# 微信办公难集中？这个方法让你摆脱信息过载

- 作者：陈映州
- 发布时间：2019-05-27 18:26
- 原文：https://www.ifanr.com/app/1187552

![](https://s3.ifanr.com/wp-content/uploads/2019/05/WechatIMG63775.jpeg)

工作以来，给我的感触，工作沟通占工作的绝大部分，而且我们大都处在一个团队中，上游下游传递、沟通文件、沟通项目，很容易变成出问题的地方。

团队的人数多则很多，少则 3、4 个人，大的团队可以采用第三方服务，那么小团队可能就直接用微信做事了，这里就《Trello》 这个工具，分享使用这种低成本高效率的协同项目管理方式，建立团队工作流。

### 懒人目录

- 微信沟通存在的问题
- 工作是如何完成的？
- 建立视觉化工作流
- 解决了沟通时效性的问题
- 解决文字碎片化的问题
- 解决工作群聊与分工的问题
- 解决项目管理的问题

### 微信沟通存在的问题

现在中小型的团队，沟通工作基本就是通过《微信》，无论是工作安排还是工作沟通。这里我可以提一个问题：《微信》是什么？

1\. 《微信》是一个即时通讯软件，是非常有**时效性**的，是纯粹的时间线信息，比如此刻在说项目 A ，下一刻可能就在说项目 B ，跟踪项目非常的低效，因为还要再翻找记录；

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2\. 其次《微信》是一个聊天软件，**发送的文字非常碎片化**，可能前后都没有逻辑性，也没有思考，这样对于工作交接，很容易出现问题，基本上都是碎片式的讨论，就连打字也是一小段一小段；

3\. 通常我们在《微信》中建立**工作群聊**，里面都是团队成员。首先讨论问题的话，一堆人简直乱了套，可能还会建立各种排列组合的群。其次安排某个人工作，大家的微信都会通知到，也会打扰其他人的工作；又不能「免消息打扰」，因为会错过工作信息。

我们先保留着三个主要的沟通问题，先进行下一个阶段。

### 工作是如何完成的？

从管理者的角度来看，他要分配工作，一步步跟进，然后审核，直到最后完成，当然完成以后还要保留记录，方便统计与总结

从执行者的角度来看，被指派任务，完成了第一阶段后，可能要传递给下一个人，并且需要文件的对接等等，直到这个项目让管理者审核后通过，这项工作才算完成

从一项工作的角度来看，从指派任务、对接、反馈、等待答复、审核、改进，最后到完成任务，可能经过不同的阶段，最后才能算完成工作。

### 建立视觉化工作流

鉴于上述对「工作」的分析，通过《Trello》完成「降维」的视觉化工作流。以聊天为例，将聊天细化分为：待看资源—今日话题—没聊完—已聊完—已看资源。并将这一个流程中的每个阶段形成一个列表。

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工作流可以根据自己的工作需求自定义，比如市场部常以「待办」、「进行中」、「准备发布」和「已上线」来描述中项目的工作流；编辑部常以「选题」、「通过的选题」、「正在写」、「已写完」、「发布」来描述工作流。

然后可以在每个列表下建立新的事件「卡片」，并可以把这些事件根据进度进行流转，比如：今天的这个话题，进行到了一半，那么就可以拖动到「没聊完」列表；而已经聊完，并不再谈起的「卡片」，就可以拖动到「已聊完」列表。这样就形成了项目的流转。

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列表-卡片-清单的逻辑与卡片流转概念如图：

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### 解决了沟通时效性的问题

因为在《Trello》中，同一个话题和工作，实体化为一个「卡片」，而相关项目沟通就保留在这个「卡片」中。而这样专注一个问题的讨论，使得讨论逻辑更清晰。

不会像《微信》那样，记录会随着聊天而被刷走。「卡片」不受时间的限制，可能过了一段时间有新的话题想法再次加入讨论中。

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相关的附件、图片、文件也会依附于「卡片」，查找、分享、交接更方便，不像微信，有些文件还会过期。

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### 解决文字碎片化的问题

在「卡片」讨论，存在仪式感对心理的影响，在这里情景会默认带给你工作的状态，就像「戴雨森先生对读书法的观点」一样，将状态调整为工作，自然就有沉淀与思考。

微信出现前，我们使用短信进行交流。那时候，短信还限制字数，为了更少的花费说清楚事情，一个短信中，包含着经过逻辑思考后的内容。

而《微信》出现后，因为没有花费影响，以及通信能够及时反馈，我们的话语更加琐碎与分散，基本上都是碎片式的讨论，就连打字也是一小段一小段。而在《Trello》的单个「卡片」下进行讨论，就会联想到短信，会下意识的让自己的思维更加严谨，敲打出来的内容也更加完整。

《Trello》支持 Markdown 语法，能够快速的加粗、编序号、加标题等，让语言更有逻辑性。

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### 解决工作群聊与分工的问题

一般一个工作分配给的人数最好是3-5个人，2个人会无法决定判断，5个人以上就会有人摸鱼。支持多人同时协助，实时更新，互相不干扰，保证各个项目的正常进行。

将项目细分成具体事项「卡片」发布给同事，并添加同事关注，这样，相关人员只负责相关的项目，不用为其他事情分心。当相关事情更新时，关注人会受到通知，虽然《Trello》不像微信，但不管是 web 端还是手机端，都是会收到提醒的。

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### 解决项目管理的问题

第一个列表可以设定为告示栏、建议栏，可以让团队成员提出各种建议，既可以收集建议又不会干扰正常工作流程。可以利用标签颜色显示优先级和重要性、类别。

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可以预先设置空白卡片并编辑工作步骤模板，团队使用时直接复制。

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支持全局搜索，哪怕只是在评论中的关键字，也可以搜索到。

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多平台使用，支持手机端 iOS 和 Android，支持 Windows 与 macOS ，同样支持 web 端，是最低成本的团队协作工具。

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在《Trello》的使用上，所有项目有头有尾，有建议有反馈，相关人知道进度，可以更好的规划时间，可以更高效的沟通。希望这样的分享对你和你的团队有帮助。