学会这三个方法,用印象笔记就能管好项目

AppSo

06-29 17:15

长期看电脑玩物的读者,应该知道我是基隆人。所以当去年基隆海洋大学邀请我去上课时,我也欣然应允,几次演讲很受欢迎,于是陆陆续续把我的时间管理、 Evernote、 Google 三大主题讲座都开了一轮,其中他们又对 Evernote 特别感兴趣,还开了一整日的工作坊。

在 Evernote 工作坊中,有朋友询问了一个非常到位的问题:有没有工具可以同时解决我的三个工作需求呢?

  1. 我想要把任务分组,让我能管理各部门任务;
  2. 我又想看到这里面重要紧急的任务;
  3. 有些完成的任务,我还希望一段时间后可以追踪复查。

我说,有不少工具可以做到,而我们现在正在练习的 Evernote 也可以!

如果是我,应该会像下面这样,在 Evernote 中这样设计我的工作流程,提供我的答案给大家参考。

如何把任务分类到各个项目、小组?

我的习惯是「一个任务一则笔记」,在这则笔记里包含任务的待办清单、参考资料、企划大纲。所以要分类任务,也就是分类这一则笔记。

接下来我会利用 Evernote 的「标签」来建立项目、小组分类,假如我是主管,这个任务是 A 项目要做,就加上「 A 项目标签」。这个任务是电脑玩物小组要做,就加上「电脑玩物小组标签」。

用「标签」做任务分类的好处之一,是一个任务可以同时分类到多个项目、多个小组,只要在同一则笔记加上多个标签即可。

这样一来,点开某个标签分类,就能看到属于这个项目,或是属于这个小组的任务笔记了。

当然,你也可以用「记事本」来分类任务笔记,尤其如果你需要跟其他人共用合作时。但是记事本就只能一则笔记放入一个记事本,就看哪个需求更适合你。

如何过滤出重要紧急任务?

我们不只需要把任务根据项目分类,还需要定义出其中最重要、最紧急的,让我们可以每天优先关注这些重要任务。

如果是我,一样会利用「标签」来过滤出这样的任务。在前面同一则任务笔记,可能他已经被分类到某个项目、小组标签,这时候可以再加上一个「重要任务」标签。

把少数真正重要紧急的任务,加上重要、紧急的标签即可。

之后同样可以单独点开「重要任务」的标签分类,就可以看到哪些任务应该优先处理。

或者可以同时点选「重要任务」与「电脑玩物小组」两个标签,就能看到电脑玩物小组里面的重要任务。(选取两个标签最快的方法,就是同时「搜索」这两个标签关键字即可。)

如何过一段时间记得追踪任务进度?

同样是刚刚那则任务笔记,我现在已经将其做好项目分类,并且定义为重要任务,如果这则任务笔记完成了,可能不再重要紧急,我只要在这则笔记上把「重要任务」标签删掉即可。

但是,这时候我可能想要过一个月后,检查一下这任务的状态,看看有没有需要补充的。

后续要追踪时,我就会在同样这则任务笔记上,点击 Evernote 的「时间提醒」按钮,设定好「一个月后提醒」。

这样一来,一个月后 Evernote 会发出通知,并且这则任务笔记会出现在记事清单上方的「提醒事项清单」中,我们就不可能漏掉需要追踪的任务了。

上面这个流程的好处是,从头到尾都是「同一则任务笔记」在作业,这个任务的所有行动、企划、资料都会持续累积在笔记中,而我只要利用「标签」、「提醒」,就可以同时让任务根据项目分类、根据小组分配、过滤出重要优先级、提醒追踪进度。

是不是简单又有效的管理方式呢?你也可以试试看。

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