# 不输 iOS 的「捷径」！微软这个自动化神器，让你工作更少完成更多

- 作者：黄广泓
- 发布时间：2019-05-23 18:30
- 原文：https://www.ifanr.com/app/1180500

![](https://s3.ifanr.com/wp-content/uploads/2019/05/christian-lambert-1515392-unsplash.jpg)

Outlook 邮箱收到带有附件的邮件，如果你希望将附件保存到 OneDrive 空间里，方便下次查找使用，常规操作步骤会是将附件保存到本地电脑，再使用 OneDrive 应用上传文件文档。

碰到几次保存需求时，这几个操作步骤可能并不会难倒你，但如果是每次都需要将附件保存到 OneDrive，或者更进一步的是，将某个发件人发来的附件保存到云空间里。这一系列的操作一定会消耗不少时间，并且很容易出现遗漏保存的状况。

这时候使用自动化工具的话，可以把多个服务和操作打包起来，以正确的顺序触发条件、后台工作，达到一键实现的目的，有助于减少跨服务的操作步骤、提升生产力效率。

大家熟知的工具有iOS 端[快捷指令](https://www.workflow.is/)（原 Workflow）、Android 端 [Tasker](https://tasker.joaoapps.com/) 、全平台有 [IFTTT](https://ifttt.com/)，而作为消费者和企业市场巨头之一的微软，同样开发了良好的自动化工具，比如大家最早接触的批处理。

在 2016 年微软推出了一款自动化处理应用 [Microsoft Flow](https://flow.microsoft.com/zh-cn/)，提供了网页版 、iOS、Android 移动端应用，支持连接超过 300 多项常见服务。

与 IFTTT 这类工具相比，Microsoft Flow 在整合微软自家各类应用服务上更具有优势，比如实现将 Outlook 电子邮件附件保存到 OneDrive、每周将 SharePoint 列表项复制到 OneDrive 中创建的 CSV 文件等等。Microsoft Flow 还提供了独特的手动启动工作流模式。

这篇分享文主要介绍 Microsoft Flow 两种工作流模式：后台自动运行和手动启动，以及一些对应的实例，大家通过这款自动化处理应用，一定会在日常的工作流过程中找到更多乐趣和实用性。

### 懒人目录

- Microsoft Flow 简介
- Microsoft Flow 工作流模式
- Microsoft Flow 管理
- Microsoft Flow 实例推荐

### Microsoft Flow 简介

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在正式介绍 Microsoft Flow 工作模式前，我们首先了解它的工作界面，熟悉总体功能布局位置，有助于后面内容的快速上手和自定义设置不同功能的工作流。

Microsoft Flow 支持 [Android](https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.flow) 和 [iOS](https://itunes.apple.com/us/app/microsoft-flow/id1094928825?mt=8) 两大移动平台，同样也提供了 [Web 端](https://flow.microsoft.com/zh-cn/)。我们使用微软账号登录 Flow 服务后，在不同平台上都会同步已设置好的工作流。

#### Microsoft Flow 作用

作为大家最关心的部分，Microsoft Flow 的作用与前面提及的捷径、Tasker、IFTTT 类似，可实现自动执行应用程序和服务之间的工作流、同步文件、获取通知、收藏数据，比如：

- 将 Office 365 电子邮件附件保存到 OneDrive for Business。
- 10 分钟后向我自己发送提醒。
- 每当在 Office 365 日历中添加、更新或删除事件时，它将自动复制到 Google 日历。

#### Microsoft Flow 重要概念

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我们最常接触到 Microsoft Flow 两种工作流模式，分别是后台自动运行和手动启动，无论是哪种工作流，都会涉及到两个主要组成部分：**触发器和操作步骤**。

**触发器**可被视为工作流模式的起始操作，**操作步骤**则属于对触发器想要执行的操作。以从 Office 365 日历同步到 Google 日历这个工作流为例子（[点击这里](https://asia.flow.microsoft.com/zh-cn/galleries/public/templates/221012a4a405471ca382534402d7087a/%E4%BB%8E-office-365-%E6%97%A5%E5%8E%86%E5%90%8C%E6%AD%A5%E5%88%B0-google-%E6%97%A5%E5%8E%86/)查看模板），Office 365 Outlook 日历就是这个工作流的触发器，添加、更新或删除日历事件的操作以及将这一操作数据同步到 Google 日历这些环节视为操作步骤。

#### Microsoft Flow 价格

![](https://s3.ifanr.com/wp-content/uploads/2019/03/flow_plan.jpg)

Microsoft Flow 提供了免费和付费两种类型的服务，其中独立计划购买形式的付费类型还没上线，用户可以使用免费类型的服务。不过 Flow 支持的部分服务本身需要使用组织帐户或者 Office 365 订阅帐户。下面我使用 Office 365 帐户登录 Microsoft Flow 服务，主要介绍它的两种工作流模式。

### Microsoft Flow 工作流模式

用户通过 Web 端或者移动端的 Microsoft Flow 均可创建工作流，微软提供了丰富的工作流 [模板](https://asia.flow.microsoft.com/zh-cn/templates/)，让用户对应各自需求直接套用不同使用环境，或者自己动手从 0 开始创建一个工作流。从实现流程来分类的话，Microsoft Flow 提供了两种工作流模式：后台自动运行和手动启动。

#### 后台自动运行模式

后台自动运行是 Microsoft Flow 应用最普遍的模式，将不同服务连接起来，基于事件后者周期性的流程自动化处理，相当于一次设置，即可保证不同服务间数据的自动连接运行。

以当把 Instapaper 条目标记为喜欢时，自动发送一条 Twitter 为例子，为了更入门地了解 Microsoft Flow 从创建、设置、管理三个重要环节，我们选择从 0 开始工作流实例。

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打开 [Microsoft Flow 主页](https://flow.microsoft.com/zh-cn/)，登录帐号后选择「我的流」栏目中新建按钮，弹出「从空白创建」和「从模板创建」两个选项，在这里直接选择从空白创建。

![](https://s3.ifanr.com/wp-content/uploads/2019/03/Instapaper_create.jpg)

首先创建一个触发器，直接选择给出的 Outlook 服务，或者在搜索框输入 Instapaper，将自动弹出 Instapaper 相关的触发器，选择「When a boomark is liked」，这一步就完成创建触发器。

![](https://s3.ifanr.com/wp-content/uploads/2019/03/Instapaper_post.jpg)

![](https://s3.ifanr.com/wp-content/uploads/2019/03/Instapaper_end.jpg)

接着，我们需要设置操作步骤，选择「新步骤」后进入选择操作环节，在搜索框输入「twitter」，选中 「发布推文」。我们可以在推文文本框中设置希望发布哪些内容，这里我选择了 Title，意思是仅发表喜欢条目的标题。

![](https://s3.ifanr.com/wp-content/uploads/2019/03/post_twitter.jpg)

最后保存以上的内容完成创建一个工作流实例，实现的效果就是当我们标记喜欢某条 Instapaper 稍后读文章时，自动在自己的 Twitter 帐号发表一条包含文章标题的推文。

不同的触发器和连接操作步骤会提供不同的自定义项，我们根据自己的自定义需求，按照提示即可完成创建个性化的工作流。

#### 手动启动模式

手动启动模式允许用户自定义一个工作流，然后由用户自己想什么时候运行时，再手动启动去运行设置好的关联服务，Microsoft Flow 提供了一个名为「按钮」的功能，就是为了实现用户手动启动模式。

除了可以使用 Flow Web 端页面创建手动启动工作流外，这时候使用移动端应用能够更好的使用体验，也能够体现由用户自己决定什么使用运行按钮功能。

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使用 Microsoft Flow 移动端同样可以完成创建工作流，打开移动应用，切换按钮的专用标签页，选择「创建按钮」，直接套用微软给出的模板，在这里以将照片上传到 OneDrive for Business 为例子，设置文件夹保存路径即可完成设置。

![](https://s3.ifanr.com/wp-content/uploads/2019/03/Screenshot_20190303_170544_meitu_2.jpg)

下一步只需要点击创建好的按钮，从照片库选择上传的照片，等待上传就可以在 OneDrive for Business 看到保存的图片。

### Microsoft Flow 管理

![](https://s3.ifanr.com/wp-content/uploads/2019/03/history.jpg)

前面部分介绍了 Microsoft Flow 两种工作流，初步认识了从创建到实现效果的过程，那么剩下的就是如何管理工作流。

Microsoft Flow 为每一个工作流实例提供了类似控制台的管理后台，最常见的运行历史记录、关联服务是否正常以及共享用户名单（涉及团队管理）。

![](https://s3.ifanr.com/wp-content/uploads/2019/03/check.jpg)

打开某个流的分析页面，可以按照日期查看流的运行历史，分为正常运行和错误统计。当我们创建的工作流出现错误时，可以优先使用「流检查器」。打开流的编辑页面，右上角提供了流检查器功能，按照错误和警告两种类型检查创建工作流是否存在问题。

### Microsoft Flow 实例推荐

Microsoft Flow 官网提供了大量流模板，用户无需完全掌握不同参数的设置即可轻松完成创建工作流，不再为繁琐的操作步骤所怯步，下面是几个值得尝试的实例模板，在官方模板 [页面](https://asia.flow.microsoft.com/zh-cn/templates/) 可以找到更多心水实例。

**将 Outlook.com 电子邮件附件保存到 OneDrive**

![](https://s3.ifanr.com/wp-content/uploads/2019/03/outlook_onedrive.jpg)

我们使用 [官方模板](https://asia.flow.microsoft.com/zh-cn/galleries/public/templates/a06ff65037b111e6bc3e43cd645b1e05/%E5%B0%86-outlookcom-%E7%94%B5%E5%AD%90%E9%82%AE%E4%BB%B6%E9%99%84%E4%BB%B6%E4%BF%9D%E5%AD%98%E5%88%B0-onedrive/) 实现的效果就是当 Outllook 邮箱中收到有附件的电邮时，将附件文件保存到 OneDrive 中名字是「Email attachments from Flow」的文件夹。

如果用户希望仅保存来自特定发送人或邮件主题的电邮附件，Microsoft Flow 提供了丰富的触发器运行条件，回到第一步创建触发器环节，在选中收到新电子邮件时，点选高级选项，在收件人、主题筛选器等栏目设置好信息，这个工作流就会当有匹配项时，才会运行触发器。

**针对被标记的 Office 365 电子邮件创建 Todoist 任务**

![](https://s3.ifanr.com/wp-content/uploads/2019/03/outlook_todoist.jpg)

同样地我们使用 [官方模板](https://asia.flow.microsoft.com/zh-cn/galleries/public/templates/f3953610e13411e6b070f5b13cd24608/%E9%92%88%E5%AF%B9%E8%A2%AB%E6%A0%87%E8%AE%B0%E7%9A%84-office-365-%E7%94%B5%E5%AD%90%E9%82%AE%E4%BB%B6%E5%88%9B%E5%BB%BA-todoist-%E4%BB%BB%E5%8A%A1/) 实现的效果是：每当在 Office 365 Outlook 收件箱中标记电子邮件时，都将在你选择的 Todoist 项目中创建一个新任务。用户能够调整哪些邮件文件夹被标注才触发这个工作流，自定义选择邮件哪些内容（邮件标题、正文等）保存到 Todoist 中的哪个项目，是否设置截止日期的任务时间。这个工作流适合以邮箱收到比较重要的待处理的邮件时，转存到个人的任务管理器中，提醒需要办理的事项。

其他实例推荐：

- [当 Google 日历中有事件开始时，发布到 Slack](https://asia.flow.microsoft.com/zh-cn/galleries/public/templates/76637fc0493711e6bf53611364194d1a/%E5%BD%93-google-%E6%97%A5%E5%8E%86%E4%B8%AD%E6%9C%89%E4%BA%8B%E4%BB%B6%E5%BC%80%E5%A7%8B%E6%97%B6%EF%BC%8C%E5%8F%91%E5%B8%83%E5%88%B0-slack/)
- [每周将 SharePoint 列表项复制到 OneDrive 中创建的 CSV 文件](https://asia.flow.microsoft.com/zh-cn/galleries/public/templates/79095f001ee911e79dc3835964ea3218/%E6%AF%8F%E5%91%A8%E5%B0%86-sharepoint-%E5%88%97%E8%A1%A8%E9%A1%B9%E5%A4%8D%E5%88%B6%E5%88%B0-csv/)
- [将照片从 Instagram 保存到 OneDrive](https://asia.flow.microsoft.com/zh-cn/galleries/public/templates/5b8bc3704dbe11e6b485d3a443e1fe15/%E5%B0%86%E7%85%A7%E7%89%87%E4%BB%8E-instagram-%E4%BF%9D%E5%AD%98%E5%88%B0-onedrive/)
- [从 Outlook.com 日历同步到 Google 日历](https://asia.flow.microsoft.com/zh-cn/galleries/public/templates/e9ff7beaedef4aff866f4bf8494ae72d/%E4%BB%8E-outlookcom-%E6%97%A5%E5%8E%86%E5%90%8C%E6%AD%A5%E5%88%B0-google-%E6%97%A5%E5%8E%86/)。

### 结语

Microsoft Flow 的优势更多地体现在与微软产品服务的深度整合，某些工作流需要配合企业服务类产品（比如 Azure、SharePoint、PowerBI）才能帮助用户在业务系统中，减少操作流程，加快数据的传输和自动化。对于普通用户而言，或许在日历、空间存储、电邮这几个比较传统的应用场景中，Microsoft Flow 依然展现了不错的易用性。

**Microsoft Flow 支持 Android 和 iOS 两大移动平台，同样也提供了 Web 端。iOS 版本大小为 80M，需要 iOS 9 或更高版本，与 iPhone、iPad、iPod touch 兼容。Android 版大小 15M，适用于 Android 5.0 及更高版本。**