PIM,我的无线 GTD

公司

2008-10-27 18:16

PIM 是英文 Personal Information Manager,中文叫做个人信息管理,典型内容参照 Microsoft Outlook 即可。

GTD 是 “Getting Things Done”(完成每一件事)的缩写,这是一个被广泛采用的赋予实际行动的时间管理系统。
GTD 的基本理论是把一个人所要要完成的任务和事件全部从大脑中移出来,记录到纸上。这样,大脑便会不被多余的事情打搅而集中于现在所需完成的事情上面。
GTD 的创始人:David Allen,提倡建立一个详细的 to-do 列表,比如说:列出要打的电话,去市区要完成的任务。他还提出一个 “二分钟法则”:如果任何一件可以在二分钟内完成的事情,那么就必须得现在马上完成。
GTD 守则:

收集任务
(把所有你需要做的和需要完成的事情全部记录下来,放在一个 “收集箱” 里)

过程
(每次按照顺序,一次只做一件事)

管理任务
(列出有详细内容的 to-do 列表)

复习任务
(复习你所有完成的任务,计划方案和等待完成的事情。确保每一件新进入的任务都有很好的安排)

开始行动!

我现在理解的 GTD 应该是个人的生活思维习惯,改变方法很容易,但要改变思维习惯的方向却很难。从学校出来到今天,参加工作已经有 5 个多年头了,直到今年接触 palm 以后才开始真正的在手机上尝试 PIM,并且也就是两个月前将手机 PIM 用到工作以后才开始感受到 PDA 给予工作上的实际便利。

使用 PPC 也很长时间了,也并不是没有尝试过用手机安排自己的工作时间,其中使用时间最长的一个方式就是用 OUTLOOK 同步。照理来说,这个方式和我现在选用的模式其实也就是多了一个同步的步骤,但,就是这么一个步骤实实在在的成为让我最终放弃的主要原因。另外,我们都知道 PPC 上增加一个日程是非常麻烦的,至少我是怎么认为的,所以在 PPC 上我偶尔用的最多的就是任务,简单的添加任务比较方便,但没有时间以及提醒功能,如果要了时间期限和提醒功能,操作上要复杂 N 多。单单就文字输入速度上来说我并不认为触摸屏梅花比 palm 的掌易差上很多,但 wm 上就是没有输入的欲望,呵呵,也许是因为我使用 ppc 的时间够长了或是因为 palm 还处于蜜月期?

毕业到现在从事的都是关于物流这块的,一直以来我的工作安排的方式很简单,一支笔,一张空白的 A4 纸外加两个塑料文件夹。空白 A4 纸是记录一天中需要做的和今天知道并且将来需要去做的事情,两个塑料文件一个是放【未完成】的事情,一个是放【已经完成】的事情。这样的方式有两个弊端:一个是没有自动提醒功能,你需要定时的去看一下;另一个是必须自己定时的去整理以减少未完成工作的文档(未完成文件夹的 A4 纸我是控制在 3 张以内的,不然太多了自己会更容易漏掉,但重新抄写也是一个费时费力的活,虽然我一直的安慰自己当是练字….),这个问题在比较忙的季节会比较突出一点。

另外,我现在工作的环境是公司在宁波的一个小的办事处,而偏偏在杭州本部的领导是一个女人!我不搞性别歧视,但我碰到的两个女老板都是一个德行,大小事都要不停的向她们报告,住人屋檐下,也是无奈。

我现在使用的安排工作的方式是这样的,而且越来越适应这样的方式。
笔和 A4 纸依然是必须的,因为我习惯了这样的记录方式,但我的塑料文件夹却少了一个最重要的【未完成】,【已完成】的文件夹也就是起个存档的作用,本来也不会给自己添加什么负担。到了要下班前就把今天未完成的工作在 outlook 上面整理一下,具体到时间的放到行事历写上,如果有必要还可以整理的清楚一点(因为用笔写的一般都是简单的提要一下),需要给领导的知道的把他们加进来的就可以了(这点上比 palm 好太多了。);时间不确定的放到工作 (相当于任务) 里加入,另外整理一下前面的任务,完成的了直接勾掉(或者在 PPC 上去掉也一样),需要到具体的放到日历里。而最重要的,这一切都会自动的通过 exchange 和手机自动同步,手机作为终端,起到接收,查看以及提醒的功能。完全不需要再有一个手动和 PC 同步的过程了,日程和任务都会自动的呈现到 PPC 上,该提醒的你的会按时提醒你,不用再担心有事情遗漏。

Ok,this is my way,and how about yourself?

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