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AppSo 2017-5-15 12:52

印象笔记完美替代品?任务、文件、知识库它都能记 | 领客专栏 · 電腦玩物

Notion,是去年开始(2016 年)在国外受到很多关注与好评的项目工作平台。

你可以说它是一个笔记工具,它确实能胜任图文笔记的各种排版整理。你也可以说它是一个 Wiki 知识库,它也确实具备资料互连和阶层目录的组织弹性。

你还能说它是项目管理软件,因为它也有任务清单、团队讨论等功能,甚至可以做出 Trello 那样的看板流程管理。

Notion 说自己是一个「把文件、知识库、任务无缝整合的现代工作平台」。

它想要解决的是项目团队里一大堆文件档案,却无法跟流程整合管理的难题。它想要破除的是文件格式与资料夹分类,让内容更能响应真实工作任务需要的弹性。

它想让一个工作或生活的项目计划开始时,如何从一些零散任务、初期资料的收集,慢慢整合成一个有逻辑、有组织、有时效的资料库的过程,并且提供了一个工具,让你或是你的团队,可以在这一个工具上「把项目重新高效率的组合起来」,这个工具,就是 Notion。

是的,这也正是我喜欢用 Evernote 组织项目的原因。

我在之前这篇文章中就有分享过这样的流程:「琐碎任务的工作流重整,我如何用 Evernote 项目管理」。

而 Notion 的架构我认为也隐含这文章里提到的项目建构流程:收集、整合、关联、排程、检讨、专注。

如果从这样的概念下去理解 Notion,或许就能破解它极度「简化」但又极度「破格」的界面功能。

可能初次使用难以理解,但更深入应用就会发现它深得你心的奥妙。

Notion 值得慢慢摸索,但其功能之细,又可以写出好几篇幅的介绍。为了呼应其「简化与破格」的精神,这篇文章我不深入介绍每个功能步骤操作(那会写上上万字都写不完),所以我打算用「三个 Notion 的核心精神」带你认识它。

一、文件不再是文件,而是可自由重组的内容

首先,我们可以先把 Notion 理解成一个文件编辑平台,或者当作一个类似 Evernote 的云端笔记库。

上面所有的内容都是可编辑而来的,即使是待办任务、项目流程,或是你要做一个行事历,也都可以自己排版编辑而来,并非有像「待办清单 App」那样的专门管理系统。

但是 Notion 和 Google Docs,或者和 Dropbox Paper、Quip 又有不同。

因为 Notion 的概念不是传统的一篇一篇文件,也不是一个一个档案,而是一个「Wiki 大资料库」:里面是随时可以打散、可以重组的各种「内容区块」。方便我们根据项目需求,随时重新组合新的项目管理方式。

确实,一开始使用 Notion 时,还是先从新增一页一页的文件(Page)开始。

但是当我们要在文件(Page)中新增内容时,就会发现这不是一张白纸或一则空白笔记,而是一个组合各种内容区块(Content Block)的平台而已。

编辑时,我们可以从右方弹出的各种内容区块(Content Block),拖曳想要插入的格式(纯文字、标题、清单、任务、阶层选单、网页、图片、影音嵌入等等),在文件中插入各种区块,组合成我们需要的内容。

这不是「写一篇策划案」的概念,而是「组合一个策划所需的想法、任务、资料」的概念。

因为项目随时都在改变,而插入的各种内容区块(Content Block)也可以随时调整位置,甚至换到其它的文件(Page)当中。

随着项目的调整,所有内容都能调整,并非是固定的一篇报告而已。

例如上图与下图,就是我自由拖曳不同区块后,自动产生的不同排版效果。

这样的编辑模式一方面给我们排版的自由,但另一方面更重要的是,方便我们重新组织项目的所有内容。

二、打破资料夹分类,建立 Wiki 资料库

而所有建立的内容区块(Content Block)排版在各个文件(Page)当中,文件(Page)又可以组织成树状大纲目录,并且建立类似维基百科的互相链接系统。

这样的整理方式,还是要实际体验看看才知道,所以欢迎打开「电脑玩物工作平台」链接,这是我用 Notion 建立的一个示范项目资料库,你可以体验看看它的整理与排版效果。

你可以看到所有内容可以被树状大纲层层分类,但是又不限制于资料夹,可以让每个文件版面彼此互连,方便工作者随时找到需要的资料。

更重要的是,在我的编辑端,我可以随时移动文件的位置,甚至移动内容区块(Content Block)的位置,随时建立链接,更像是在一个 Wiki 资料库中做项目整理,但它的操作又更亲切易用许多。

三、团队合作讨论,建立任务待办清单

Notion 的内容区块(Content Block)中,也包含了建立各种任务的格式,经过简单的编排,甚至可以自己排版出类似 Trello 的项目管理版面,这是 Notion 的另一种自由的体现。

每个团队的项目都会有自己的样子,而 Notion 可以透过内容、文件、知识库的方式,把你的项目组织成你想要的样子。

而且也可以协同合作。当多人合作时,可以插入「讨论」、「人员」等内容区块,来进行项目的沟通或任务的指派。

小结:

在 Notion 这个项目资料库中,可以为不同的团队、个人建立项目库,称为 New Team。要注意的是,New Team 不是资料分类,而是真的根据不同团队、个人所建立的资料库,因为 Notion 的收费机制是跟着每个 Team 来收费的。

我可以建立私人的 Team,也可以建立一个团队专属的 Team,团队的项目平台会有专属网址,并且可以设定有固定邮件主帐号的人可以加入。

而在 Notion 一个 Team 的免费帐号中,可以加入无限成员,但只能新增 600 个内容区块,可以上传单档 5 MB 的图片或档案,并且会保存 3 天的版本纪录。

简单的说,你也可以把 Notion 理解成是一个「建立项目知识库」的工具,但它可以应用的变化其实更多,对于项目有大量资料、笔记、内容组织需求的朋友来说,或许 Notion 是一个值得试试看的工具。

别忘了,你还可以看看我用 Notion 建立的「电脑玩物工作平台」,体验看看其整理效果。

文章授权转自「電腦玩物」,原文链接:Notion:把文件、任务、知识库「无缝重组」的全新项目整理工具

本文由让手机更好用的 AppSo 精选推荐,关注 AppSo(微信公众号 AppSo),回复「项目」还能获取一款项目管理及团队协作神器。

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