抓住效率的盒子

特稿

2012-08-23 10:04

我将文章的两位主角隐藏在了标题里。正如效率这个东西,在你留心之前它似乎并不存在一样。我的团队在过去的一周时间里开始使用一套免费的信息系统,熟悉的过程没有想象中艰难。现在,我们从没有如此团结过。

抓住:Catch

上周登榜的笔记软件 Catch 成为了团队的新宠。被它替代的不是 Evernote,而是 Any.Do、Clear 这类待办事项应用。

作为一款笔记软件,Catch 的功能亮点却体现在协同工作上面。当你在网页端输入内容的同时,任何客户端都会实时显示这些变化。你可以看到伙伴打错字然后删除的过程。除了强大的同步功能以外,它轻巧的产品设计也为多人共用一个笔记创造了高效的环境。如图,我们在一个共用的空间里新建了整个星期的待办事项列表。每个人当天要完成的工作都纪录在案,工作量一目了然。我不仅可以帮助同伴完成任务,也可以为他们新添任务。

晒任务这件事情可以提高团队的竞争氛围。看着一个个的任务在被围观的情况下完成,一种成就感油然而生。

盒子:Box.net

随着团队人数的增加,IT 设备的增多,如何管理文档就成了一个头疼的事情。较以往的本地 NAS,面对小而多的文档和随时取阅的需求将它们放置在云端成了必然的选择。和访问不够便利的 Dropbox 相比,Box.net(国内镜像:Boxcn.net)拥有一些特别的地方。

Box.net 不要求你本地存放一份和服务器相同文档,只有当你需要的时候才提供文件夹同步服务。Box.net 允许你为伙伴添加查看任务,免得重要文档被忽视。多大 50 GB 的免费在线存储空间,对于存放文档、表格、幻灯片来说已经足矣。加上多平台的移动客户端支持,无论伙伴们身处何处,这个超大的文件夹就在身边。

由于业务的特点,我们每天会产生很多历史文档。利用 Box.net 允许批注的特点我们将每个文件为何变化的原因一并保存。这样,当回顾项目的时候就无需凭借记忆来处理事情。而是每一步相关责任人都会一目了然的显现出来。

不要迷信 Evernote 或者邮件的搜索功能,如果你本身就能建立很好的文档结构,这样的效率要高很多。

效率:微信

不要意外,微信提高了我们团队的效率。和一切有协作关系的团队一样,沟通是整个流程中最缺乏效率的部分。有的时候表述不够准确,有的时候则是没有同合适的对象沟通,或者说团队人数增加后你所拥有的脑力并没有同比例增加。总有一些新加入的大脑在你可支配的范围外。微信的群组功能让我们可以把队员以各种关系圈拢起来。可以是一个项目组的成员,可以是全团队的规模,或者只是少数人的小群组。根据不同沟通话题我们可以调动所有相关人士的资源。文字、语音留言,这种和邮件相似的可稍稍滞后的信息发布方式让队员可以平衡个人时间和协同办公。

在微信前我们也曾试过其他解决方式,但快速准确的推送,图文音并茂的表现还是微信最靠谱了。从这个角度来看,微信无意中(也许是有意)切中一块企业应用的空区。

 

对于小团队来说,效率和成本是非常敏感的东西。因为在规模不大的情况下如何充分调动资源也许就是生死的区别。而各种免费的 IT 服务的推出在提供我们更好解决方案的同时也让我们宝贵的时间精力消耗在了尝试上面。抓住效率的盒子,是现阶段是我们能找到的最好的方案了。

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