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AppSo 4-10 21:13

把纸质资料放进 App 里,原来好处这么多 | 领客专栏 · 電腦玩物

首先我要说的是,我并不排斥或否定纸质笔记或纸质资料的整理,有时候纸质工作依然有其必要性,也有其优势,所以我在电脑玩物一样写过很多跟纸笔工作技术有关的文章。

但同一时间,我也喜欢把很多工作流程无纸化,而在将纸质资料做电子整理的过程中,带来了一些独特的便利。

今天这篇文章,就来分享一些我实际在工作、生活中「常常使用」的电子整理纸质资料的经验与方法,分享他们可以带来哪些整理效率的提升。

0. 如何把纸质资料电子化?

现在有太多工具可以将纸质资料电子化了,专业的可以有一台扫描机,这样就算要「自炊(将纸质书籍裁切并电子化)」也可以做到很棒的效果。

不过我这边分享的是「简单」就能有很大效果的做法,这时候利用手机上的 app ,也能轻松将很多纸张资料,拍照转存成电子资料,我常用的有 Google 翻译OneNoteEvernote

需要抓出纸张上的文字时,我就利用 Google 翻译或 OneNote 来拍照并扫描辨识。如果只是单纯要储存纸张资料,那我就利用 Evernote 拍照储存。

而这些电子方法可以提升纸质资料的哪些整理效率呢?

1. 让纸质资料可以被无数次利用与修改

我喜欢把所有拿到的单据、传单、说明文件等等,都拍照转成电子笔记资料。而这可以带来一个好处,就是我可以利用「电子笔记」的方式在这些纸张照片上做注解、画重点,并且能够「无限次数的修改」

因为电子的修改,就是简单的复制、粘贴、剪切、删除而已,次数无限,并且不会伤害到纸张(照片)本身,不会留下涂改的痕迹,让这张电子化的纸质照片能够「无限次数地被使用」。

例如我常用的 Evernote 中,就内置了「注解照片」的功能,利用这个功能就可以在纸张照片上无数次的修改笔记,让纸张可以被无数次利用

2. 让纸质资料有更多整理变化

我喜欢把一份厚厚的纸质资料,可能是说明书、可能是一本学习的书、可能是一张车票,利用拍照转成电子照片资料的方法,重新整理成适合我自己需要的使用方式,而且这些使用方式是在原本的纸质资料型态很难做到的。

例如我会把一张已经买好,接下来要去看的表演票券,拍照成电子笔记,并且加上[提醒自己记得去看]的时间提醒。

这时候,我同时需要纸质票券,也需要电子整理方式,因为它让纸质资料可以有更多整理变化

当我收纳纸质资料到某个地方后,我会把这些纸质资料再拍一次照,存入电子笔记,并且在电子笔记里注记「我把这些纸质资料收纳到哪里」。这样一来,纸质电子双整理方式并存,而电子整理方式帮我更好地记住收纳的地点,以免我忘记。

更进一步的,用电子方式去整理纸质资料,可以让我更自由更有弹性地整理

例如一本纸质书,他的章节编排印刷已经被装订在一起,是固定不动的,但是当我要整理成自己的需要时,我会有我自己的编排想法。

这时候,我会把书籍里重要的那几页拍照存入笔记,然后在电子笔记中重新编排我需要的顺序,重新加上我需要的内容,可以完全自由地重新整理与使用原本已经固定的书籍内容

更多技巧,可以参考这篇文章,看我如何利用电子笔记重新整理一本书

3. 让纸质资料与电子资料结合

我们同时会有纸质资料,也一定会有电子资料(文书档案、图片、声音等等),而且这些资料可能都是同一个任务、同一种需求的资料。

这时候,如果也可以把纸质资料电子化,那么纸质资料就可以跟其他相关的电子资料整理在一起,把它们放入同一个电子资料夹,或是插入同一则电子笔记,整合之后,使用起来就更为方便容易。

例如我的名片整理方法,就是把我的合作伙伴的名片电子化,这样就能把客户资料跟他们的工作资料一起做电子资料整理

4. 让纸质资料更好携带

很多时候纸质资料需要随身携带、随时拿取,可是如果纸质资料很多,携带起来可能很占用空间,要拿取时也不一定方便,甚至反覆地拿取有可能让纸质资料很快地磨损。

这时候,或许可以试试看这样的电子与纸质并行的方法:最重要的纸质资料,当然还是可以携带在身上,因为一来多一道保险(以免电子装置没电或故障),二来少量的纸质资料要取出就方便得多。

但是其他琐碎的纸质资料,则可以电子化,用电子装置来随身携带,当资料在电子装置中,它们不会多占用实体空间与重量,可以携带所有资料都不怕增加背包负担。而要取用时,只要搜索就能很快找到。

例如我用 Evernote 来整理出国旅行婚礼计划的大量纸质资料,正是为了这个便利性。

5. 让纸质资料更容易被搜索与拿取

为什么我说纸质资料电子化后更好拿取呢?像是家中会有很多单据、说明书、帐单、点菜单、个人文件等等「偶尔会使用到」的纸质资料。

如果用纸质收纳,就是每一次要使用时,都要走去收纳的地方,把它们翻出来,然后才能使用。但是如果这时候我不在家里、不在收纳的地方时怎么办?

所以我就把这些纸质资料全部电子化,放入电子笔记中,并且加上以后可以快速搜索找到的关键字。例如「某某某的护照」、「某家店的点菜单」、「某个家电的说明书」,以后偶尔要用时,只要搜索关键字便能找到,而且在电子笔记上就能查看,不用去收纳的地方拿取。

这样的家居收纳方法,真的节省了我自己不少的时间。

6. 减少纸质资料输入输出的步骤

最后,在工作流程上我也会尽可能去减少需要使用到纸质的环节。例如要传真一份文件,我可以在自己这边使用「云端传真」,这样我就只要用电子资料传送,就能传到对方的实体传真机

或者当对方传给我一份电子文件,要我打印出来并在上面签名然后回头传真给他时,我一定不会打印出来,而是直接使用电子文件签名的方式,直接回信给他即可

这样一来,我这边就可以减少不少纸质资料要输出输入的步骤,也节省工作琐事的时间。

以上,就是我觉得简单的电子方法,可以带来提升的纸质资料整理效率。并不是说不需要纸质资料,或是不需要纸笔记录,而是可以跟电子方法搭配,就能带来更大的整理效率。

文章授权转自「電腦玩物」,原文链接:[LifeHack-28] 用簡單數位方法提升六種整理紙本資料的效率

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