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AppSo 11-15 12:14

无法避免微信办公?我给浑身难受的你支几招

根据《2017 微信数据报告》,光是今年 9 月,平均每天登录微信的就有 9 亿人。当微信成为必不可少的装机应用,毫无阻碍的沟通除了让人与人关系更亲密,也让我们的工作时间越来越模糊分散。非工作时间,只要老板同事一个微信,加班是常有的事。

既然微信变成工作沟通工具已经无可避免,那我们能利用微信自身功能,提高办公效率吗?今天 AppSo(微信公众号 AppSo)就和大家一起来探讨这个问题。

关注微信公众号 AppSo,回复「1115」,手把手教你怎么设置微信待办事项置顶和微信提醒,让你聊微信也不忘正事。

明确群聊目的,工作休闲要分清

工作中,我们为了沟通方便常将某些项目相关人员拉到一个群里,但因为群聊人多,有时重要信息会被聊天淹没,说的人以为自己传达到位了,但听的人却未必知情。

1. 把重要的工作群分开

在 AppSo,我们有一个前人遗留下的好传统:把工作群和休闲群分开。当工作群有新消息时,我们都明白那是有新的工作任务了,要及时查看并回复反馈。

至于休闲群?我们直接改了个名叫「可以不回复群」,管它聊天记录几百条,就算主管尬聊冷场我都不管。

2. 巧用群聊背景做提示

好了,群建好了。为了避免自己在不同群发错信息,我会把群聊背景加以区分,或者提醒自己建群目的。

之前,AppSo(微信公众号 AppSo)分享的这篇文章这篇文章,提供了一些简单粗暴但绝对有效的群聊背景,好好用上,准保你「在合适的群有合适的发言觉悟」。

3. 用「群公告」发通知

每个群主都可以使用「群公告」功能,发布群公告时会以 @ 的形式通知所有人,每个人都会收到提醒。对一些重要消息,可以采取群公告的形式公布,要求大家收到回复。但也不要滥用,否则就失去意义了。

只保留必要通知,避免注意力分散

1. 关闭不必要的微信通知

除了关闭不重要的群聊消息通知,包括我在内的大部分 AppSo 同事,还关闭了微信消息通知功能,因为我们觉得频繁亮起的屏幕太让人分心。

在恰当的时间做恰当的事。隔三差五查看群聊既容易被带跑节奏,浪费时间,也弱化了自己对手头工作的专注度和投入,需要一次又一次重新进入高效状态。

另外,关闭朋友圈或小红点通知也是一个很有效的方法,一条又一条往下刷朋友圈总是在不知不觉中偷走你的时间。如果你也总在工作时不自觉陷入时间黑洞,还可以看看 AppSo(微信公众号 AppSo)之前分享的这篇文章

2. 无法马上处理的信息标为未读

不知道大家有没有这样的体验:有时候忙起来,看完某条微信消息就「用意念回复」了,以为自己回复了,但实际并没有。

为了避免这种情况,无法马上给对方答复的私聊我都会把对话框左划标为未读。某种程度上,这也是一种更直观的提醒事项。

把收藏笔记用于协作和信息同步

1. 保留聊天记录,方便后期查找

当我正在参与或跟进某个短期项目时,我会置顶群聊,方便有新进度及时同步,项目结束时再取消置顶。

工作群的聊天记录我一般都不会删除,一方面是在找相应群或负责人的时候可以直接「搜索」到群聊,一方面是方便后续工作中出现争议时,快速找到相关聊天记录。

这种时候要好好用上「查找聊天内容」功能,比如搜索关键字、签合同或某个时间前后的「日期」、指定「群成员」的聊天内容,确定当时对某些细节的决定。A 君注:当然,重要内容还是要以邮件或其他更正式的形式确认。

2. 用好「收藏」笔记,同步会议记录

在「收藏」里可以记笔记,还可以插入图片和录音。比如某个会议中,录下重要的会议内容加以笔记说明后,再把有图片、录音说明的笔记直接微信分享给其他同事。

这样就解决了微信无法转发语音的尴尬,可以更明确地传达老板或客户的要求,比多个软件处理完再整合更方便。

而且,手机保存的笔记在电脑上也能查看,同步起来也很方便。A 君注:微信收藏的存储空间仅为 2G,不适合作为长期办公笔记使用。

详细版的微信功能大全,可以查看:Windows 版Mac 版

3. 置顶待办事项

你还可以在「收藏」里列出当日工作中的待办事项清单,置顶在聊天列表中。

看看你的未完成工作任务,还好意思唠嗑聊天吗?

此外,你还可以把和常用到的回复内容「收藏」起来,在适用的情况下一键发送,节省重复打字时间。

在收藏里直接找到要回复的话,点击即可发送

用微信提醒当定时闹钟

除了整理好的待办清单,聊天中经常会有一些临时的工作任务,这时可以长按对话消息,选择「提醒」设定提醒时间。目前微信只支持最短间隔为 1 小时后或 1 个月内任意一天的定时提醒。

当提醒时间到了,提醒会出现在「服务通知」里,你可以一键查看当时的群聊记录。这个功能适合经常聊微信的人,根据提醒内容的不同,重者可以达到在放松聊天的时候会心一击。

关注微信公众号 AppSo,回复「1115」,手把手教你怎么设置微信待办事项置顶和微信提醒,让你聊微信也能不忘正事。

休假时的相关设置

弦崩得太紧总是会断的,认真工作是一回事,但做人偶尔还是要把握当下,及时行乐。不想休假时还被工作打扰,AppSo(微信公众号 AppSo)也为你支上两招。

1. 定制一个休假头像

之前我们分享过这篇文章,教大家如何做一个特制微信头像告诉全世界你在休假,拒绝打扰。当然,你也可以在签名里备注你的紧急联系方式,毕竟有些工作,可能真的只有你能处理。

2. 修改群昵称

在工作群的群昵称后面加上「休假中」之类的后缀,即使其他同事没有看到你第一步设置的头像,当他们 @ 你的时候,也能看到「休假中」的字眼。一方面不会让稍晚回复显得过于失礼,另一方面也为你争取了一些接受现实的时间。

好了,设置完毕,现在可以休假去了~

写在最后

微信仍在不断更新,或许接下来还会推出更多让工作更方便的设置。

当然,AppSo(微信公众号 AppSo)分享这篇文章,也绝无半点让你的生活与工作更加界限模糊之意。

我们只是希望,在无法改变的问题面前,我们仍能保持思考,通过一些小小的改变提升效率,把不可避免的非工作时间占用,压缩得更少。

本文由让手机更好用的 AppSo 原创出品,关注微信公众号 AppSo,回复「微信」获取我们以往整理的隐藏小技巧,让你的微信更好用。客户端请查看「让微信更好用」合辑。

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