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weizhizao 2015-12-14 10:38

Google 日历 | 電腦玩物

很多电脑玩物读者这几年来熟悉的 Google 工作表与 Google 日历搭配运用的方式,很有可能未来就要被这个 Google 日历 App 新推出的「待办事项提醒」功能取代了!

之前在讨论 Google 日历应用时,有不少朋友问我:「可不可以在 Google 日程表中加上待办事项清单?」如果你把 Google 日历当作个人行程管理中心,你就需要这样的功能,而之前我们在网页版 Google 日历可以透过 Google Tasks 工作表来满足日历活动与任务清单整合的需求,只是手机 App 中一直无法连动。

可是,最近新版 Google 日历 Android 与 iOS App 开始内建了全新的「待办事项提醒」功能,可以当作 To-Do List 任务清单来使用,让日历 App 中能同时管理行程与任务。

我实际测试过后,新功能虽然好用,但有一个大问题是,这个新功能与我们很多旧用户习惯的 Google Tasks 工作表完全分离,内容无法同步,而且未来很有可能会取代 Google 工作表!

Google 自己也在文章里说到,这个新的待办事项提醒功能,未来一定会出现在网页版的 Google 日历中。

考虑到未来一定是移动装置、电脑平台同步工作的时代,如果要在 Google 日历中选一个跨平台都能同步的待办清单功能,那么似乎还是要使用这个新的待办事项功能,所以今天这篇文章,我们有必要先来深入了解这个全新的 Google 日历待办清单功能有何特色。

Google calendar todolist reminder-00

0. 待办事项清单与活动行程有何不同?(提供想了解时间管理原则的朋友参考)

什么是待办事项清单?和原本的活动行程有什么不同?他们有很大的不同,而且待办事项清单确实有独立管理的必要,和活动行程互相搭配,更能符合我们日常时间管理的全貌。

所谓的「待办事项清单」,通常也被称为 To-Do List、Task、任务清单,他通常是用来提醒那些没有特定时间与地点要做,但必须要做的事,总之我必须找一个时间把它完成不可,例如打电话跟电脑玩物站长 esor 约定会议时间,这样就是一个具体的任务。

另外他也是一种通常可以瞬间完成的准备或提醒清单,只是要提醒自己记得做而已,例如回家路上要记得买什么东西,等等出门开会前记得要带什么资料。

而「行程活动」,通常被称为 Event ,他通常用来提醒有特定时间要在特定地点完成的事情,例如某一个会议、某一个活动、看一场表演,这些事情有一个特性就是「过了那段时间、错过那个地点」就没有办法做了。

也因此会有专门的 To-Do List 工具来管理任务清单需求:

所以当 Google 日历的 Andr​​oid 与 iOS App 现在终于可以整合这两种不同类型的时间管理需求后,我们可以用传统的行程活动安排会议,用新的待办事项提醒完成会议前的准备任务,相辅相成,下面就来介绍新功能的六大特色。

1. 在 Google 日历 App 新增 To-Do 提醒

安装最新版的 Google 日历 Android 与 iOS App,这时候你可以在右下方的[+]按钮中,看到区分了[提醒]与[活动]两种功能,而[提醒]正是用来新增待办任务。 新增后的提醒任务,会用蓝色的方块出现在日程表上,和原本的 Google 日历活动行程整合在一起。

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2. 可以设定时间与重复提醒

在这个 Google 日历的新任务提醒功能中,可以设定全天的待办事项,也可以指定某一个特定时间点发出提醒(例如下午五点下班前发出提醒),还能设定[重复提醒]。

重复提醒这一点,或许就是原本使用 Google 工作表的朋友很想要的一个任务提醒功能,这样完成的任务还能反复周期出现。

而这也是 Google 日历 App 新待办事项功能看起来更优秀之处。

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3. 滑动完成任务

而当某一个待办任务完成后,在 Google 日历 App 中我们只要按住这个任务方块往右滑动,就可以将其设定为完成,会有一条删除线出现。

这个操作方式也符合现在流行的 To-Do List App 的操作方法。

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4. 今天没有完成的任务,「自动延后」到明天

还有一个小细节我觉得是很棒的设计,也优于之前的 Google 工作表。 这个设计就是假如我今天加入一条待办事项提醒,但是我今天没有完成,这时候当日历转换到明天,Google 日历会把这条任务自动转移到明天的时间表中!

这个「自动延后」功能可以说是非常贴心的设计,让尚未完成的任务持续出现在新的一天中,也让这个待办事项提醒可以真正称其为是一个有效的 To-DO List 了。

Google calendar todolist reminder-07

5. 一天内完成的任务自动收合

而当今天已经完成的任务,则会在 Google 日历中「收合」起来,我们还是可以展开来查看,但不需要时也不会干扰版面。

Google calendar todolist reminder-08

6. Google 日历与 Google Inbox的任务同步

另外一个更重要的意义是,Google 日历的待办任务提醒不是独立的,而是和 Google Inbox 这个最新邮件系统同步的!

我之前就反复提倡不要把 Google Inbox 看成邮件系统,而要当成时间管理的任务系统,是把邮件任务化的关键工具。

所以在 Google Inbox 中一直以来也都可以手动新增任务提醒,并且这些任务提醒就是和现在的最新 Google 日历待办事项功能同步的。

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而刚刚我们在 Google 日历 App 中新增的那些待办任务,如果想要在电脑网页上管理,只要进入 Google Inbox 的网页版中,就能看到这些任务,并且可以重新在这里编辑调整。所以我才说 Google 工作表很有可能被取代。

因为现在 Google 日历与 Google Inbox 已经串连起来,在邮件、日程表、任务管理系统中行程一个同步的顺畅流程了。

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7. 未来的智慧型清单功能

最后还有一个值得一提之处,虽然目前中文用户还无法使用,但其实这个 Google 日历的最新待办事项功能是一个智慧型的清单。

当你新增的任务是打包某个旅行的行李时,Google 懂得自动在这个任务中加入当地天气的额外提醒!也就是未来会有一个智慧型助理可以帮你把清单变得更加有用。

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虽然看起来如果使用这个新功能,势必要抛弃 Google 旧工作表的习惯,但工作方法本来就会持续进步,如果这个新功能真的更好用,或许值得我们来开始了解。

声明:「领客专栏」所有文章均由原作者授权 AppSolution 发布/转载,任何个人/组织未经授权不得使用。本文转载自「電腦玩物」,原文链接:Google 日曆 App 全新待辦事項清單的 7 大特色解析

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