告别加班!这套工作流,让你的效率噌噌噌往上升 | 有用功

AppSo

07-18 12:10

很多人拿到一个鼎鼎大名的工具时,常苦于或这或那的原因,最终得出「工具无用论」。这其实说明他没有找到工具的正确用法。

在我看来,工具应该结合你自身的方法论,形成一套工具流,让不同的工具在不同环节为你赋能,而非将它们独立开使用。举个例子,很多作者都介绍过自己的「写作工具流」,大家可以通过搜索来认识一下。

▲你猜我为什么要这么放

下面,我将结合实例讲解如何使用流程图提到的工具,在 2 小时内交出一份让领导满意的活动案。本文重点在工具如何配合你完成策划,非运营方法论,非工具使用教程。

需要注意的是,这是应对突发情况,一份好的方案的基础是你平时的积累。

懒人目录

  • 工具流介绍
  • 流程讲解
  • 个人感悟

🔧 工具流

首先需要了解的是,这次 AppSo 要给大家介绍的工具流主要针对的是临时且短时间需出一份活动案的人。

先上工具流。下图中,左边是完成一份活动案需要经历的步骤,右边是这些步骤对应要用到的工具。

▲ 做一份方案需要用到的的工具

⚠️ 领导突发任务

下面的场景,也许很多职场人士都遇到过:

小明吃完下午茶,摸着微鼓的小肚子慢悠悠地走回工位上。

『小明,你看了微信了吗?』耳边突然传来美女领导的呼喊。

『啥?我看看。』

『不用,我直接跟你说吧。八两金你知道吗?就是那个周星驰的配角。他跟我们可能要合作,需要我们出一份直播首秀案。』

『什么时候给你?』

『下班前。』

这样的场景,在运营工作中是常见的。小明就是我,接下来我给大家讲解我是如何使用上述工具完成突发任务的。

在这一次任务中,我要做的是一份八两金的直播首秀案,要求要区别开主播首秀案。

1. 收集资料:DEVONagent Pro

DEVONagent Pro 是一款人工智能浏览器,能够根据你的关键词对多个源进行搜索,并提供相关分析。简单来说就是,你用这个软件能直接进行全网搜索,不用再用各大搜索引擎进行一一比对。

▲DEVONagent Pro 搜索页面

在这一步,只需要无脑看资料是不是重复或者无关,然后以 PDF 格式直接存入 DEVONthink Pro Office 即可。

▲DEVONagent Pro 搜索资料

左栏绿色条为相关度,显示为绿色或者填充条越长代表相关程度越高。

若实在担心查找资料不完整,可自行 Google。从以往策划活动的经验来看,基本上能一网打尽全部资料。

2. 归纳资料:DEVONthink Pro Office

DEVONthink Pro Office 十分强大,这里是我的工作资料库。在这一步,需要仔细阅读存入的资料,提取资料内的关键词为下一步活动案的框架提供原料,然后将其按照规划好的内容分类以备填充完善方案。

比如,这一次首秀案的初步设想的环节有采访和视频播放,所以我将搜集的资料分为 3 类个人资料、问题、影片片段。在第四步填充完善方案时,我会再回到 DEVONthink Pro Office 去阅读、收集需要的内容。

▲DEVONthink Pro Office 存档资料

4. 提取框架:百度指数 / 各大综艺节目 / Scapple / MindNode

这一步分为 3 个小步骤,首先是利用百度指数去分析关键词的需求图谱和人群画像,然后翻看、吸取各大综艺节目的优质内容,最后用 Scapple 脑暴或 MindNode 提取最终框架。

第一步,百度指数八两金,对需求图谱的来源和去向关键词、人群画像的地域分布和人群属性进行分析,判断与目标用户是否契合,以及用户更关心什么内容。

▲需求图谱

▲ 用户画像

这个案例并不能太好地说明百度指数对活动策划的帮助。因此,补充多个例子。

去年策划圣诞活动的时候,在明确领导的活动目的之后,我依据百度指数的搜索结果,策划了一场以主播和粉丝玩游戏为主要内容的活动。这场活动让领导满意,也取得良好的效果。原因在于,利用百度指数,发现搜索用户属性和平台用户属性高度相关,因此根据当时的关键词策划了一场活动。

当然,这并不是在强调一定要用百度指数才能达到良好的活动效果。只是想说明,策划活动不仅要见到效果,还要知道其成功或失败的原因,才能为下一次策划提供助力。慢慢地,这也会演变成你的积累。

第二步,翻看各大综艺节目(此步可替换,因此处是以策划首秀案举例,所以需要看综艺节目),挖掘好的环节及内容。

第三步,看你此时所处的境地。如果你已经有清晰的节目框架,那就直接用 MindNode 梳理每个环节、初步填充内容即可。选择 MindNode 的原因很简单,简洁好看啊!(我是个颜控)

如果你还没有清晰的节目框架,这时候就该 Scapple 上场了!

Scapple 跟其它思维导图软件不同的地方在于,它是先让你把脑子里所有内容放上来,然后再进行梳理,好处在于可以充分发散思维,不会被线条限制住。可以一股脑地丢关键词,也可以使用一些方法去自我脑暴,比如「曼陀罗思考法」。最后,再提取框架。

4. 填充内容:Ulysses / Bear / Word / Pages

这一步,只需要按照思维导图梳理出来的框架将内容填入其中即可。但是,建议采用「MVP 原则」。在填充全部内容之前,先输出框架和基本内容,待领导确认后再输出完整内容,避免做无用功。

当领导确认以后,结合 DEVONthink Pro Office 存档的资料,补充内容。至于用什么软件,可以自行挑选。个人推荐用 Ulysses,写完后导出成 PDF。

而选择 Ulysses 的原因也很简单:

  • Focus 模式+打字机,让你专注于目前的内容
  • 软件自带庄重感,提高你的重视程度
  • Markdown 语法,专注内容输出

5. 存档资料:DEVONthink Pro Office

正如个人工作规划会将工作行程和生活行程分割开一样,我的资料存档也是直接切断工作和生活。这一步看个人习惯,我的原因是:

  • 工作是为生活服务。如果不有意识地切割开,生活慢慢会被工作吞噬,想想你越来越不喜欢微信的原因
  • 形成一个完整的闭环。既能为后续个人回顾提供材料,又能在需要资料的时候快速找到(DEVONthink Pro Office 是将资料都打包成一个 bundle,我要找什么资料只要打开 DEVONagent Pro 搜索一下就行,它也会提供相关分析)
  • Mac 设计理念与 Windows 使用习惯冲突。Mac 的设计原则是弱化文件夹的概念,通过标签去迅速查找,这跟我们多年使用 Windows 的习惯相违背。尝试改变很久后无果,所以选择了『DEVONthink Pro Office』

📝 写在最后

之所以有这篇文章是因为很多人都错误地使用工具,本该是人支配工具,现实却是被工具支配。原因在于错误地理解工具和工作的关系,没有根据工作方法论形成一套流程。

本文的重点不在教你如何使用上面这些软件,也不是输出运营方法论,而是希冀能够传达这种理念 —— 以方法论为基底去使用软件,以及希望通过我对每一步详细的讲解和其中的道理能够引起你对环节间或流程间细节的思考。每一个看似简单的运营活动,都是经过反复推敲和打磨的。同样的,工作流也是如此。

如果你坚持看完我上面的啰嗦了,那么希望对你能有启发。还是那句话,不要照抄全部流程,依据你自己的方法论形成自己的工作流。

当然,并不是标题党,依据这个工作流,加上你平时一定的积累,是能够在 2 小时内交出一份让领导满意的方案。毕竟你减少了资料的收集时间,还进行了充分的脑暴。不过,好的活动是需要反复打磨的,这是应急措施,不能常态使用。

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