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weizhizao 2015-8-25 10:39

Esor

大概在三四个月前,我决定给自己一个研究课题:把五六年前还会一直带在身上的纸质笔记本重新「装备」,练习如何把手写笔记与我目前使用多年的数字笔记方法在工作学习上进行搭配。

如果你问我为什么这样做,倒也不是说觉得哪个方法更好,因为研究工作方法多年,我更确信的反而是「每一种工作方法都有他们所适合的人」,无论是喜欢完全使用手写纸质笔记、完全使用数字笔记(以前的我),或是混合使用纸质笔记与数字笔记(现在的我),都一定有其需求,也有各自不同的使用方法。

所以,我想做的只是试试看如果把手写的纸质笔记,和多媒体输入的数字笔记搭配使用,可以激荡出什么火花?以及在实践上,为了解决工作与学习的各种问题,可以延伸出什么更好的解决办法?然后可以把这样的经验分享给大家。

在行动数字工作架构下,纸质笔记的两大优点

我以前也是一个纸质笔记爱用者(谁不是?因为以前也只有纸质笔记),所以在重新找回一本笔记本后,很快的也找回当年的使用感觉,但是相对的在已经习惯用数字方法整理资料多年后,我也很迅速地发现在我的数字工作架构下,纸质笔记最能发挥效用的两大优点。

纸质笔记的这两大优点,分别是「避免数字干扰」,以及「开启第​​二个视窗」。

1. 为什么需要「避免数字干扰」?

「避免数字干扰」是为了解决使用数字工作时容易出现的各种「被打断」的情况,尤其是「行动中」的数字工作情境,这通常也是笔记最常出现的情境。

除非你是一个打字神速并且非常习惯善用数字工具的人,要不然下面这些「被打断」的次数会更加频繁且严重,甚至反而让工作无法专注:

  • 忘记这个功能怎么操作。
  • 操作太复杂从而占用自己的思绪。
  • 弹出各式各样当下无关的通知。
  • 各种效能、网络与 BUG 引起的宕机、延迟、出错问题。

明明只是要把一个老板刚刚在会议室中跟我说希望在海报设计上进行的修改记下来,我如果要先拿出手机、唤起 App、打开原本的海报图,打开图片注解 App,然后切换介面、唤起功能,才能「记下」这件事。

但这么麻烦的纪录过程可能让我错失接下来继续进行的会议内容,或是要让老板等待尴尬的我,那么不如直接在纸质笔记上画出草图写上注记即可。

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2. 什么时候需要「开启第 ​​二个视窗」?

「开启第二个视窗」则是为了解决行动工作时数字设备分身乏术的窘境,如果在办公桌大电脑上要开启多个视窗同时查资料、写笔记、执行工作是相对简单很多的,可是在会议室、采访、行动移动中,这就不是一件容易的事情。

手机上本来就很难开启多视窗工作(有这个功能,但效率不比桌机),平板电脑屏幕不大要开启多视窗工作也有难处,但是如果这时候一边要让数字设备处理某个工作,而又要一边做笔记时怎么办呢?

  • 一边用手机录音,一边要写下采访记录或听讲心得。
  • 一边用手机查询资料,一边要写下心得注解。
  • 一边正在用平板电脑做会议记录,一边忽然想要把一些自己延伸的想法写下来,这时侯要在平板电脑上多打开一份文件视窗吗?
  • 上课、听讲时接收到的资讯与引发的想法很零散,想要全部记下来但又不互相干扰时。

那些很不正式的、我自己胡思乱想的,或者只能用涂鸦表达的思绪(或者说,用涂鸦安抚心情,就像以前我们喜欢在学校课本上涂鸦一样),但是现在明明是正式会议的进行中,那么旁边摆上一本纸质笔记,我想要怎么记就怎么记,也能把这些记录与正式工作文件隔开。

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在哪些情况下,我会舍弃数字设备,使用手写纸质笔记?

在纸质笔记与数字笔记工具的搭配中,为了解决上述两大需求:避免数字干扰、开启第二个使用视窗,在哪些情况下,我会使用纸质笔记来做记录呢?

1. 准备等等上台简报或报告要用的小抄

最近的工作中常常需要在会议时做报告,原本我想说当然就用 Evernote 先做好小抄笔记,等等上台报告时打开手机或平板电脑上的小抄笔记做提醒不就好了,但是实践中,就会出现我前面提到的许多「数字干扰」,例如手机很容易一紧张不小心把屏幕按灭,要找回刚刚开启的数字笔记视窗更容易在紧张时手忙脚乱。

所以后来我就改用在纸质笔记上先腾写一份要上台做工作或项目报告时的最重要小抄,这样上台时透过小抄除了可以提醒我要讲的重点,而且我还会在小抄上预拟一下报告的最佳流程,提醒我自己怎么提纲挈领,不要讲得落落长又让人觉得乏味。

更多时候,在公司里的大会议中,可能是需要等等才轮到我上台做报告,在这种情况下其实听着别人报告里的优点缺点,一定马上会生出许多新的想法,或是想要修正自己报告的顺序,这时候我都会当下用纸质笔记写在小抄中,上台时带着这个不会断线或跳出的「第二视窗」当助理,更加万无一失。

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2. 不在电脑前接收任务时,尤其任务又很复杂时

有时候,我可能被叫到主管办公桌前讨论项目,或是在会议结束、讲座结束后大家站着讨论事情时,这时候都可能有一些「任务」被传达过来,那么要怎么记住这些任务会比较好呢?

我自己实践的经验是,如果这个被传达给我的任务很简单,例如哪一天哪一刻要去哪里开下一个会议,或是一件回办公室记得要做的行政工作,那这时候我反而喜欢用「数字工具」直接记录下来,例如把行程加上 Google 日程表,把简单工作命令加入 Evernote 提醒。

但是,如果这个讨论开始变得复杂时,例如在讨论某一个项目的产品设计,可能一次针对五六点小项目进行讨论,但这时候我又无法拿出电脑作记录,那么就是我的纸质笔记派上用场的时间了。

面对这些复杂的任务讨论过程,里面可能有很多必须执行的待办事项,也有很多需要思考的小细节,而记录的时间又很短、记录的情境很窘迫,也就只有拿在手上万无一失就能速记的纸质笔记可以最好的写下记录。

当然,这对我来说只是暂时记录,当我稍后回到电脑桌前,我就会把这复杂任务腾写到真正的数字笔记或待办任务管理服务中,因为数字上更好管理与提醒。

3. 临时想要画脑图、流程图,初期要构思图像内容时

虽然有很多软件、App、线上工具可以画出好看的脑图、流程图,这部分电脑玩物也有许多介绍,但是我自己并非任何时候要画脑图、流程图时,都会开启这些工具。

通常我会区分出两种情境,第一种是我已经想清楚了,现在我只是要把自己的想法用脑图画出可以放入简报中的图画,或者要把自己的计划架构用流程图画出来好让客户与主管可以理解,这种「作为成果」的脑图和流程图,我一定是使用像是 Coggle、Mindly 这样的脑图工具,或是 Draw.io 这样的流程图工具来画。

但是第二种情境是,很多时候我还没想清楚,甚至可能只是一点点想法的萌芽,这时候想要把无意义的想法随时延伸,看看有没有新的可能性,于是我透过自由且散乱的流程图、脑图来构思想法,或是透过完全不美观的手绘草图来想一些设计概念,这时候我就倾向「不要依赖数字工具」。

因为第二种情境中,数字工具有太多数字干扰,这些干扰会打断我们的思绪,反而让想法无法奔放,所以现在我倾向这时候直接打开纸质笔记,在上面先自由的乱想,然后后续在整理到数字笔记或文件中,或是真正用软件画出成形的架构。

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4. 面对那些复杂的会议、有很多想法启发的演讲、更需要专注在思考的阅读时

纸质笔记当作「第二个视窗」的概念,也会延伸到我面对一些复杂会议、一​​场好演讲、一次需要专注的阅读时,我就会用纸质笔记当作一个可以收纳我那些四散想法的「暂时的」第二个视窗。

这是什么意思呢?例如下面是我在一次讲座论坛中的笔记,我自己听讲座时想法很容易受到启发而有各种发散的心得,这些心得不一定跟讲座有关,而可能跟我各式各样正在进行、想要进行的计划有关,如果要在手机或平板电脑上做笔记,我可能就会想要打开多个笔记视窗来记录,但这样切换很麻烦。

这时候纸质笔记的好处就是大大的页面上,我可以临时随意画出一个一个区间方格位置,然后即时让每一个项目各自的记录之间有位置的区隔。

例如下面这个论坛笔记上半部有一些我想做 3D 打印议题的启发,下半部则我自己在听课时连想到纸质笔记与数字笔记搭配应用的方法,这已经跳脱了听课的范围,但一样是我们会想要记录到笔记中的。

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于是,我就会这样很简单、很自由的在纸质笔记画出空间区隔,画出一个一个「视窗」,但这些视窗比数字视窗在临时记录时更方便,可以记录并区隔我的不同想法与启发。

我没有在纸质笔记上实行现在很流行的方格笔记黄金分割法,因为那个方法的目的是要在未来的纸质笔记中整理笔记、使用笔记,所以才需要黄金分割。但是对我来说,纸质笔记不是我整理资料的终点,所以我在纸质笔记上作黄金分割似乎意义不大。

真正的笔记整理,以及笔记未来的使用,我还是会选择回到数字笔记本,例如 Evernote。像是上面那样我在一次论坛中联想到的纸质笔记与数字笔记之间的搭配的想法,我事后就会把纸质上这一个小方块里的内容拍照存入 Evernote 中,并在 Evernote 里延伸出今天这则文章的架构与内容。而那则论坛纸质笔记里其他方块中的速记,我也会一一根据不同方块位置分别拍照,归档到各自相关的计划、项目、想法专属的数字笔记中。

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我如何把「纸质笔记」整理到「数字笔记」?

我常常在电脑玩物分享的数字工作心得之一就是:资料要在数字知识库里更容易保存、连结、搜寻与使用,并且随时可以重新整理排序,又能随身携带所有内容,这是「数字第二大脑」的概念。

所以上述使用纸质笔记的情境过后,我不会让资料只是留在纸质中,一定会透过最简单的拍照功能,例如 Evernote 手机笔记 App 中内建的文件相机功能,打开相关的笔记,把这一页手写记录拍照后插入该则相关笔记里。

实际的情况可能是:

我正在进行某个 A 企划,这个 A 企划在 Evernote 中有一则项目管理笔记记录整个工作流程与重要资料,后来有一次在听演讲时我被启发了一个跟这个 A 企划有关的新想法,当下我用纸质笔记画出概念流程图,但是事后我会打开这则 Evernote 上的 A 企划笔记,然后把之前演讲里写在纸质笔记上的这一小则相关片段拍照插入笔记中。

这样一来,就可以统整我从不同管道、用不同方式产生的想法。

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或者有时候我也不只是拍照到数字笔记本中作为备存,有可能在纸质笔记上我只是天马行空的随意写、随意想(这是纸质笔记对我来说最棒的用法之一),这时候还需要整理。

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于是我就会拍照把这则纸质记录插入数字笔记后,在数字笔记中一边参考,一边开始正式打出我的想法与计划。因为最后正式的想法与计划,一定是千锤百炼,一定需要反覆修改,而最适合不断修改、补充、删除的整理处,还是数字笔记。如果透过我之前提到的数字三层笔记法(行动-构思-封存),就能不断累积与收集念头、形塑想法,最后产生行动。

所以在我回归使用纸质手写笔记的方法后,我将纸质笔记当作「收集想法的最重要管道之一」,因为它可以避免数字干扰、不会断线宕机,是最容易使用的第二视窗,收集到的资料则可以用简单的拍照与誊写,最后统整到数字知识库里,成为自己以后搜寻、组织、重整、延伸的辅助。

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