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AppSo 4-25 21:01

微信消息老是忘了回?这 3 招完美解决

作者 | 邹小强,9 年时间管理实践者,《小强升职记》作者

现在越来越多的人都用微信沟通,不论是工作的,还是生活的,不论是传文件还是布置任务,你现在是怎么管理这些事的?前天我一个朋友跟我描述了让他焦虑的早晨……

小白是一家公司的行政,事情比较多,也比较杂,今天还在地铁上呢,就收到朋友的微信说:给我发一下 xxx 的联系方式。

拥挤的地铁上,她看到了一篇关于时间管理的文章特别不错,下了地铁正往公司走,微信上又收到客户发来的电子版合同。

到了公司,坐到电脑前,椅子还没暖热同事群里就收到个消息:下午 2 点会议室开会……

微信上收到这么多消息,你有没有遇到这些尴尬:

  • 老忘事儿:微信上收到下午 2 点开会的消息后,注意力迅速被其他消息淹没,等到对方打电话提醒开会的时候,才发现忘了一干二净
  • 文件过期找不到:对方把电子版合同发到了微信上,当时没空仔细看,几天后再想找这个文件的时候,提示:「文件过期,已经被清理」。
  • 群里的消息容易被忽略:手头有 5 个项目,每个项目都有 2-3 个群,习惯动作是建立一个新群,打个招呼,然后就设置为「免打扰模式」,@你 和 @所有人 的提示都一样,就不以为然了。

微信是一个水桶,什么消息都有,但不要让它漏水,否则我们会有更多麻烦。

我现在的做法是这样:

第一步:运用 2 分钟原则

这是我在 GTD 方法里学到的:「2 分钟能解决的事情就立刻去做」,否则将会耽误更多的时间。

就比如小白的朋友让他发一下 xxx 的联系方式,这就是一个 2 分钟任务,他可以立刻发送,或者立刻回复朋友说他这里没有,这样就和这件事做了个「了断」。

如果小白犹豫不决,想着下地铁之后再发,那他所付出的时间成本是:

  • 小白可能会忘掉,对方又催一次,感觉被动
  • 正在做别的事情时,突然想起来这个没发,要打断手头工作
  • 脑子里一直装着这个事,直到下地铁发完联系方式才清理掉

所以,微信里收到那些可以立刻解决的事情,我的做法是运用 2 分钟原则立刻解决掉。

第二步:建立分类

这些是小白从家里出发到公司一路上收到的各种信息:

  • 发一下 xxx 的联系方式
  • 很棒的文章:《扎克伯格的时间管理》
  • 合同的电子版
  • 下午 2 点开会
  • 老板让写个汇报材料

除了第一件事运用 2 分钟原则已经搞定以外,其他信息该怎么应对呢?

所谓做事靠系统,不是靠感觉,我们可以为这些信息建立一个分类,我的做法是分 3 类:

资料:这里分两类,一类是信息,浏览一下就好。另一类是需要收藏、归档的资料,比如说那篇文章《扎克伯格的时间管理》,我不用微信自带的收藏功能,因为它不能兼容所有的信息来源。比如说我看到一本书里一段话特别好,想收藏的时候,就很麻烦。

待办就是各种要做的事情。比如:审核合同电子版,写个汇报材料。这里我有个小技巧:在看过这些微信消息之后,那个未读标记不是就消失了吗?这样很容易就会忘了,我的做法是就是左滑,把它们重新标记为未读,这样我就不会忘了。

约会:就是固定时间点要做的事情。比如下午 2 点开会,其实它也是一个待办事项,为什么要专门分一类呢?因为在后面倒流到的工具不一样。

微信上各种信息的背后,隐藏着的是这三类事,如果我们分辨不出来,就会混乱。

第三步:导流到各自工具

1. 资料导流到印象笔记:微信里的资料我会转发到印象笔记,其实所有的资料我都会存储到印象笔记,不管是网页上的,还是手机照片,还是思维导图,我比较喜欢这种「归于一处」的感觉。

2. 待办导流到滴答清单:其他人通过微信让我做的事情,我全部都第一时间转发到滴答清单,看似导流到了这个工具,实际上是与事情管理的系统进行衔接,微信是个大入口,衔接着知识管理系统、事情管理系统。

3. 约会导流到手机日历:所有的约会我都放入手机日历统一管理,这个不需要绑定,直接在手机日历上录入就可以了。

以上是我们设置好了管理微信各种信息的系统,最后一步是要建立一个习惯,一个「如果-那么」的习惯,你可以想象这样的场景:

  • 如果微信消息是 2 分钟能解决的,就立刻去做
  • 如果是需要收藏、归档的资料,那么转发到印象笔记
  • 如果是待办事项,转发到滴答清单
  • 如果是约会,录入到手机日历

你可以把你的微信信息导流图画到纸上,然后在公众号 shijianguanli2015 发给我,我们一起交流。

这样一来,你的微信就不是一只漏水的水桶,而是消息在上面流动的河床

结语

自从入驻了在行(西安)之后,我见到了十几位对事情充满焦虑的人,本文的小白就是其中之一。通过跟他们的面对面交流我发现一个现象:

当一个人事情很多感到焦虑的时候,那就建立明确的规则让不确定的东西变得确定,就会变得有掌控感。反之,当一个人掌控欲太强,有点教条的时候,就在规则之外建立一个不受约束的自由时间,就会变得放松一点。

文章授权转自微信公众号「时间管理实践者小强」,原文链接:微信上的消息一转头就忘,该怎么管理他们呢?

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