下载客户端
下载客户端
关于我们 寻求报道 加入我们
weizhizao 2015-7-15 10:55

13 种免费专案管理工具助你轻松管理困难计划 | 领客专栏·电腦玩物

当你有一个大计划需要按照进度执行,当你需要统一管理所有工作的任务与资料,或是当你必须掌控或参与一个团队的合作…这时候,你或是你们团队就需要一个好用的专案管理工具。那么这时后又有哪些免费、好用的专案管理软体值得推荐呢?

这篇文章,想要总结我这几年来的工作经验,以及我对各种工具的实际运用体验,提供给大家一份专案管理软件的参考推荐清单。

熟悉专业专案管理的朋友也许会发现,下面的推荐清单里有些是专门的专案管理工具,但有些则是「可以帮助专案有效率管理」的其他服务,这是我故意这样挑选的。

我觉得专案管理本身应该要很有弹性,就算你不使用专业的专案管理软件(因为那通常有上手门槛),也可以用一本笔记本、一个会议室白板来做管理。尤其对一般人来说,更重要的是达到「管理的目的」,所以除了专门专案管理中会用到的甘特图、看板管理等专业工具之外,我也想推荐对一般个人或团队来说「一样可以达到」专案管理目的的其他服务。当然,我都会说明我的理由。

另外本篇文章我想锁定电脑玩物上大多读者的一个需求:我们不是专案管理大师,而是在职场上遇到困难计划、繁琐团队合作时,需要有一个工具帮助我们找到简单易用专案管理之道的职场菜鸟们。

这时候,有哪些免费、好用的专案管理软件可以派得上用场?

1. Gantter

解决问题:画专业时程表、协调团队进度、满足甘特图需求
核心价值:把​​复杂进度变成简单时间图表

尤其是遇到一个时程拉得很长而且非常复杂的任务时,你需要一个可以严格控管每一个进度时间点、进度负责人、进度完成度的工具时,「甘特图」就会派上用场。

但是太专业的甘特图或许很难上手,所以这一款「Gantter」相对简单好上手得多,但是却具备专业甘特图需要的自动排程、统计分析功能,而且可以支援微软的 MS Project ,来因为是云端服务所有可以多人协同合作。

或者就算你不用 Gantter 来做专案管理(通常情况下故意去画甘特图反而可能是没有效率的一件事情),但是主管或客户要求你提供一个进度时程表时,用 Gantter 来快速画出你的时程表,把复杂的时间简单化、明确化,也能展现你的专业喔!

zhetuyoudu

2. Trello

解决问题:看板管理法、便利贴墙、个人或团队的任务进度管理
核心价值:把琐碎的任务变成有条理的进度看板

如果说进行管理之前还要学会什么是 GTD 、甘特图似乎远水救不了近火,那么当面对一个庞杂的专案时,有什么工具可以让任何人都能快速上手,把事情变成有条理,把进度清楚的呈现出来?或许这个「Trello」就是个好选择。

Trello 提供一个像是便利贴墙的大看板,我们可以在上面贴上所有的任务、琐事、资料,然后一条一条地依据进度或分组自由排列好,清楚地呈现出整个专案的结构,谁不会像是积木一样自由拖曳整理卡片呢?所以 Trello 可以让你一下子就把琐碎事情也变得井然有序。

加上 Trello 同样可以在所有平台使用,可以邀请团队一起协同合作;如果你正因为事情太多且太乱而搞不清楚方向时,或许利用 Trello 排排看,你就能找到如果让事情循序渐进完成的方法。

Trello

3. Slack

解决问题:团队会议、部门聊天、专案讨论、任务公告
核心价值:把吵杂的即时沟通变成有效率的深入讨论

当你慢慢发现用 LINE、 Facebook 做公司内部的即时沟通平台时,虽然获得快速即时的效率,但是却带来吵杂、凌乱、分散、不易管理、不好追踪等种种麻烦后开始思考如何让自己的团队不要愈沟通愈麻烦,那么或许你该试试看国内外都获得大量推荐的「Slack」。

Slack 本身是非常简单快速的服务,可以架设出团队内部的沟通系统,这个团队沟通平台可以做讯息分流、讨论追踪、任务指派、对话搜寻,并且公私之间与专案之间都层层分明。

与其陷入杂乱无章法的通讯地狱,不如用 Slack 把团队之间无论要讨论还是聊天都变得同样即时但是更有条理,才是把困难事情简单化的方法。

Slack

4. Todoist

解决问题:任务清单管理、团队任务分配、工作分数激励、繁琐任务过滤
核心价值:把​​同时进行的专案变成简单分类的任务清单

待办清单永远是专案管理中一个有效又好上手的方法,所以关于待办清单的服务与软体也多不胜数,到底哪一款比较好用呢?我没有标准答案,但是如果你想要一个清爽、快速的选择,那么这个「Todoist」值得推荐。

Todoist 用看起来非常简洁的清单来帮助我们把复杂的专案变成清楚明白的一个一个任务,而且透过许多过滤功能,让我们专注在当下要做的任务上,不被其他庞杂任务干扰,这种简化的思维是很棒的设计。

加上 Todoist 还有所谓的 Karma 分数设计,甚至可以成为个人或团队成员的工作评分系统,这一点也是其一大特色。

Todoist

5. Winderlist

解决问题:任务清单管理、团队任务分配、档案与任务连结
核心价值:把同时进行的专案变成简单分类的任务清单

Wunderlist 基本上和前述的 Todoist 满足的是一样的需求。当我们在职场上面对许多专案里不同任务同时进行的难关时,怎么把这些任务分门别类的处理好?一个待办清单服务就能解决问题。

另外 Wunderlist 还有一个很大的特色就是可以在任务里插入云端档案(与 Dropbox 整合),这时候团队成员就可以直接在清单上交换档案、讨论修改。

wunderlist

6. Evernote

解决问题:知识库收集、任务夹管理、工作资料与笔记整理
核心价值:把长期累积的繁琐资料变成个人或团队的知识武器

以前工作或学习时,一本笔记本就是我们随身最好的工作武器;而在数位工作时代,这本笔记本就可以交由「Evernote」来建构,透过这样一个云端服务长期累积我们的资料、笔记与知识,然后将这样繁琐的资料整理成有效率的云端大脑,这就会成为这个知识竞争时代对职场工作者来说最有利的武器。

更进一步的,在 Evernote 加入待办清单功能、团队 Work Chat 即时通讯功能后,这个云端的第二大脑也可以成为团队合作的平台,尤其是任务的讨论、灵感的激荡、资料的交换上,发挥非常有效率的效果

对于一个职场工作者,或是一个团队来说,我都会建议你们一定要拥有一个自己的「云端第二大脑」,在这里用简单有效率的方式整理好你们所有的知识力量,在需要时可以随时发挥强大的作用。

Evernot

7. Google 云端硬碟

解决问题:档案同步、云端档案编辑、跨平台办公室、团队协同合作
核心价值:把复杂的团队合作变成简单的多人共用云端作业系统

Google Drive 可以做很多超越一个云端同步硬碟可以做的事情,而他最大的价值就是打造一个云端工作平台。我们可以在Google Drive 上安装各式各样的云端 App ,这样一来我可以在网站上直接编辑各式各样的档案。这意味着我到任何一台电脑上,打开 Google Drive 就会是一个跨平台、跨装置并且我惯用的云端办公桌。

透过 Google Drive 打造的云端办公桌,可以让我们去掉那些对个人电脑的管理,减少那些档案移动备份的动作,更快进入执行工作的状态。

而在团队合作上,Google Drive 的意义就是可以让所有团队成员共用同一个办公桌,这样就大幅简化了档案交换、文件合作、资料沟通的复杂路径,把合作变成一件再简单不过的事情。

googledrive

8. Dropbox

解决问题:档案同步、档案分享、资料备份管理
核心价值:把繁琐的档案管理变成简单的档案合作

也有很多团队会使用 Dropbox 当作他们核心的专案管理平台,尤其当他们最主要的需求是在档案的共用时。透过共享不同的资料夹,团队成员可以到每个资料夹中找出自己需要的档案,或是放上新的档案给其他团队工作者。

加上近期 Dropbox 有一系列功能上的更新,慢慢的让这个档案同步、共享平台,也能有更多办公室里的编辑、沟通利用,简化我们在办公室的档案管理工作。

dropbox

9. Google 日历

解决问题:专案进度规划、工作时程共享、团队会议通知
核心价值:把最复杂的时程规划用最简单的行事历管理

一般我们对 Google 日历的想像就是一个简单的月历,但是如果懂得活用这个最简单好上手的日历,其实也可以成为有效的专案管理工具,不仅能够排出漂亮的进度时程,也能轻松的和团队一起共享与协作。

如果说上述的专案管理方式对你来说太专业,甘特图太复杂,那么其实不用想太多,就直接试试看在 Google 日历完成你的团队专案管理吧!

Google Calendar

10. Coggle

解决问题:目标规划、脑力激荡、个人或团队皆适用
核心价值:把​​四散的想法变成有脉络的架构

职场专案管理中有一个很重要的需求常常被忽略,那就是创意的需求。任何工作都需要创意,不仅是产品的设计,也包含工作流程怎么改造。创意可以是强化工作效率的基础,创意也是职场工作者们把任务更快完成、完成得更好的武器。

所以像是「Coggle」这样的心智图服务当然也是专案管理软体,当专案还在企画阶段时,心智图帮助我们收纳想法,把想法变成可以执行的计画图。当专案在执行阶段时,心智图帮我们梳理步骤,把多条进度变成有组织的流程表。

加上 Coggle 不只可以个人使用,更可以团队合作,当然也是职场工作者们把困难事情变简单的必备工具。

mindmap

11. Sketchboard

解决问题:脑力激荡会议
核心价值:把​​天马行空的沟通变成具体图像的整理

当你在职场上遇到需要主持会议的需求时,要怎么把大家的想法用有条理的方式组织起来?不妨试试看「Sketchboard」。它可以让多人一起自由地画出心智图、流程图,或是任何自由发挥,可以说是脑力激荡会议最直接有效的统整工具。

加上它可以云端工作,也就是大家不一定要面​​对面开会,同样能一起脑力激荡。

sketchboard

12. Comcepteboard

解决问题:设计沟通会议
核心价值:把天马行空的沟通变成具体图像的整理

Comcepteboard 和前面的工具很像,但更适合多人在线上一起进行设计上的图像沟通。当你的专案进行到设计的部分,每个人都有不同意见但没有人可以知道对方在讲什么时,不如打开这个线上会议白板,让大家用标注的方式在图像上清楚地沟通设计,这样可以减少你的许多麻烦。

Conceptboard

13. Zoom

解决问题:团队远端会议
核心价值:把​​困难的视讯会议变成简单的会议管理

最后要介绍的「Zoom」,本身虽然不是专案管理软体,却是专案管理过程中不可或缺的会议工具。尤其当你要组织多人远端会议,又需要有很好的工作沟通工具(例如会议白板),也需要有效的事后管理(例如会议录影),这时候 Zoom 都能派上用场!

zoom

以上这 13 个免费、好用的专案管理软体,是我这几年工作过程中实作过觉得真的帮助很大的选择,通常每个职场工作者应该在工作生涯中一定有需要他们的时候,或者其他两到三款甚至是我们一直必须使用的工具,推荐给大家参考,也欢迎大家一起补充讨论。

AJunTalk

如何提高个人和整体的办公效率,答案在这里。

有好的产品或者项目希望我们报道,猛戳这里 寻求报道

文章评论(-)
后参与讨论
正在加载中

1 元

2015-7-15 11:11下一篇

这一次,这些小伙伴和他们的诺娃·兰切尔更合拍|自制原生桌面获奖作品公布

2015-7-14 17:28上一篇