weizhizao

2015-09-08 11:05

Esor

我倒不是一个反对邮件沟通的人,事实上我认为愈重要的事情我愈想用正式的邮件来沟通,一方面给对方考虑思索的时间空间,一方面让双方可以留下有凭有据可以查询的资料。

但是我也发现大家对于太琐碎的邮件沟通,以及常常出错的邮件沟通缺乏耐性。

大量多余的邮件,以及失误率提高的工作状态常常是互为表里的。当我们为了确认一份文件内容而反反复复的邮件往来修改,以为改完了,又临时想到什么再改一下 ​​,当你以为把最新版本文件寄给大家了,但这时候就很有可能有人漏失了最新版本的确认,因为太繁杂了。

这些大量的邮件不仅增加了失误率,也增加同事处理杂务的时间,他们不仅要为每封邮件做确认、做整理,还要被常常不知道是不是重点的邮件通知打断工作节奏。

在这个云端工作时代,我们可以更聪明地进行邮件沟通,就从减少不必要邮件通知,增加沟通正确率与传达率,也增加同事处理重要事情的时间开始吧!

下面我整理自己工作经验中 8 个可以有效「减少邮件数量」的具体做法,提供大家参考。

团队方面

1. 协同合作

比起用电子邮件在多人之间寄来寄去交换编辑档案,不如使用云端协同合作的方式,把要多人一起确认、编辑的文件共享给整个团队,让团队里每一个人都能即时线上同步编辑,这样就省去了彼此邮件往来确认档案、更新文件的时间。

而且当多人共同编辑一份文件时,每一个人打开文件就是最新版本的文件,里面有最新的修改,或是最新的注解、建议,与讨论,这样也避免有人还是只有旧版档案的失误。

我推荐大家两个值得尝试的团队文件协作平台,一个是 Google Drive,一个是 Quip。

2. 完整计划

寄送邮件之前,我会先在自己的笔记中拟好完整的邮件内容,如果没有那么急,那么我会先搁着,过一下子后再看一次,看看有没有可以补充得更完整,修改得更简洁的地方。尤其如果是要交代任务,或是要询问问题的邮件,更要清楚的把任务与问题具体的列举出来,让对方一看就懂,并且准确接收到所有事项。

如果没有事先想好完整计划,就随手想到什么就寄出邮件,那么很容易要再补充第二封、第三封说明,这都增加了遗失与漏看的风险,也增加彼此的工作时间,如果整个团队都这样寄信,那么就很难保持工作的效率。

不要想着赶时间就寄出邮件,避免即时带来的琐碎,想好完整计划再寄出,也是减少邮件数量并且让任务准确传达的方法。

3. 共用资料

如果团队常常要交换情报、互通工作资料,甚至有一些团队必备的文件档案时,比起每一次有新资料就发邮件寄给大家,不如利用一个云端硬盘,开一个团队共享的资料夹,把所有团队需要的共用档案、文件集中放在这里,大家有需要就上去取用最新版的资料,会比寄送邮件给大家,要大家自己收集整理要有效率得多,也让团队工作统一。

只是有时候需要交换的可能不只是档案、文件,也可能是团队之间需要常常互通企划想法、共享会议纪录、交换重要情报,这时候与其每次都寄信给大家,但是要担心有没有人没有收到信,不如利用像是 Evernote 这样的共用笔记本功能,更适合用来共享与交换各式各样不同类型的资料。

4. 进度同步

当团队之间需要协调工作进度,或者需要确认会议时间,你有没有遇过因为时间一直改动,结果一直有新的邮件寄来通知会议时间的更改,最后导致总会有些人错过邮件而记错时间。

这时候,不如团队之间共用一个 Google 日历的团队日程表,团队在上面预排好会议时间,如果有所修改,团队的共用日程表上就即时更新,而其他人在自己的日程表上就会看到最新的进度。如果懂得搭配 Google 日历的团队协调空档时间的功能,那么甚至可以把约订会议时间这件事情变得更加简单。

5. 任务交代

更进一步的,如果需要常常确认彼此的工作进度,或是需要询问专案的下一个步骤,那么比起用邮件沟通回报,不如利用一些云端的多人专案工具,让大家同步一起看到整个专案的进度,甚至安排彼此的任务,这也会比用邮件交代要清楚的多。

因为如果没有做到第二点的事先完整计划,那么在用邮件传达任务时,有可能太琐碎,导致对方没有完整接收讯息。而当任务传达都在邮件中时,大家要找回之前被交代的任务,如果没有自己做好任务管理,就变成要回邮件里慢慢找,这也增加很多额外工作时间。

如果利用像是 Trello 这样的多人共用任务看板,把每个人的任务写在看板上,要修改时就修改,因为大家只要连上同一个看板,就会看到最新的任务进度、安排与资料状态,每个人不仅不会错失自己的任务,也更容易找到任务资料,并且这些都不需要额外用邮件来沟通。

个人方面

6. 节制时间

前面提到的是我自己经验上团队合作时可以简化邮件流程、减少邮件数量的方法。但是有时候团队工作并不一定能马上改变原本的邮件工作流程,所以后面让我补充几个「个人工作」时可以减少邮件数量的方法。

第一个我自己实践的方法是,如果你的工作允许不用马上回复所有邮件的话,那么帮自己设定每天工作时看邮件的时间限制,例如我自己限制自己只有每天早上把今天最重要工作完成后,中午甚至下午才第一次打开邮件来处理新任务,并且处理完这一批后,下一次就是等下班前再整理一次,作为明日工作的准备。

如果先限制自己处理邮件的时间,让自己花更多时间专注在重要任务上,那么虽然邮件数量不会变少,但你就不会受到一直出现的新邮件的干扰,在每次整理时还能一次大量删除不需要的邮件,实质意义上也是减少邮件工作时间。

7. 自动分类

很多年以前,我就在电脑玩物中提倡「清空收件匣」的做法,把处理完或是处理不完的邮件,或是那些不需处理的邮件都移出收件匣,让收件匣保留今天一定要处理的邮件,并且最好在下班前清空他们,也就是完成他们。这带来的好处就是邮件里重要的任务被明确的凸显出来,让自己知道应该专注在哪些工作上。

而如何移出那些不重要,或是根本不需要的邮件呢?像是 Gmail 的「自动分类」功能就很有帮助,把那些通知、更新、电子报类的邮件自动移除,让收件匣只有别人寄给你的真正任务,这也是在意义上减少了邮件的处理数量。

8. 延迟处理

邮件工作的简化的最后一步,我建议大家找到一个可以帮我们「延迟处理邮件」的工具,也就是把那些不需要今天马上处理的邮件先延后,等到晚几天、晚几周需要处理时再自动出现,这样也让我们的邮件不杂乱,减少个人收件匣里不相干的邮件,但是又能记得在真正需要时处理他们。

可以帮我们延迟处理邮件的服务,有像是 Google Inbox,或是 Dropbox 旗下的 mailbox,以及微软最新推出的 Outlook App,这么多服务都可以帮我们延迟处理邮件?是的,因为「简化」邮件流程、「减化」邮件数量,正是这个新时代更有效率的工作方法。

虽然我知道在目前实际的职场上,很难上面每一个方法都确实做到,连我自己的工作环境都不一定可以,但这可以当作我们慢慢规划、改变自己工作方法的目标,持续地往减少邮件沟通的目标迈进,让工作也减少杂乱与失误。

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AJunTalk

(这里替换有话说内容)

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