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weizhizao 2015-11-17 10:48

回信十大原则 | 電腦玩物

在目前的职场上,电子邮件还是沟通讨论任务最重要的渠道之一,无论如何你不太可能完全不处理邮件,即使你的公司内部已经使用像是 Slack 这样的最新项目沟通系统,但免不了其他外部的工作依然会用邮件来处理。

既然邮件就像是一个任务接收、排程、处理的渠道,一旦管理不好,那么工作的节奏与速度自然就会被打乱,这时候除了使用像是 Gmail 这样的高效率邮件系统来加速工作外,还是有一些基本的习惯是在任何系统上处理邮件都应该具备的,可以说是回覆工作邮件的基本功。

在我不算长的十多年职场工作经验中,也累积了一些自己处理工作邮件的心法,不能说我的方法可以适合所有人,但毕竟是自己真实体验过的心得,应该多少有些帮助。

今天这篇文章就将其分享如下,也欢迎大家一起来讨论、补充与修正。

只有透过讨论,我们的工作方法才能持续精进!

1. 周期原则:在真正需要的时间才去检查邮件

从多年前开始,我就不再使用「新邮件提醒」的工具(所以电脑玩物上也不再介绍类似工具),因为一直让随时进来的新邮件发出提醒,就只是让自己被迫追着邮件跑而已。

或许我们应该尝试看看,给自己「订一个检查邮件的周期」,这个周期根据每个人的工作型态可能不同,例如你正在与客户为一个项目截止日在彼此确 ​​认最后细节,那这个周期或许是一个小时。如果你的工作就是处理邮件上的回信,那么这个周期或许是半小时。

但是如果是日常一般工作,以我自己来说,这个周期可能是每天的中午检查邮件一次,下班前检查邮件一次,这么大的周期跨度。

为什么呢?因为邮件只是接收了任务,我们总是「需要时间处理」吧?那么如果我们只是在接收任务而不处理,又怎么把任务完成呢?所以应该留下时间让自己可以去处理任务,即使一个小时不看邮件,先把一个小时前的邮件好好处理完成,我相信寄信给你的人也可以接受的。

有效的时间管理方法,就先从「不要自己干扰自己开始」。

2. 清空原则:定期清空收件匣

清空收件匣更是我执行了七八年的邮件处理原则,还记得开始使用清空收件匣方法后,我再也不害怕打开信箱,因为信箱里不会有杂乱的邮件,只有我真正需要完成的任务。

这就是我认为清空收件匣最大的好处,把那些完成的、不重要的、不想处理的邮件全部封存或删除,让收件匣里只有「即将要处理」的信件,这样打开信箱时才能专注在真正重要的事情上,也让自己更有时间去处理这些任务。

3. 当下处理原则:不要看了但是又不处理邮件

当我周期性打开信箱准备处理邮件时,我还会把握住「一旦看了就要立刻处理」的原则,要不然明明开信看了,却又因为犹豫而不处理,这样到时候不是一直放在信箱中,一直要再次打开信件一直花时间在犹豫吗?

所以看信时把握「当下处理原则」,让邮件立即进入下一步行动,才能更有效率地推进自己的工作,节省更多时间。

但是所谓的「立刻处理」,也不是立刻就要回信的意思,所谓的处理有几种方法:

  • 回信:当下几分钟内可以处理完成的任务,立刻处理完成然后删除这个工作。
  • 转发:需要交待给别人做、需要提醒别人的任务立刻从自己转移出去。
  • 延后:无法当下进行的任务,立刻排进待办清单,指定给它一个处理时间,让他先从收件匣消失(例如 Google Inbox 就有更好的延后处理系统)。
  • 删除:不需处理的,不想处理的,或许连看都不用看,直接删除(善用 Gmail 的自动过滤)。
  • 整合:重要的内容,立刻转入自己的统一工作资料库备份储存,或是纳入其他真正的工作排程系统中。

4. 单一任务讨论串原则:用任务或项目的概念区别回信

有时候我们要写一封邮件给之前的客户或工作伙伴时,喜欢找到旧邮件后再次回信,但是明明可能已经是不同的任务或项目了,这样一来,反而可能让不同需求的邮件搅在一起,我自己有时候也会犯这个错误。

所以我会提醒自己,一个邮件讨论串就是一个任务的原则,如果有新的任务要交代,而不是讨论旧任务,那就一定要开新邮件来处理。

千万不要想说图个方便,就直接用旧信回信。

5. 修改回信原则:回信时还是需要修改旧内容

而且就算是直接回信时,最好也能根据任务阶段去修改标题,并且把之前的旧信内容在回信附加内容中适度删除,要不然像是 Gmail 反覆回信后一长串的附带旧信内容,反而让邮件看起来很混乱。

6. 副本指名原则:如何善用 BCC 与 CC?

CC 是邮件副本,当我要发送一个任务给 A,但需要 B 和 C 也知道目前任务进度时,可以用 CC 副本的方式把 B 与 C 加入,传统的 CC 方法是让一个小团队一起追踪同一项任务进度的好方法。

但是,我们可以在这里加上一些小技巧让CC 副本更好用。

例如团队有五个人要同时 CC 知道进度,但是这一封回信的任务其实只针对其中的 A 与 B,那么我会利用原则 5 的方法修改回信标题或信件开头,直接指明是请 A 与 B 答复,这样其他人看到 CC 就更容易判断是否要认真查看。

另外更重要的是,让要把邮件发给多数人,但不希望其他人看到彼此的邮件信箱,那么一定要使用 BCC 密件副本的方法。

7. 标题指名原则:尝试写下有效的标题

寄信或回信时,写下好的邮件标题,就跟发表一篇文章需要一个好的文章标题一样重要。

因为你想想看,每个人信箱里每天可能都有大量邮件,你要如何让对方清楚看到你寄的这封邮件对他很重要?

在工作邮件中,我习惯使用这样的标题:「给某某:重点摘要 + 项目主题类型」,例如:

给 Esor:邀请电脑玩物演讲:如何架构云端办公室?

这样帮助收到邮件的人可以从标题很清楚的判断这封邮件到底对他有什么重要。

尤其一个公司里可能每天有大量一般性的通知邮件,只有这样写标题时,你的工作邮件才会在他人信箱凸显出来。

8. 重复条列原则:清楚在开头或结尾再一次条列具体行动与问题

虽然我们还是会在邮件里嘘寒问暖、解释前因后果,有时候难免长篇大论一番,但是我一定会把握一个原则:把需要对方采取的行动、想要对方回答的问题,在邮件里清楚条列出来。

可能把这些行动与问题条列在邮件的开头或结尾(有时候要看对方地位与熟悉度而定),但一定不可以只有长篇大论,这样别人真的很难抓到重点,要对方自己整理重点也没有礼貌。

所以我一定会在开头或结尾,把真正需要对方采取的行动与回答的问题,一条一条列出来,这样对方才能准确答复。

在交代工作时尤其要这样做,对方才不会看漏了。

9. 不聊天原则:不要把邮件当聊天,也不要把即时通当邮件

邮件与即时通是现代工作场域很重要的两种工具,而我们应该好好区分其用途,例如简单即时的问题或问候,可以用即时通。但任务型的交代,应该要用邮件。

如果要交代任务时,与其在即时通里分散交代处理,还是应该好好打开邮件,把任务一条一条列出来解释清楚,这样对方才能清楚收到。

10. 隔离原则:建立一个独立的任务系统

因为邮件系统本身就是一个干扰系统,我的意思是他就跟即时通一样,随时会在一个「我们无法控制的时间」里跑出新的内容,所以如果待在邮件系统里工作,就很有可能一直被新邮件干扰。

而隔离原则就是应该「赶快离开邮件系统」,在第一个原则周期性处理时,要赶快以第三个原则当下快速排程出去,然后自己就可以离开邮件,开始「真正处理工作」。

至于适合丢入邮件的其他独立任务系统,就像是 Todoist 或 Evernote 这样服务都可以胜任。

以上就是我处理邮件的 10 大原则,帮助我每天花最少的时间在邮件上,不要被琐事追着跑,能有更多时间处理重要工作,而且这 10 个习惯环环相扣,就像我最后举例的这样,一次学起来,就能有一套高效率的邮件工作流程了

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