选择办公软件,应该「让老板满意」还是「让员工满意」?

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03-05 21:26

中国最大的办公软件是什么?

答案可能让你觉得意料之外又在情理之中:2017 年,企鹅智库发布了一份关于微信用户的研究报告:截至 2016 年,超过一半用户的新增好友来自泛工作关系,八成以上用户在微信上有工作相关行为。

「国民级软件」微信简单易用,它成了很多企业进行工作对接、安排以及通知的首选,对很多传统的中小企业来说,微信甚至是最重要的办公软件。

但突然而至的新型冠状病毒让「远程办公」成了一个新课题,企业的办公软件也受到了新的挑战,脱离了成员面对面的实体办公环境,沟通、业务流程管理、绩效考核……甚至最简单的保证每个人在工作岗位上的「打卡」,都需要一套新的在线机制来保证。

疫情是面向企业的 SaaS 服务的大考,传统的大型企业以及中小企业都开始认真挑选合适的远程办公软件,除了稳定性、功能、易用性、设计这些首要的考量因素,最容易被忽略的是一线员工使用时的真实感受,但它能在很大程度上影响远程办公的生产效率以及员工的幸福感。

当然,这个因素对办公软件背后团队洞悉用户需求、理解企业业务流程的能力乃至价值观,都有更高的要求。

疫情期间最火爆的需求:视频会议

上世纪 70 年代,西方世界的石油危机,让「远程办公」(telework)这个一度乏人问津的词突然成了热门,石油短缺造成的油价飙升让美国人开始认真考虑减少通勤,选择用当时流行的电话、传真等科技手段在家办公。

历史总是相似的。在中国,远程办公在过去很长一段时间都是跨国公司和互联网公司专有的工作方式,突发的疫情成了远程办公普及的「催化剂」,根据相关数据,至少有上亿人在疫情期间用远程办公的方式复工复产。

视频会议成了远程办公的第一需求。我的一位朋友是某传统五百强企业的人力资源主管,疫情期间,她和同事也通过视频会议沟通,甚至在当地疫情得到有效控制,开始复工后,公司依然叫停了集中开会,选择让大家在工位上使用视频会议。

在多方比较之后,朋友所在的公司决定使用「企业微信」,选择的原因让我有些意外:企业微信简洁、干净,没有太多「用不上的功能」,不困扰。因为本就繁忙的工作,经不起复杂的应用折磨,和杂七杂八的红点推送所带来的无用信息的爆炸。

「之前我们小范围讨论时,用微信群语音、视频就能解决问题」,但特殊时期,她有两个迫切的需求:一是突破微信群视频 9 人的限制;二是在会议中共享文件,不管是传达通知还是头脑风暴,一份能同时出现在所有人屏幕上的资料,是让会议高效进行的关键。

这其实代表了很大一部分中国企业的共同需求,长久以来,办公 OA 的推广都面临阻力,仍有大量的企业在使用 QQ 或者微信进行简单的协作,对于他们来说,采用一款协作软件与否的关键不在于功能有多强大或者完善,而在于能否满足他们业务中最迫切的需求,同时,不能因此付出太高的学习成本及后续反复使用的时间成本。对中小企业、缺乏信息化建设的大型企业来说,先考虑上线业务才是最明智的选择,公司哪个软件更容易推动上线就用哪个。

视频会议同样如此,对于此类用户使用诉求单一、直接的需求,选择一个更易使用、培训成本低、可以迅速帮助公司业务的软件,也是企业决策者的根本需求。

为什么企业级软件需要「克制」?

设计师圈子里长期流传着一句吐槽:甲方的需求永远似曾相识又让人摸不着头脑,最有代表性的是要求「高端、大气、上档次」。

类似的需求多了,也有人总结出了应对的「套路」:更大幅的留白、更加突出的主体、减少过多的元素、不用过于跳脱的颜色,通常能更大概率满足甲方的需求。

具象化的设计背后,是需求方受某种风格长期潜移默化影响的反映,所谓的「高端、大气、上档次」,其实深受顶尖的国际化公司 VI 的影响,包括汽车、能源、数码、影像、运动等企业。

而这些现代企业很多都受到了「二战」后兴起的瑞士国际主义风格(International Typographic Style)的影响,这个风格向前可追溯到包豪斯主义。它强调设计和实用结合、少即是多。去除了冗余的装饰性元素的 Helvetica(意为「瑞士的」)字体,是这种风格的典型代表。

科技领域也深受这种风格的影响,从苹果到微信,简洁、实用的设计大行其道,简洁、易用的风格和设计在商务场景中通常也意味着优雅、可靠和信任感。

作为一款主要应用于商务场景的企业级软件,除了视频通话,企业微信也有很多简洁、干净的功能和设置。

虽然有依照组织架构和职级设置的企业通讯录,但企业微信的信息是默认一致且平等的;除了聊天,企业微信的功能设置也非常简洁,企业可配置的公告、打卡、审批等功能之外,五花八门的第三方应用需要一个更深的入口的进入,以避免对工作环境的干扰,同时保证最需要的企业找到合适的应用。

张小龙推崇博朗(BRAUN)首席设计师 Diet Rams 的十大设计原则,包括好产品是有创意的、优美的、有用的、非常容易使用的以及尽可能少的体现它的设计等,后者也曾对乔布斯产生了巨大的影响。

这些产品价值观其实也体现在企业微信中,在企业级软件中,它甚至更加重要。克制并非刻意简单化,而是在深刻理解企业业务流程的基础上,将反人性、杂乱、易使人产生迷惑的功能去除或以更符合使用者习惯和直觉的方式呈现,「设计即是功能」。在疫情发生等特殊时期,企业员工对远程办公软件体验的满意度和幸福感,其实会极大影响生产效率。

「让老板满意」还是「让员工满意」?

即使在现代企业的雇佣关系中,企业主和员工之间对办公软件的诉求也并不完全一样。前者通常希望有结构化的业务流程管理工具,让员工的工作过程可追溯、量化和评估;员工则更多地希望有宽松、融洽的工作环境以及简洁、高效的工具。

当然,公司存在的前提条件是雇主和员工之间有共同的目标,在双方的意见中寻找动态平衡,为共同的目标努力才能推动公司发展壮大。

对于办公软件的提供方来说,这也应该是一条最高的指导原则:帮助企业以最简单的方式实现自己的目标,不管是「让老板满意」还是「让员工满意」,都不该「立场先行」,成为功能和产品设计的指导方针。一款优秀的办公软件,应该洞悉用户需求,深刻理解企业业务流程的现状和趋势。

企业微信是不错的范式。

以会议为例,通常人们印象中的在线会议老牌产品需要发起会议后,保存会议号、密码,通过邮件、IM 等方式通知每个与会人,参会者到时间需要登陆 App、网站、或者拨打电话进入会议。需要通过语音问答来确认是否人人到齐、并且都能听清。美国曾有调研,一个在线会议平均会耗费 14 分钟在准备过程中。这显然不是通过最简单的方式实现目标。

而企业微信的会议是一键发起,加入企业通讯录中的人。针对跨组织、跨团队的会议,也可以直接分享会议链接,邀请微信上的好友参会。线下会议中的投屏演示、激光笔、“主持人权利” 等等都能在产品中找到映射。

再以直播为例,企业微信群聊中的一个新功能——「群直播」,人人都可以直接发起直播,不需要麦克风、电脑,一台手机就能开播。以至于许多人的第一场直播就是在企业微信发起的,直接分享到微信群就可以开始线上教学、培训、甚至直播带货。天虹数字化经营中心总经理谭晓华在《第一财经》的企业抗疫生存指南栏目中,分享过天虹依托企业微信实现的线上业务的经验。其中就包括导购通过群直播,一个导购单场可以完成几十甚至近百万的成交额,搭配客户群、客户朋友圈等功能,天虹已经添加并服务了 550 万的微信上的顾客。

从「企业内部沟通工具」到「让企业里每一个员工成为企业的服务窗口」,企业微信的功能在不断演化,这也是很多优秀的互联网产品进化的共同路径:在一个朴素、普适的需求指导下,通过 MVP(最小化可行产品)验证用户需求,再根据反馈和趋势不断改进、迭代,以求无限接近「当下最好用的产品」这个目标。

同样,选择一款办公软件,「让老板满意」还是「让员工满意」不应该是答案互斥的单选题,综合各方意志,以目标为导向,选择产品驱动的工具,是让企业高效运转的秘密。

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