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weizhizao 2015-9-29 16:13

写在前面:

这是我在《打开大家的 Evernote 笔记本:50 位职人 x 50 种思考 x 50 个活用,为什么这样做笔记可以解决 80% 的工作问题》一书中,针对采访「项目管理职人」章节所写的总论,先分享我自己利用 Evernote 来做项目管理的基本流程,然后才带出不同职人们如何把 Evernote 提升到工作系统的高度。

我自己很喜欢这章节,对我来说 Evernote 更大的意义不是在于笔记,而是如本文标题所说的:「琐碎任务的工作流重整」,尤其当我们个人必须面对琐碎复杂的任务时,Evernote 结合档案管理、笔记整理、流程排序的方法,可以建立我们自己更有效率的工作流程,而这就是「个人项目管理」的目的。

所以,我将书中这篇自己利用 Evernote 做项目管理的流程心得,以及如何搭配项目管理六个阶段:「收集-整合-关联-排程-检讨-专注」的实作经验,分享到 Blog 中,提供大家一窥书中内容,也欢迎大家一讨论你的项目管理方法。

正文:

出自《打开大家的 Evernote 笔记本》的「把繁忙事情变简单的项目笔记本」章节。

章节引言:

Evernote 对很多朋友来说不只是资料库、不只是笔记本,也可以是项目管理工具。别的不说, Evernote 公司自己也是用 Evernote 来做项目管理。那么,用 Evernote 进行项目管理有什么优点?有哪些方法?这个章节,我要访问几位项目管理的专家,包含 Evernote 的员工,让我们一起来分析他们如何用 Evernote 解决项目工作问题。

最重要的是,Evernote 是一个可以把复杂的事情组织化、把零碎的资料统整化的工具,而这正是当我们面对庞大充满枝节的项目时所需要的,只要我们找到善用他的方法。

章节总论:琐碎任务的工作流重整
副标:我如何在 Evernote 控管几个月以上的大项目?

1. 收集:让统整项目大小事只花一次工夫

让我们从必须面对一个「大项目」来开始设想,例如对我来说可能是六个月以上必须制作完成的一本新书,对你来说可能是两个月之后要筹办完成的一个表演活动,或者对老师来说是这一学期的课程教案设计,对开发者来说是他的产品项目,对行销人员来说是他必须企划的一个广告项目,对夫妻来说或许是他们的婚礼项目。总之,就把你生活或工作上可能遇到的大项目拿出来想像一下,你觉得第一个遇到的问题可能是什么?

对我来说,这个第一个遇到的大问题就是,一个长时间的项目会产生「数量非常多的任务、资料、文件、会议、邮件、通讯与笔记」,而整理、找寻这些散落的大量资讯,可能是拖慢我们项目进度最大的原因之一。

或许我们会在需要一个档案时忘记把他放在哪里而花上很多找寻的时间。或许我们一下子要去邮件里找出客户传达的要求,一下子要到会议记录里找出我们确认过的事项,明明是处理一件事情却要在很多地方找资料。或许因为东西分散得太琐碎,让我们每次进行项目时总觉得脑袋快要爆炸,看不到整个项目清晰的脉络与步骤在哪里。

我要如何把这些项目大小事项有效的管理?对我来说,这些问题可以纳入 Evernote 的工作流程来解决。

而第一步就是解决「数量非常多的任务、资料、文件、会议、邮件、通讯与笔记」散落在不同的工作资料夹、不同的工作工具中,要整理搜寻时必须花上很多时间的问题。

因为 Evernote 可以把笔记、文件、档案、邮件、即时通等内容都收集在同一个笔记本中,所以我会在进行项目的过程中,有任何新的工作步骤产生新的资料,我就立刻收集到 Evernote 再处理,把 Evernote 当作我的项目工作中心,也让「工作过程的记录」尽可能统一在 Evernote 中。

  • 客户传来一封邮件交代要求:转存到 Evernote 后重新整理出待办清单。
  • 和同事在即时通讨论工作要点:复制到 Evernote 以备后续查询。
  • 准备撰写一个活动企划:在 Evernote 写出大纲与草稿,收集相关资料。
  • 和老板开重要的工作进度会议:把会议记录与决议写在 Evernote。

这样一来,起码我不需要在进行项目时烦恼自己需要的资料在哪里,反正一定有他的轨迹留在 Evernote 中,从 Evernote 找起就好。更进一步的,我也可以从 Evernote 里完整的看到自己的工作流程所产生的记录,方便任何时候回顾与反省。

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尤其工作过程很多时候产生的是想法、讨论、企划甚至一个设计与大纲草稿,这些大脑里的资料更适合统整在 Evernote 这样的工具中,而一个长期项目里庞大的大脑资料一定需要地方去统整。

2. 整合:纸本、邮件、会议和文件合并成任务

最重要的是,我们可以在一则 Evernote 笔记里整合图片、文字、录音、档案等不同类型资料。所以我会把项目里同一个任务产生的不同邮件、纸本、会议、文件,尽可能统整到一则 Evernote 笔记里,用「合并记事」功能就可以把这些资料统整成一则笔记。

而当一个任务就是一则笔记时,而且需要的资料与档案都在同一则笔记里,我要处理这个任务就简单多了,资料可以统一,还可以在笔记里重新排列我需要的顺序,并且在笔记中注明重点或待办事项。

例如我要制作一本新书的封面,这时候可能有和美编往来的邮件、有和主管讨论的意见、有我收集到的参考资料,这时候我会把这些资料统整到一则 Evernote 笔记中,这样我就可以在这则任务笔记里专心完成这个任务。

这则笔记里除了有我需要的任务资料,我还会在笔记的最上方建立待办清单,让我清楚知道要执行这个任务必须完成的步骤。

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大家也可以看到现在的新书封面和原本的设计有了南辕北侧的改变,但这个封面任务的修改处理过程,都会在我的同一则封面设计任务笔记中,留下完成的纪录,包含了想法、讨论、草稿、待办事项。

3. 关联:用目录连结建立项目鸟瞰图

把一个项目需要的资料都统整到 Evernote,并且用 Evernote 合并笔记的功能整理出一个一个独立的任务笔记,这时候 Evernote 里拥有我需要的所有项目资料与任务,但是一个项目的小任务可能有几十个到上百个(看你项目的复杂程度),这时候如果任务只是一则一则笔记分散在 Evernote 中,就算可以搜寻,好像还是不方便。

而且在散落的笔记里也看不到这个项目的「整体脉络」,所以这时候我会利用「记事连结」的功能来建立这个项目的总目录笔记,我称呼这一则笔记叫做「项目管理笔记」,我可以在这则项目管理笔记里连结所有项目需要的任务与资料,并且排列出项目的项目分类。

这样就从一则项目管理笔记中看到这个项目的鸟瞰图,可以了解项目需要的所有项目,可以快速连结需要的参考资料,透过这样的方式,Evernote 管理项目就可以很有效率,不会混乱。

2015-09-20

我们需要对整个项目有一张「鸟瞰图」,而对我来说就是利用 Evernote 来制作出整个项目的总目录笔记,在这则笔记中可以连结到所有的子任务,并让我从一则笔记来总揽所有的任务安排与资料位置。

4. 排程:建立项目流程进度与待办事项

当然,只是把项目资料有系统的整理,还不能说是真正的项目管理,到前面这一步,我们只是在 Evernote 中找出一个整理琐碎资料任务的好方法,并且建立一个大项目的总览图而已。所以接下来的步骤更重要,就是我们可以在这则「项目管理笔记」中开始进行简单的任务排程。

对我来说,我会在这则项目管理笔记中把执行这个项目需要的步骤依据顺序建立成一个一个待办清单,依此排列所有的记事连结,这样一来我就只要依照这则项目管理笔记的待办顺序,依序把事情完成即可,而要执行每一个任务需要的资料笔记,就在这项目后面的记事连结中。

另外我还会在项目管理笔记的最上方增加一个叫做「大事记」的栏位,因为根据我执行项目的经验,除了我原本预设的「基本流程」外,每一个项目执行时一定有很多「额外流程」、「意外事件」,这时候我可以把这些额外需要的行动写在「大事记」。

一则项目管理笔记对我来说就肩负了三个任务:

  • 让我看到这个项目已经完成与未完成的步骤。
  • 整个项目的工作流程与目前进度。
  • 每个步骤后面,有执行这个任务需要的笔记资料连结。

如此一来,也就完成了在 Evernote 中的项目管理。

5. 检讨:让项目流程变成范本笔记

在 Evernote 中收集所有项目资料、整合任务笔记、建立项目排程的项目管理笔记,这一系列动作本身对于未来新的项目会非常有帮助。

因为我们工作上可能常常有很多项目是彼此重叠,或是彼此相关的,当我们把前一个项目的资料与流程统整到 Evernote,那么常常下一次新的项目也可以直接参考或连结。

例如出版社的工作就是制作一本一本书、老师的工作就是设计一个一个教案、行销的工作是企划一场一场活动、开发者的工作是企划一个一个产品,对一个职场工作者来说,他常常是必须重复去做一样的工作类型,那么这些项目之间一定有关联性、互相参考性。

这样一来,如果项目工作过程都储存在 Evernote,下一次要做同类型项目,只要搜寻过去纪录,就可以找到许多既定的文件范本、企划格式,甚至基本工作的排程,这样我们是不是就不用从头再设计一遍?

所以我也会把前面讲的项目管理笔记中制作的流程,变成一个只有空架构的「范本笔记」,方便我每次执行同类项目时,只要先套用固定的范本,就能马上形成工作的基本雏型。而且大家可以持续去修改这个范本,根据每一次经验来检讨优化范本的步骤与流程,让下一次工作使用的范本又比这一次更好。

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6. 专注:把项目管理笔记放入工作捷径

当我开始执行一个项目时,就会把资料丢在 Evernote,然后在 Evernote 里建立项目管理笔记,开始用这一则笔记去控管所有工作需要的任务与资料,但是 Evernote 的笔记那么多,我要如何让这则最重要的项目管理笔记「总是被我看到」,可以最方便的使用它呢?

这时候我最基本的做法,就是会把进入重要执行阶段的项目管理笔记「放入」Evernote 的「捷径」区块中。

在 Evernote 的电脑版、App 版与网页版的上方或左上方,都可以看到这个「捷径」(有些版本中是一个星号),我们可以把自己觉得重要的笔记、记事本、标签放入这个「捷径」中,顾名思义,它的好处就是我们随时可以看到,并且方便取用。

而我把这个「捷径」区块当作「近期最重要的事情」的意义来使用,最近我每天都要关注的笔记,我就会放入「捷径」提醒自己,而最重要的项目与其项目管理笔记,当然也就放入捷径中,提升到 Evernote 最重要的位置。

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AJunTalk

(这里替换有话说内容)

sandian-appso

题图来自:酷站海洛创意

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