收藏!在家也能高效工作,这个远程协作的宝藏工具你不能错过

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01-31 18:15

现在开始上课,请同学们打开话筒。

别误会,这位老师并没有口误,这是发生在一个高三 QQ 群里的一幕,不少老师都在这个漫长的寒假里用 QQ 视频上了人生第一堂直播课。

万万没想到,多年来一直不温不火的在线教育、远程教育,会在这个春节迎来新机遇,更让人意想不到的是,老师和学生们用得最称手的工具不是什么专业的教育平台,而是 QQ。不过,如果你了解 QQ 的各种能力,也就不难理解为什么。

语音通话、屏幕分享、文件传输等让 QQ 成了线上教育绝佳的沟通工具,老师们用 QQ 授课、布置作业、批改作业,甚至连 QQ 连麦功能都能用在早读上,你永远不知道老师们为了上课能把 QQ 开发出多少种玩法。

▲ 图片来自:微博

不止是学生党,这次疫情也让很多上班族有了「停班不停工」的需求,在家办公不是什么新鲜事,但很多人仍对远程办公存在不信任,当下同事们都身处各地,不在办公室,没有与同事面对面,怎么保障沟通和协作的效率?

事实上,随着各种工具的发展,远程办公在技术上已不存在任何障碍,一个 QQ 可以变身在线课堂,仅一个腾讯文档就能打破空间限制,满足我们随时随地进行在线文档编辑、远程演示、进度追踪等能力的需求。

在线文档

在远程办公中,文档共享是最常见的操作。但如今还有大量用户习惯点对点传输文件,如果是普通的资料传送也就算了,但碰上需要反复修改的文档,这种方式不仅低效,还会造成文件版本混乱:初版、修改版、打死不改版……大概改到最后你自己都搞不清哪一个才是最终版本。更不用说多人合作完成文章或方案撰写,在传统模式下的体验多半也是惨不忍睹恨不得回顾手写模式。

延迟复工的通知发布后,企业员工都分布各地,当项目需要多人协作时,如何能摆脱收集 N 个版本后再一一汇总的困扰?腾讯文档堪称救星,而且可支持最多 200 人同时在线编辑。无论你在家,在国外,还是在返程的高铁上,只要你打开手机,就能立马上手搞定工作。

修订痕迹标注清晰,是谁改动的、改动了什么,一目了然;修订记录中,从第 1 版到第 N 版,随时回溯,拒绝职场迫害。断网、断电导致文档丢失?不存在的,它能帮你实时保存信息!!

当你完成协作任务,将方案递交给主管或者客户审阅后,对方可以直接使用批注功能写上修改意见,该怎么改一目了然。对于老师们批改作文时,这个功能也相当实用。

远程演示

不过,如果你以为远程办公只是能随时随地写文档,那就低估了它的能耐。

写完方案只是万里长征第一步。需要和异地客户开会讲解,产品经理画好原型图要和技术人员沟通方案可行性,老师写好教案向各地学生进行讲解…在这些需要大量信息沟通、讲解的场景下,文字显然难以胜任,也很难确保信息传达的效率和准确性。这时不妨试试腾讯文档自带的「远程演示」功能。

点击文档工具栏右上角的「远程演示」按钮,即可将文档以链接的形式分享给同事或客户。不需要接收方安装任何终端,对方打开链接即可同步观看文档演示过程,还支持激光笔画重点,配合语音通话,完全可以实现媲美面对面演讲的效果,真正做到同频沟通。

▲ 划重点,在线文档和在线 PPT 均支持远程演示功能

就算你出门在外或赶车路途中,临时收到需要给客户或同事发资料进行开会演示的通知,也不用担心空间和时间的限制。只要有一台可以上网的设备,打开腾讯文档,就能随时开启移动办公模式。

纵使相隔千里,要把事情说清楚也不是难事。

任务分配、进度追踪

虽然延迟复工,但对于行政人员、老师、社区工作者们来说,收集健康信息和实时统计的工作一直需要进行。腾讯文档已经上线的「春节假期员工健康信息报备表」、「2020 春节返工时间统计」等多套抗击疫情专题模板覆盖了大部分疫情信息收集场景,最高支持 7000 人填写,既提高统计效率,也考虑到了隐私安全,通过设置查看、编辑等权限可有效避免个人隐私信息泄漏的风险。

选取模板创建新表> 发送链接至指定的微信/QQ 群/个人> 实时汇总查看 三步搞定。

不仅如此,日常工作中,程序员的项目排期、设计师的设计需求、开发进度、稿件排期、课程表……都可以借助各类办公的模板表格进行明确的分工和进度追踪。现有的工作日程、签到、开发排期、周报、值班表、成绩统计表等大量办公模板,给你安排得明明白白。结合在线协作功能,项目同步也是分分钟的事。毕竟远程办公只是手段,提高效率和工作质量才是目的。

远程办公不再是未来

多年以前,「SOHO」(在家办公)还是一个时髦名词,虽然很多人认为这是未来工作的趋势,但彼时它只属于自由职业者,他们的工作并不需要与外界有太多互动,而如今,互联网基础设施的完善让更多工作有了线上办公的条件,协同办公有腾讯文档,沟通有 QQ 和企业微信,文件存储有微云,连报销都能在企业微信上完成,在电脑上没有做完的事,打开手机继续;手机上的改动,瞬间同步至电脑乃至所有人终端,可谓生产力大解放。

尽管如此,远程办公在我国的普及率依然较低,与其说是人们不愿意接受,倒不如说是没体会过它的便利,这次疫情给了更多人在家办公的动力,不管是被动还是主动体验,你或许会发现不一定要到办公室才能完成工作,不一定要在会议室才能开会,选对工具,在哪里都能高效办公。

题图来自:Unsplash

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