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weizhizao 2015-11-13 11:22

如何调整自己的数字时间管理、项目管理系统让其更有效?

如何确认我目前使用的数字工具串连起来的工作流程没有疏漏?

很多朋友会询问我上述这样的问题,尤其现在数字工具的选择那么多的情况下,怎么判断与检验自己的工作流程是相对的较佳流程呢?自己使用的管理工具是堪用的呢?

或许一个有点古老的品管概念可以帮上我们的忙,这个概念通常被称为:「PDCA 循环」,而最近也看到有些文章提出了「PDCFA 循环」,无论哪一种循环,他的目的都是要「建立一个可以不断自我进化的系统」,而当你的工作能够改善成长,这就是一个好的时间管理、项目管理流程了。

一、何谓 PDCFA 工作循环?

我们可以依据这五个标准,来一一检查自己使用的数字工具、工作流程是否达标?

如果能够满足 PDCA 循环、PDCFA 循环的要求,那么这个单一的数字工具本身就可以称得上是一个值得一用的时间管理、项目管理工具。

而如果要检查的是自己的工作流程,也一样可以看看是否满足 PDCFA 要求,就能知道这个流程是否还有严重疏漏。

那什么是 PDCFA 五个标准呢?下面是一个简单的解释:

  • P(Plan):是否适合建立目标计划?关键是可以建立明确步骤流程。
  • D(Do):计划执行过程是否有明确记录?关键是可以在行动中收集资讯。
  • C(Check):是否能评量与反省之前的执行过程?关键是 P 与 D 可以在此方便的比较研究。
  • F(Feedback):是否能把这样的记录与反省跟团队交流?关键是整个 PDCA 流程可以协同合作。
  • A(Action):是否能根据检讨建立下一次更好的 SOP?关键是能够参考 C 的成果产生新的行动。

在一般工作管理的过程中,PDCFA 帮助我们从建立目标到检验目标,最终产生下一轮的新改进行动,可以说是管理的简单铁则。

所以,把握住上面简单的 PDCFA 标准,我就能用来检验自己想要使用的数字工具是否堪用,是否能担任有效的时间管理、任务管理、项目管理职责。

二、用 PDCFA 原则来挑选好用的数字工作管理系统

下面我就来做个简单的检查示范。

以 Evernote 工作系统来看:

  • P:可以用「项目管理笔记」建立明确流程。
  • D:行动过程中很适合收集所有任务过程、相关资料到项目分类。
  • C:透过记事连结,整合每个任务的现在状态与过去记录,方便比较。
  • F:透过共用记事本与团队伙伴交流讨论。
  • A:随时都能找到过去的项目流程范本,建立更好的新流程。

以 Trello 工作系统来看:

  • P:可以用看板与卡片建立非常清晰的目标流程。
  • D:卡片中可以详细记录讨论、档案、任务与合作过程。
  • C:所以任务卡片资料都能保存并随时搜寻,并且依据任务状态移动重新整理。
  • F:透过共用看板与团队伙伴交流讨论。
  • A:随时都能找到过去的项目流程看板,建立更好的新看板。

以 Google 工作系统来看,可以搭配不同 Google 服务串连出 PDCFA 循环:

  • P:「进攻型日程表」的项目管理。
  • D:Gmail、Google 云端硬盘的工作记录。
  • C:在 Google 云端硬盘统整资料并进行评量。
  • F:各服务都可以协同合作。
  • A:回到日程表进行下一个改进计划。

三、用 PDCFA 原则去活用工具

所以可以用这样简单的检查,来确认像是 Evernote、Trello、Google 云端系统都可以满足我们的时间管理与项目管理工作流程。而当你再遇到想要尝试看看的新工具时,想知道他能否当一个好的管理工具,可以用同样标准检查。

另外 PDCFA 的原则也可以反过来提醒我们应该如何去运用 Evernote、Trello、Google 这些工具,就从这五大原则出发去思考每个工具在这五个面向的活用方法,便能更极致的发挥每个工具的管理用途。

因为 PDCFA 的五大原则:计划规划、执行记录、检核评量、回馈共享、下一个行动,就是所有任务管理的基本流程,所以只要能满足这些需求的工具,就适合来当作你的时间管理与项目管理工具了。

声明:「领客专栏」所有文章均由原作者授权 AppSolution 发布/转载,任何个人/组织未经授权不得使用。本文转载自「電腦玩物」,原文链接:如何建立好的數位時間管理系統?用 PDCA 原則檢驗

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