革命邮件 3

weizhizao

2016-02-02 10:25

Google Inbox 是 Google 用来管理 Gmail 邮件的一个创新的邮件服务,它同时拥有网页版、Android 与 iOS App,在 2014 年 10 月登场,2015 年 5 月全面开放中文版使用。

我自己使用至今已经一年多,更常常在電腦玩物推荐大家使用,这过程中很多朋友会问我:「为什么在已经很好用的 Gmail 之外,还需要另外一个 Google Inbox 管理邮件?」或许就在我自己长期使用一年多之后,可以再来写一篇真正重度且长期使用者的心得总结。

以功能面来说,Google Inbox 不是功能最丰富或强大的邮件服务,在我的「革命邮件 App」系列文章中,可以和 Evernote 与其他云端服务整合的 CloudMagic 要强大得多,微软的 Outlook App 还内建日程表,而 Google 自己的 Gmail 则有云端传档等好用功能。那么,Google Inbox 有什么?

Google Inbox 三个看似简单却关键的核心价值:

在一年多的使用时间里,我会说 Google Inbox 让我离不开他的不是功能面的东西。

如果要比较功能那很容易就会被其他邮件 App 超越,但是 Google Inbox 却有自己独特的工作哲学,就像我常常说的 Inbox 是真正意义上可以用来管理时间的邮件软件,从而他带来的「高效能习惯」可以帮助我:

  • 节省大量琐碎工作时间
  • 专注在当下的工作上
  • 并且不忘记未来重要任务

Google Inbox 或许功能不比其他竞争者强大,或许还缺东缺西,但在解决上面这三个问题上,他做得最好!而这三个问题对我来说是「最关键」应该优先解决的问题,所以我目前个人还是继续使用 Google Inbox。

而下面这篇文章,我就要从 Google Inbox 可以帮我们养成的五个高效能习惯,来讨论这个创新邮件服务的价值与使用方法。

习惯 1. 为什么要自己做?把琐碎的工作交给智能助理

Google Inbox 介面很清爽简洁,使用起来速度很流畅快速,这都是一个好用邮件 App 必备的优点。

但是更进一步的,Google Inbox 让使用者的「琐碎整理动作」也可以变得更简洁,让我们「少做好几个步骤」,这是 Google Inbox 和其他邮件 App 关键的不同之一。

因为透过 Google Now 不断改进的智能助理功能,在使用 Google Inbox 时你会像是拥有一个虚拟秘书那样,这个虚拟秘书懂得帮我们「先整理好邮件」,让邮件以重要性、功能性分类与摘要的方式,简洁有效的呈现在我们面前:

  • Inbox 会自动帮邮件做好理财、购物、广告、社交、电子报等分类,并且把这些次要邮件自动绑成一个群组,让我们不用浪费时间一封一封看。
  • Inbox 会自动摘要邮件里的重点,例如购物的金额摘要、电子报的图片摘要,不用打开邮件我们就知道有没有值得打开的重点。
  • Inbox 会自动分类重要与不重要的邮件。
  • Inbox 会自动把旅行相关住宿、机票邮件排出一个行程表。

上面这些看起来是你要请一个秘书才能帮你整理,要不然你就要自己花时间手动整理的动作,在 Google Inbox 中都可以[自动化]完成,我不用动手,并且他完全免费。

光是这一点,我觉得就节省了我的大量时间,本来花 30 分钟处理信箱,现在可能真的只要 5 分钟就在手机上搞定,因为 Inbox 已经做好分类、摘要,我可以快速删除不重要邮件,快速处理重要邮件。

这也是我转到其他邮件 App 后即使他们功能再厉害,我都很难习惯的原因,因为没有人可以像 Google Inbox 那样聪明且全自动的帮我整理邮件!

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习惯 2. 在不需要的时候也不需要看到额外邮件

Google Inbox 的设计之间环环相扣,当智能助理帮我把次要邮件都分类好,并且重要邮件凸显出来后,我可以快速把次要邮件一次全部归档或删除,然后开始专心在重要邮件上。

但是重要的邮件也不一定是全部都要当下处理,有些邮件可能需要等到几天后某一个时间,或是等到我到达某一个地方时才需要处理,甚至是那时候需要提醒我追踪这封邮件,这时候 Google Inbox 的「邮件延迟 + 提醒功能」就能派上用场。

我可以在一封邮件上往左滑动,或是点击闹钟图示,设定一个延迟处理的时间,这样一来这封邮件会暂时从我的收件匣中消失,等到我指定的时间后才出现,这可以带来几个好处:

  • 目前用不到的邮件,不会出现在收件匣干扰浏览。
  • 看不到,就帮助我暂时忘记未来的烦恼(这非常有用)。
  • 不会忘记重要的邮件处理时间。

所以 Google Inbox 是真正的时间管理软件,而且更进一步的,Google Inbox 的提醒不只是针对时间,还可以针对地点,在我到达某个地点时弹出邮件提醒(例如到某个地点开会时),这就是很多邮件 App 做不到的提醒功能。

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习惯 3. 每天清空收件匣,专注集中当下任务

长期收看电脑玩物的朋友,应该也都知道我在管理电子邮件时奉行「清空收件匣」的原则,也就是每天我都会在工作结束前把多余的邮件删除、把处理完的邮件封存、把明天以后才要处理的邮件「延迟提醒」(就是前一个习惯)。

这样一来,我的收件匣常常就保持一个清空的状态,为什么要这样做呢?其实就是两个很单纯的理由:

  • 就像把任务清单都勾选完成一样,清空收件匣就是检查自己是不是把今天的邮件都处理好了。
  • 让不重要的、次要的、以后才重要的邮件都先从收件匣消失,就能保证我专注在重要邮件上,也让稍后进来的重要邮件更容易被看到。

我处理邮件很少错过或漏看(除非我故意错过),也总是会记得处理某一封重要邮件,都是仰赖这样的一个清空收件匣的习惯。

而 Google Inbox 绝对是目前最适合执行清空收件匣习惯的一个邮件 App ,下面影片就可以看到我很快速就能把收件匣整理完毕、设好提醒。

习惯 4. 不需要一直看信箱!规划自己专心工作的神圣时间

Google Inbox 最适合服膺 GTD 时间管理原则的人使用,他的很多设计与功能会让时间管理高手满意,并且它的功能设计透露了时间管理应该有的正确方向。

例如我常常在电脑玩物说的,要帮自己留下「神圣时间」这件事情,类似的概念也出现在 Google Inbox 的设计上。

在 Google Inbox 的设定中,可以延迟自动分类而成的各种次要邮件的出现时间。例如我喜欢设定成每天早上七点这些次要邮件才出现,这个意思是当我删除或处理这些次要邮件后,接下来一整天的工作时段里都不会有这些次要邮件的通知了!

Google Inbox 会自动帮我「挡下这些次要邮件」,在我的工作时间里,他们完全不会出现在我的收件匣或发出新邮件通知,一直到第二天早上才统一出现,并且已经分类好让我可以快速处理完毕。

这就是「帮我每天白天的上班时段」建立一个不受次要邮件干扰的神圣时间,但重要新邮件还是会通知,从而让工作更专注在重要的事情上。

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习惯 5. 不是一个邮件 App,而是一套工作流程

最后,邮件软件只是工作环节之一,还有一个关键就是这个工作环节如何跟整个工作流程串联起来?变成一套简单、顺畅、同步、循序渐进的大工作系统?我曾经说过 Google 的各个服务正好可以串联成一个有效的工作系统,从任务接收、任务排程、任务处理到任务追踪管理,都能在这个系统中完成。

而 Google Inbox App 与 Google 日历、Google Keep 的整合,就是把任务接收的邮件系统、时间排程的行事历系统、笔记档案的便条系统整合在一起,我可以利用 Inbox 把需要某个时间处理的邮件排程到 Google 日历上!

如此一来,我开始慢慢习惯把 Google Inbox 变成我的所有任务的提醒中心、时间排程中心。

也就是说,Google Inbox 真正用新的思维改造了邮件软件的定义:

处理邮件不是我们的目的,管理任务才是,所以其实邮件系统一直都应该是一个时间管理系统。

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Google Inbox 适用于 iOS 7.0+ 的 iPhone 和 iPad 以及 Android 4.1+ 的设备,iOS 版 99.6 MB,Android 版 19.3 MB,完全免费。

声明:「领客专栏」所有文章均由原作者授权 AppSolution 发布/转载,任何个人/组织未经授权不得使用。本文转载自「電腦玩物」,原文链接:[革命郵件 App 03] Google Inbox 帶來五個高效能習慣

AJunTalk

(这里替换有话说内容)

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