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weizhizao 2016-2-17 09:41

Onenote 有用功

当我们对学习、工作或生活有系统性的管理需求时,笔记是一种高效的方式。

OneNote 是微软提供的跨平台数字笔记应用,工作之后,我成为了它的重度使用者。事实上若对 OneNote 有基本的了解就会发现,它的功能设计和运作系统几乎就是为了重度使用者服务的,作为一名互联网公司的新手运营,如今我每天的工作已经离不开它的帮助。

选择 OneNote 的原因很难用三言两语概括,笔记应用本身也是存在很大使用惯性的,转移成本较高。简单地将它同其他的笔记形式作对比的话,大致如下:

OneNote VS 传统纸质笔记

这其实是在谈论整个数字笔记范畴的优势:随时随地同步、方便修改和拓展、多媒体展现方式、超低的共享成本等。

OneNote VS Word 等本地数字笔记

曾经我向一个朋友介绍 OneNote 时,对方回复「为何你不直接用 Word 呢?」确实本地化的办公软件在格式编辑上拥有无法比拟的优势,但是数字笔记与云同步、共享等技术的结合显然才更具活力。

我当时所用的类比是这样:OneNote 就像一台在云端的电脑,你的每一个分区就是其中的一个文件夹,每一页就是一个文档,随时随地都可以登录,并且拥有更强的全局搜索功能。

OneNote VS EverNote 等其他数字笔记

笔记应用的选择实际上是依个人需求而定的,甚至连界面风格都可能影响人的喜好。而正如前文所言,OneNote 是适合重度使用的,粗略地说,它的几大特点是:自由布局、深度分类以及 Office 系列办公软件协同。

一个运营的 OneNote 使用日常

运营其实可以细分为许多类目,不同的人对它的理解也有所不同,然而共同点是琐碎繁杂的工作内容,其中不仅覆盖着大量日常性的事务,需要与市场、研发等诸多人员沟通协作,更是充满了变化,常常有临时性的任务更替。

这种性质的工作需要很好的规划与管理才能保持高效和有序,OneNote 在此情况下是非常好的工具,下面就我一些具体的日常使用行为来谈谈 OneNote 的特点。

每日事务规划

在工作笔记本中,我的第一个分区为「工作日报」,其中存放的内容是我的每日工作安排。

onenote1

每天早上我会以日期命名建立一个新的分页,并按重要&紧急两个维度建立表格,填充自己的 to do list,全天可以根据工作情况进行增补、修改、反馈。一天结束,也能回顾自己今日的工作内容。至于为何不用专门的 GTD 应用做这项工作,原因一是压缩运行程序数量,二是方便统一查看回顾。

信息归属分类

onenote2

按照工作内容的类目我建立了许多个分区,用来存放不同类目的信息,也方便后续查找。

特色功能

OneNote 的界面布局是自由的,没有明确的行列概念,就像一块黑板,你可以在任意位置插入一个新的内容框。为了视觉上有参照性,我将页面设置了十字格背景。

onenote3

工具栏与 Word、PowerPoint 等 Office 系列软件是一脉相承的,很好上手。

onenote4

自定义标记系统在 OneNote 的运用能够突出、特别显示某类信息,除了常用的任务、星标、问题之外,我们还可以自定义某些标记,这一点被许多人用来作读书笔记之用。

onenote5

当我们在 OneNote 中粘贴来源网络的信息时,会自动附注一条来源网址。这项功能在查找参考资料时非常实用。

onenote6

OneNote 的 OCR 功能也是为人津津乐道的,虽然准确度不能说非常高,但作为一款笔记应用内置的服务已经表现足够出色,省去了人工打字的麻烦。

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在搜索方面,OneNote 提供了页面-分区-笔记本三重维度的搜索,但不支持模糊搜索。

协同、同步与共享

不同平台上的 OneNote

OneNote 目前支持的平台有 Windows、Windows Phone、Mac、iPad、iPhone、Android、Amazon、Web 等。

我个人主要在 Windows、Mac、iPhone 上使用它,坦白来说 OneNote 在 iPhone 端表现并不优秀,同步速度慢,功能也很简单,默认的宋体与自由布局相当不适合阅读。

OneNote 的扩展与插件

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Windows 版本的 OneNote 自带了一个名为「发送至 OneNote」的本地工具,主要提供屏幕剪辑、新建快速笔记以及发送网页及其他办公文档至 OneNote 的服务。

印象笔记有一项用户津津乐道的功能,在微博上绑定账号,@我的印象笔记即可自动存储该条内容,OneNote 虽然在社交网络上没有类似的接口,但拥有这样一条规则:发送邮件给 me@OneNote.com 即可将内容自动存储至笔记中。

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在移动端及浏览器方面,插件的使用也能使我在日常生活中利用 OneNote 保存某些信息。

办公软件协同

相信许多人使用 OneNote 的一大原因是它出身微软,与 Office 系列软件协同性很好,它可以识别 Word 中带有格式的文字,也可以直接插入编辑一个复杂的表格。而在 OneNote 中的每一个页可以导出为适宜其他办公软件编辑的格式。

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与他人共享

共享对于现代化的分工合作制度来说非常关键,因此选择一个笔记软件时我们不得不考虑使用它时与其他人的共享成本。

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OneNote 的共享方式是多样化的,首先你可以将整个笔记本通过邀请或链接与他人共享,建立成一个公用的笔记本,且可以选择对方是否拥有编辑的权限。OneNote11

而面对那些非 OneNote 用户或者仅针对一个页面文件的共享需求时,则可以邮件的形式发送给对方。

如果你的工作也涉及到各种常用的办公软件,并且足够琐碎,同时又追求强迫症般的条理化,我认为 OneNote 是一个不错的选择,复杂世界里,可能这一个笔记就够了。

AJunTalk

(这里替换有话说内容)

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