长期看电脑玩物的读者，应该知道我是基隆人。所以当去年基隆海洋大学邀请我去上课时，我也欣然应允，几次演讲很受欢迎，于是陆陆续续把我的时间管理、 Evernote、 Google 三大主题讲座都开了一轮，其中他们又对 Evernote 特别感兴趣，还开了一整日的工作坊。
在 Evernote 工作坊中，有朋友询问了一个非常到位的问题：有没有工具可以同时解决我的三个工作需求呢？
- 我想要把任务分组，让我能管理各部门任务；
- 我又想看到这里面重要紧急的任务；
- 有些完成的任务，我还希望一段时间后可以追踪复查。
我说，有不少工具可以做到，而我们现在正在练习的 Evernote 也可以！
如果是我，应该会像下面这样，在 Evernote 中这样设计我的工作流程，提供我的答案给大家参考。
如何把任务分类到各个项目、小组？
我的习惯是「一个任务一则笔记」，在这则笔记里包含任务的待办清单、参考资料、企划大纲。所以要分类任务，也就是分类这一则笔记。
接下来我会利用 Evernote 的「标签」来建立项目、小组分类，假如我是主管，这个任务是 A 项目要做，就加上「A 项目标签」。这个任务是电脑玩物小组要做，就加上「电脑玩物小组标签」。
用「标签」做任务分类的好处之一，是一个任务可以同时分类到多个项目、多个小组，只要在同一则笔记加上多个标签即可。
这样一来，点开某个标签分类，就能看到属于这个项目，或是属于这个小组的任务笔记了。
当然，你也可以用「记事本」来分类任务笔记，尤其如果你需要跟其他人共用合作时。但是记事本就只能一则笔记放入一个记事本，就看哪个需求更适合你。
如何过滤出重要紧急任务？
我们不只需要把任务根据项目分类，还需要定义出其中最重要、最紧急的，让我们可以每天优先关注这些重要任务。
如果是我，一样会利用「标签」来过滤出这样的任务。在前面同一则任务笔记，可能他已经被分类到某个项目、小组标签，这时候可以再加上一个「重要任务」标签。
把少数真正重要紧急的任务，加上重要、紧急的标签即可。
之后同样可以单独点开「重要任务」的标签分类，就可以看到哪些任务应该优先处理。
或者可以同时点选「重要任务」与「电脑玩物小组」两个标签，就能看到电脑玩物小组里面的重要任务。（选取两个标签最快的方法，就是同时「搜索」这两个标签关键字即可。）
如何过一段时间记得追踪任务进度？
同样是刚刚那则任务笔记，我现在已经将其做好项目分类，并且定义为重要任务，如果这则任务笔记完成了，可能不再重要紧急，我只要在这则笔记上把「重要任务」标签删掉即可。
但是，这时候我可能想要过一个月后，检查一下这任务的状态，看看有没有需要补充的。
后续要追踪时，我就会在同样这则任务笔记上，点击 Evernote 的「时间提醒」按钮，设定好「一个月后提醒」。
这样一来，一个月后 Evernote 会发出通知，并且这则任务笔记会出现在记事清单上方的「提醒事项清单」中，我们就不可能漏掉需要追踪的任务了。
上面这个流程的好处是，从头到尾都是「同一则任务笔记」在作业，这个任务的所有行动、企划、资料都会持续累积在笔记中，而我只要利用「标签」、「提醒」，就可以同时让任务根据项目分类、根据小组分配、过滤出重要优先级、提醒追踪进度。
是不是简单又有效的管理方式呢？你也可以试试看。
