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weizhizao 2016-4-05 11:27

云端时代时间管理术(上):如何当拥有更多时间的人 | 领客专栏·电脑玩物

前阵子,收到马偕医学院心理谘商中心承办人员来信,说到喜欢我在网络上分享的时间管理文章,邀请我前往演讲「云端时代的时间管理术」。我觉得这是有趣的主题,便一口答应。

马偕医学院座落三芝半山腰,那天晚上的讲座结束后刚好遇上山里的大雾,结果跟开车送我回地铁站的校长一起经历了一场迷雾之旅,让我印象非常深刻(或许对校长来说已经习惯,所以一路上都非常镇静,大概只有我自己在心中默默紧张)。

而花了一段时间准备的这个「云端时代的时间管理术」主题,我想分成上下两部份,写成文章跟电脑玩物的读者分享。在文章最后,我也会把演示文稿分享给有兴趣的朋友参考。

这个想法来自于多年前我写过的「在云端工作、数位生活中节省与拥有更多时间的方法」一文。在「云端时代的时间管理术」演示文稿中,我分成「如何成为一个拥有更多时间的人?」和「如何成为一个有行动力的人?」两部份来分享。今天这篇文章就先来撰写上半部分。

至于云端时代与时间管理是什么关系呢?

有两层的连结,第一层是面对云端资讯爆炸时代,我们更需要时间管理。第二层是善用云端工具,可以做哪些更好的时间管理。下面就从这样的切入点,一起来看看,在云端时代,我们如何才能成为一个拥有更多时间的人。

1. 不要忘记把时间留给自己:建立一本快乐笔记本,把生活当成任务

在这个资讯爆炸的时代,可以吸引我们注意的东西太多了,我们要做的琐事没有变少反而更多。如果我们「不在意」,那么不知不觉所有的时间都会被这些杂事吸走。

所以要成为拥有更多时间的人,首先要获得自己时间的主导权,让自己的时间不是用在上述的外务上,而是花在真正自己的事情上。

这时候我个人的方法就是:写一本让自己快乐的笔记本 。在这个笔记本里我会写下自己想做的事情,尤其生活上许多自发的兴趣,然后记录学习的过程,推动自己一步一步去实现这些个人小愿望。

为什么这和时间管理有关系?因为我们的问题是「忘记把时间先留给自己」,所以才会被那些网络的外务不断吸引去,结果做了一堆别人点赞的事情、看了一堆别人点赞的资讯,但自己好像依然原地踏步,一直瞎忙。

而写下快乐笔记,就是「认真对待生活」的开始。写下来,就是把生活任务化,知道自己想做的事情,并且用心去实现它们。让这些「个人任务」抢先占满自己的时间,那自然就等于拥有更多时间了!(参考:简单把生活变成任务,就能赢得意想不到的成就感!

写下快乐笔记,把生活任务化,这对我来说是真正生活与工作平衡的开始。

2. 不要被路上的石头拖延太久:计划愈详细,生活愈随性

人生路上难免会有绊脚石,有时候甚至是一颗挡住去路的庞然巨石。这时候我们可能会因此泄气,于是坐在石头前一筹莫展,想等着石头自然消失,或是花许多力气非要撞碎这颗石头不可。这样做常常让我们耗去许多时间,而获得的效果不一定好。

有时候我们确实要勇气去突破瓶颈,但更多时候要学会不要被石头挡住原本可以绕道而行的去路。说不定选另外一条路就能海阔天空,同时我们的时间也不会因为这颗石头而浪费。

回到工作上,光是一天里,你一定也常常在各个环节遇到瓶颈。这时候如果能够学会先去处理其他进度,不因为卡在一个地方就耗去几个小时,那么你会发现一天 24 小时其实可以完成很多事情。

只要不因为一个小瓶颈而虚耗好几个小时,那么我们每一天都能拥有更多时间完成更多工作——反正每一个工作都对推动项目进度都有帮助,不是吗?

所以我之前才撰写「计划愈缜密,生活愈随兴」一文:做好计划,帮自己准备多一点备选方案,其实也是让自己「拥有更多时间」的好方法。这样当我们遇到绊脚石时,就能知道有哪些备选方案、有哪些路可以绕开绊脚石,让自己保持不断往目标推进的速度,不浪费时间。

3. 养成早起的习惯(天啊?)不!我是说拥有神圣时间

「神圣时间」是我多年前开始在电脑玩物中提出的一个概念,很多读者都觉得很有帮助。简单地说,就是像宗教仪式一样,每一天要「主动留出」一段时间给自己。这段时间完全不可以有外界的干扰或介入,是一段自己可以完全掌握、用来做自己的事情的时间。

这段时间要设在什么时候看个人需求决定。一开始,每个晚上我都会空出两小时作为自己的「神圣时间」,用于完全专心地写文章上。但是后来有了家庭,晚上有时也多了讲座活动,我就把「神圣时间」移动到早上起床前的两小时。不过有时候早上起不来,就把神圣时间放在通勤的路上。可以参考:

当然只有「神圣时间」是不够的,还要搭配第一点:先找出生活中真正自己想做的任务,拟定一个计划,在这段时间好好完成自己想做的事情。

对于那些时间被工作、网络切割的现代人来说,想要拥有更多时间,每天设定一段「神圣时间仪式」更是不可或缺的。或许只有一个小时,或许奢侈一点有两个小时,你会因此发现:每一天在「神圣时间」里,完成对个人最有价值的任务,是让自己每一天都觉得很充实的活力来源。

4. 拖延并非只是坏习惯:面对即时网络,更应该懂得拖延

传统的时间管理,会认为拖延是件不好的事情。但是面对网络的即时性,拖延反而变成一个很关键的时间管理技术。越懂得拖延的人,每天可以拥有自己的时间就越多。

不善于拖延的人,每天一到办公室就打开邮箱,看到邮箱里有很多晚上或刚刚寄来的新任务,于是就一件一件开始处理。中途又插入同事客户即时消息传来的新杂务,一一地处理好后,抬头一看,已经快到下班时间!结果自己手上真正的项目都还没开始做,只好加班处理。

所以这时候要不要懂得拖延一下呢?当然不是拖延自己重要的项目,而是拖延那些杂事。

我自己就很坚持一到公司不开邮箱,不及时回覆即时信息,保持自己的工作节奏更重要(当然,除非你的工作本质就是回邮件与回覆即时信息)。

不要把自己逼得太紧,尤其当我们面对的是人生的时间管理课题时,要想:「不完美,效率大加倍,杂乱拖延少做点让你更有生产力」其实是很有道理的。

5. 帮未来做好准备:善用你的第二大脑

我常常觉得 Evernote 是我最好的时间管理工具。这里的核心价值不是它怎么帮我管理时间,而是它怎么帮我「做好准备」,并能在未来节省更多时间。

其实人生中任何时刻都在学习、都有想法、都接收到各种新资讯。如果我们不善于累积,这些一闪而过的念头就都飞逝而去,未来需要时,就必须花时间重新准备,等于增加了时间成本。

所以要拥有更多时间,那么平常就应该随时做准备、累积。找到一个方法,能够在自己需要时快速有效地找到这些准备与累积。像是 Evernote 与 OneNote ,就是我觉得这层意义上最有用的工具。

准备,就是帮自己留下更多时间的关键。而我的准备方法可以参考:

6. 外包给别人做:让云端服务帮你处理好琐事

如果自己的时间不够,但有些事情又必须去做,怎么办?有一个办法就是把事情交给别人做,这样自己的时间就空出来了!答案说得简单,但谁要帮我做事情?

其实真的有,这个会帮我们做事情的人,就叫做云端服务。我对使用云端工具的看法就是,请别人帮我服务,请别人帮我处理琐事,空出我自己的时间。

最好的例子就是使用 Google 相册。我自己整理照片要花几个小时,查找又要花几十分钟,但是因为 Google 相册会自动分类整理、分析照片内容,我就不用花时间分类,要找照片也更快速,无形中就等于空出自己的时间。这就是云端服务的意义。

像各种云端服务的协同合作工具,其实也是在帮我们减少自己发邮件通知的流程,也就是减少沟通的时间,减少我们原本要去做的琐事。(参考:一人之力为何有团队之效?我的 Google 圆心工作策略

结语:云端时代,更要懂得留给自己更多的时间

时间管理不是管理时间,而是管理自己的梦想与计划!

如果我们要洗车,首先总该有台车。如果我们要时间管理,首先总要有必须达成的目标与任务,要不然要管理什么?

所以面对会不断吃掉我们时间的网络科技,善用可以节省我们时间的云端工具,我提出的云端时代时间管理方法就是:

  1. 快乐笔记本:先确定自己的目标。
  2. 做好计划:让自己保持前进速度。
  3. 神圣时间:留时间给自己。
  4. 善于拖延:先完成有价值的事情。
  5. 做好准备:不要做重复的事情。
  6. 外包给别人做:减少做琐碎的事情。

这样一来,我们就可以开始尝试当一个拥有更多时间的人了!

「云端时代的时间管理术」(马偕医学院)讲座演示文稿分享

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