 Trello 成员自己建立的个人看板),来管理有 1700 多万用户的 Trello 服务呢?

我身为 Trello 的使用者之一,仔细研读了这两篇文章里提到的各种方法,并且实际尝试一遍,加上我的理解、整理和个人看法,帮大家也重新诠释一篇 Trello 团队自己使用 Trello 的工作哲学。

里面有些工作方法,我想不只是使用 Trello,对使用其他项目管理软件也应该会有所启发。

同样的,如果你是刚刚接触 Trello,对功能还不熟悉,欢迎先参考我之前的几篇教学文章,今日之文我则会略过这些功能教学的部分,直接说明方法。

一、 每个项目都有一个[收件匣]列表

Trello 团队提到他们在各部门工作看板里,会建立一个叫做「incoming lis」的列表,我们就叫它「收件匣(收集箱)」,这个用意是让任何其他部门的人要转交任务时、其他团队里的人要提供建议时、部门内的人有什么新点子时,都先一律丢入「incoming lis」。

这个「收集箱(收件匣)」可以让整个公司的人对任何部门、团队提供各种建议,有一个「杂事统一收集处」,但又「不会干扰该团队的正常工作流程」。

一个更具体的使用情境会像是:客服团队接到一个客户对某产品的回馈,于是把这个客户回馈丢到「某产品开发团队」的「收集箱(收件匣)」,于是产品开发团队就可以自行决定如何处理它。

「收集箱(收件匣)」的概念真的太重要了,我们每天的工作流程都会出现很多杂事、琐事、新任务,可能是别人交代的、自己想到的,需要一个「收集箱(收件匣)」先统一收纳,再根据实际项目的轻重缓急判断,来决定如何处理。

「收集箱(收件匣)」保证了每个看板都能随时接收发生的所有问题、回馈、新要求,但是又可以有一个「缓冲」,先不要直接干扰目前的工作流程。这其实也正是时间管理的必要流程,如果你想更详细了解,可以延伸阅读。

二、看板根据「工作流程」自由设计

Trello 的优点就是直觉且富有弹性,看似简单的看板列表,实则可以让我们:「视觉化地排出清楚易懂的工作流程」。这一点对很多工作者来说很有吸引力,也难怪我之前介绍类似服务 Zenkit 获得很多反馈。

从 Trello 团队的经验分享中,可以看到 Trello 自己使用 Trello 时,大多时候也都是根据「工作进度阶段」来分类列表的。

以 Trello 在发布新功能时使用的看板,采用了如下的工作进度列表设计:

  • 项目基本资料
  • 待办事项
  • 处理中
  • 准备发布
  • 已经发布

其中有一个也很有巧思的设计是一开始的「项目基本资料」列表。 Trello 团队会在这个列表中放入说明项目的卡片,以及项目需要的一些基本模板的卡片(后面会介绍),这样执行项目时就可以随时参考与取用。

然后接下来的一系列「进度列表」,就是把任务卡片依据进度,调整位置,直到最终完成发布。

三、利用卡片待办清单,决定卡片是否移动到下个进度

不过, Trello 团队提到他们在「决定任务卡片要不要移动到下一个进度列表」时,有一个很棒的设计,值得我们学起来。

这个方法是在卡片中,利用「加入待办清单」功能,建立起这个任务在每个进度时必须完成的所有步骤。例如我下面举例一本书要出版,企画阶段要完成什么步骤?编辑阶段要完成什么步骤?准备出书阶段要完成什么步骤?

如果这张任务卡片的步骤只勾选到企划阶段,且尚未完成,那么他就只能放在「待办事项」列表中,表示还在准备。

如果这张任务卡片的步骤已经勾选到编辑处理阶段了,那么就表示负责人可以把这张卡片移动到「处理中」的列表。

依此类推,如果这张卡片的步骤都勾选完成,就可以进入「准备发布」的列表。

利用这个方法来明确的规范卡片的处理进度,而且也不会漏掉任何步骤,确实是个好方法。

四、利用空白卡片,建立可复制工作步骤模板

因为上述的做法,任务的执行步骤变得很重要,而且一些大任务的执行步骤可能很多,如果这些大任务的执行步骤常常是类似的话,那么 Trello 团队就会在前面说的「项目基本资料」列表中,建立起空白的任务卡片模板。

空白任务卡片模板中,事先规范好执行这类任务需要的基本进度与待办清单,以后要执行这类任务的团队成员,只要[复制]模板,就能快速产生卡片。

一方面够快速,一方面让团队工作不容易出错。

五、另外建立资源看板,和项目流程看板区隔

在 Trello 团队利用大量看板管理工作流程的过程中,他们提到经过经验累积,发现看板应该区分「项目流程看板」与「资源支援看板」。

「项目流程看板」就是我前面介绍的,去完成某个项目工作进度的管理看板,里面是任务的执行步骤。

而「资源支援看板」,则像是资料库,可以用列表分类团队需要的一些资源,让团队成员可以随时取用。

项目执行与资源支援要分开,才不会搞得一团乱。这个逻辑,我在自己的 Evernote 笔记管理中也是如此分类,有兴趣的朋友可以参考

六、建立最佳流程后,随时可以复制使用

除了任务卡片可以复制里面的资料、步骤外,整个看板的流程列表也可以复制。

尤其公司里如果有特定的项目流程,或是这次执行项目后发现这个流程很好用,那么下一次可以直接[复制]这次项目的看板来使用,就不用多花时间重新建立流程。

七、减少会议时间的技巧

Trello 团队还提到他们用 Trello 看板来减少会议时间的小技巧。

在执行工作时,本来就会发生一些「待解决、待讨论」的问题,这时候他们就在有疑问的任务卡片加上[开会讨论]的「标签」。

这样一来,等到团队会议进行时,就在团队看板里「过滤出」加上「开会讨论标签」的卡片,直接针对这些卡片讨论,讨论完毕就把标签去除。

开会前可以简单收集要讨论的重点,开会时可以聚焦在要解决的问题,自然就加快会议速度了。(这个技巧你还可以延伸阅读:开会浪费时间?用特制会议记录格式开一次有效会议)

八、减少通知噪音的技巧

最后,因为 Trello 整个公司有超过 150 个团队共用的看板,他们要如何降低大量看板随时有更新通知的噪音呢?

Trello 团队提到,他们会善用「订阅」的功能,只订阅自己需要的看板,只接收自己需要的通知。

或者对某个特殊任务卡片有兴趣(有需要),也可以单独[订阅]这张卡片,只接收这个任务里的新变化。

以上,就是 Trello 团队使用 Trello 的几个关键的项目管理技巧,是不是对你也有所启发呢?

文章授权转自「電腦玩物」,原文链接:Trello 團隊如何使用 Trello? 8個專案排程協作重點技巧

本文由让手机更好用的 AppSo 原创出品,关注微信号 appsolution,回复「Trello」看如何用 Trello 来记账和理财

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