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weizhizao 2015-7-07 14:56

领客作者文章编辑Test(不带图

我所认识使用 Evernote 的朋友中,绝大多数人都喜欢 Evernote 的 Web Clipper 浏览器外挂。 也就是那个可以帮我们在电脑浏览器、手机浏览器中自动截取网页图文全文的便利功能。尤其是职场上常常需要研究新知识、新资料的工作者,或是乐爱生活与玩乐的旅行家、美食家,对他们来说,这就是收集资料最快速简便的一个方式。 前两天, Evernote 进一步更新了他的 Evernote Web Clipper 浏览器外挂,其实基本上功能没有太大的改变,但是我想趁着这个机会,分享一下我自己,以及整理我所认识、采访过的 Evernote 使用者们(注 1),我们如何利用 Evernote 这个好用功能来收集线上资料的经验,包含资料收集的心法,以及重点功能的操作方法。

(注1:今年我进行中的一本新的 Evernote 专书企划,我将陆续采访约 40~50 位的 Evernote 使用者,呈现每个人的不同笔记面貌,并且透过我与他们的对话和分析,希望能最终展现大家如何透过笔记去完成人生目标的计划,或是在笔记资料中所呈现的工作与生活整理思维,当然还有那些我们意想不到的创意笔记方法。)

1. 用来剪贴什么?

在你的 Google Chrome 、Safari 等浏览器中安装[ Evernote Web Clipper ]套件(注 2),接下来只要看到需要的线上资料,按下浏览器上的[ Evernote]按钮,就能截取网页全文。[ Evernote Web Clipper ]浏览器外挂安装 (注 2:操作教学:Evernote Web Clipper 整合 Clearly 、 Skitch 统一撷取整理) 我自己实际使用上遇过的剪贴情境有下面几个:

网页全文(利用简化文章与萤光笔画重点)
邮件与附加档案(可挑选段落)
订票(利用撷取文章)
购物清单(利用撷取文章)
YouTube 、Linkedin 、Amazon(撷取特殊格式网页)
线上图片、PDF 、画面(利用萤幕截取与注解功能)

大家最常用的应该就是单纯的想要截取网页全文吧?我也是,这时候我访问过的大多数 Evernote 使用者,都会使用[简化文章]功能,把网页的外框去掉,保留文章的标题与内文,甚至先把看到的重点画上萤光笔,这样在笔记中更好阅读。

而其实在很久以前的 Evernote Web Clipper 中,就支援可以截取 Gmail 网页邮件中的「会话段落」、「附加档案」,这是我常常使用的功能,在邮件页面按下 Evernote 截取,就可以勾选要剪贴哪一段的邮件段落。 我通常会把邮件中最重要的任务、资料段落截取,附带邮件的附加档案,放入 Evernote 中变成参考资料库,或是加上提醒,变成待办任务。

有时候我也会用 Evernote Web Clipper 来剪贴自己订票成功的火车票、旅馆、电影票页面,我访问过的许多使用者中,也有许多人喜欢用来剪贴自己的购物清单,并且还有不少朋友采用我分享过的「欲望清单管理方法」(注 3)。 这时候,我们会选择用[撷取文章]这个功能来截取,因为简化文章会让订票、购物页面的格式跑掉,但格式对这类票劵网页来说是很重要的,而[撷取文章]功能可以保留网页内这个指定段落的完整格式。 (注 3:我的 Evernote 欲望清单,用笔记节制冲动购物念头)

另外如果想要抓取网页中的 PDF 、图片,或是把某个活动、某个网页「证据」抓取下来时,有图有真相,这时候我会使用[萤幕截图]的功能,直接把网页的画面抓成图片。 而且如果这时候是要跟工作伙伴沟通,还能在图片上即时做注解说明,传给伙伴看,就更加清楚。

2. 行动时在手机上自动撷取网页全文

我自己最近常常使用的情境则是在手机上用 Evernote 撷取从 Facebook 、Zite 等新闻服务中看到的需要的网页全文,方便我事后回到电脑上进行整理。 从 2014 年 9 月更新的 Evernote Android 版 ​​开始(注 4 ),以及后来支援 iOS 8 的 Evernote iPhone 版,都可以在手机上直接进行网页全文的撷取。 方法很简单,以我最常使用的 Evernote Android 版为例,只要在手机浏览器右上方选单选择把网页分享到 Evernote ,这时候 Evernote 就会自动把我们抓取网页的图文内容。 (注 4 :Evernote 6 Android 目前最好版本!内建网页全文撷取)

3. 暂存区的收集概念

无论是电脑上或手机上的 Evernote 网页撷取功能,都可以在撷取时选择要放到哪一个记事本分类中,这当然很方便,但是有时候临时没有时间去管怎么分类,或是当下还没想清楚这个资料要怎么分类时,要怎么做? 我访问了许多朋友后,发现大家都跟我一样有一个很有效的做法,就是建立一个[暂存区]的记事本(或者你想怎么命名都可以),大多时候先把不确定但觉得有用的资料先收集到暂存区,等到有空时,再到暂存区进行整理。 或者有的朋友也说,就算不整理也没关系,反正收集来的资料都是存在 Evernote 这个统一资料库,以后统一搜寻去找回来即可(注 5)。 (注 5:不需要搜寻时才要搜寻!这一步彻底改变你的工作效率)

4. 收集时可以怎么下标签?

Evernote 中的分类方法不只有记事本分类,还有「标签分类」,一则记事上可以加上多个标签,比记事本分类更有弹性。 那么,在利用网页撷取工具做资料收集时,标签可以派上什么用场呢?关于这一点,每个人的作法可能都不一样,而当大家询问我会怎么做时,我通常回答:「我的一个基本的观念是,标签是为了自己未来实际的行动而下,而非为了资料的分类而下」(注 6)。 例如我会帮之后真的想要立即使用、需要使用的资料,用 GTD 的概念加上像是[今日事]、[明日事]的标签,这样我每天或每周回顾自己收集的资料时,可以从这两个标签找到那些我随手收集,但可能忘记去执行的资料。 或者就像我前面提到的收集购物网页清单时,用欲望管理的概念做标签分类,之后就能用标签去找回想要买的、需要买的东西。 我的一个很重要的想法是:「笔记是为了未来的使用而记录,如果收集的资料没有指向后续行动,那么这样的资料收集意义不大。」所以加上这些有行动意义的标签,就是让我记得去对这些资料产生行动。 (注 6:现在你会怎么活用 Evernote 标签?从我的七个实例开始)

5. 收集当下写出重要的心得笔记或使用目的

另外我觉得电脑版的 Evernote Web Clipper 工具有一个很棒的特色,就是撷取网页时有一个「注解」的文字输入栏位,可以让我们在收集时立刻在笔记前面加上自己的想法。 例如我读完一篇文章觉得很棒想要收集,用 Evernote 撷取网页时我会立刻在注解中写在我读完后的简单心得。或者例如我看到一篇觉得以后功作用得到的文章,我用 Evernote 撷取网页时也会在注解中写下我想要用在哪个工作上?怎么用? 我的经验告诉我,这个简单的「多写下几句自己的想法」的步骤(注 7),是资料收集法的窍门,会让以后这则资料更有用,他会带来几个具体影响:

多写下一些自己的想法,就多增加一个关键字,以后更容易用不同关键字找到这则资料。
写下为什么自己想要收集它的用途,以后看到这则资料时不会忘记他要用来干嘛(相信我,这件事真的很容易忘记),可以回忆起来并引发具体行动。

(注 7:活用资料库的资料收集法:试试加上这四个关键步骤!)

6. 帮收集的资料加上时间提醒的使用时机

Evernote 有时间提醒功能(注 8),这个功能也可以跟我们收集的资料做有效的搭配。 我自己最常使用的两个时机是「提醒订票时间」、「延迟邮件任务」。当我在网页上完成订票,并且用 Evernote 撷取订票页面后,我会立刻加上一个时间提醒,通常是这个票劵要出发的前一天,让我自己记得。 而且当这则订票笔记弹出提醒后,我会让它留在 Evernote 的待办清单最上方,这样实际到达旅馆、机场、演唱会现场时,我打开 Evernote 就能立刻看到他。 (注 8:Evernote 活用「提醒事项」教学,解决七大时间管理问题)

7. 相关笔记的搜寻与连结

当为了一个专案、一个学习目标在收集资料时,一定会剪贴许多相关的资料,这时候要怎么处理比较好呢? 其实我访问过的许多使用 Evernote 的朋友都说:虽然会想整理相关笔记,但现实面一个人很难有那么多时间花在整理资料,所以我们大多数时候都是「就放着吧!」虽然可能相关的资料会散落在笔记不同地方,但是以后只要用关键字搜寻,就能一起找回来,也不一定要特别花时间整理。 但是如果是「特别重要或专业的资料」,我自己的一个做法是,一边找一边把自己笔记里的「小维基百科」建立起来,以在研究一个专案为例,我会在找到非常重要的资料时,在撷取网页的同时,把这一则笔记用「记事连结」(注 9)的方式连结到这个专案的一则总目录笔记中。 这样无论资料收集到什么程度,我只要优先看这个专案的总目录笔记,起码都能看到最新状态的最重要资料清单。 (注 9:活用 Evernote ,你应该学会的 10 个特殊操作技巧教学)

8. 打开 Goog​​le 搜寻辅助

要研究资料总免不了上 Google 搜寻,为了避免「其实我之前收集过相关资料,但自己忘记了又再找一次」,所以我会打开 Evernote Web Clipper 浏览器套件里的设定,开启[在搜寻时显示 Evernote 相关结果]的功能。 这样当我傻傻的在 Google 搜寻时,或许就会注意到原来笔记里有收集过相关的资料。 也因为这样的情形发生了很多次,当我的资料库已经有六千多则笔记时,我早就已经不记得自己收集过什么,这时候我会运用「第二大脑」(注 10)的概念,在需要资料时先去 Evernote 搜寻,如 ​​果找不到,再到 Google 去补充弹药,然后把有用的弹药用网页撷取收集到 Evernote ,让第二大脑之后愈来愈有用。 (注 10:跟过去的自己取经:用第二大脑高效率思考的系统方法)

9. 复习与阅读

最后,我想分享的是在我采访许多善于用 Evernote 收集资料的朋友的经验后,大家都有一个共同的信念,就是收集的目的是为了使用资料,如果没有好的方法去活用收集到的资料,那么还不如不要花时间收集。

而这个好的方法除了上述提到的几点外,我也补充我从 Bingje Yang 这位使用者身上听到的宝贵经验,他是一位收集了上万则笔记的 Evernote 使用者,但是他有一个独特的习惯是每一天会花两个小时去阅读自己在 Evernote 中撷取的文章,把 Evernote 当作他的睡前读物。

我询问他这样做对他来说的意义是什么?他说因为收集这些他自己感兴趣的网络好文章,对他来说就是让自己学习的好管道,每一个人生阶段他透过这样的收集与阅读来把一篇篇文章真正内化成自己的思考与知识,阅读本身是一种乐趣,也是让自己真正吸收,这是他使用 Evernote Web Clipper 的目的。 这也是在一路探访不同 Evernote 收集资料达人的经验时,最让我震撼的心法之一,希望也对大家有所启发。

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