如何提高团队交流效率?用这款 App,打造独一无二的「知识库」

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05-17 18:30

每个人的脑海中都有许多零散的知识点,要将这些知识点串联起来,我们能想到知识沉淀这种方式。当知识进行沉淀之后就能进行复制与再学习形成组织,其知识沉淀与复制能力甚至可以成为团队、企业中的核心竞争力。

要形成这样一套高效的学习体系,通常想到的第一个点子就是 Wiki,Wiki 工具有我们熟知的 Confluence,功能十分强大,对小团队来说上手有一定难度,但依然值得研究。

▲ 会议. 图片来自:dylan nolte on Unsplash

那为了提升效率还有什么办法?直到近期蚂蚁金服孵化了一款「知识创作工具」给了答案。它的名字很有韵味,叫「语雀」。

根据开发团队介绍,其中的「语」字来源于「言语」,泛指人类沟通交流的方式,代表产品核心在于让人与人之间更有效地进行交流,承载交流过程中需要用到的以文本、图画、表格等典型载体的知识。「雀」字来源于「云雀」,也即《从百草园到三味书屋》中的叫天子,一种轻灵活泼的杭州本土小鸟,在诗人雪莱的杰作《致云雀》中象征「欢乐、光明、美丽」,代表产品风格为「轻灵美观」。

在《语雀》的使用手册中我们看到对它的描述:

一开始,我们只是希望给工程师提供一个写技术文档的工具…… 我们觉得《语雀》不应止步于服务工程师,应该致力于为每个想表达所思所想的人提供一款顺手的工具,让知识能得以记录和传播,让人们可以在《语雀》中平等快乐地创作和交流知识,让再小的个体也可以拥有自己的知识库。

《语雀》能让知识能得以记录和传播,大家可以在《语雀》中平等快乐地创作和交流知识。

经过几个月的使用,发现《语雀》很友好的支撑了文字知识的沉淀,也很好的支撑了设计文稿的沉淀和沟通,是一款个人和团队都很值得使用的产品。

懒人目录

  • 知识沉淀为什么很重要?
  • 《语雀》能发挥什么作用?
  • 《语雀》使用实操
  • 更高阶的空间
  • 值得一提的事

▲ 会议. 图片来自: Headway on Unsplash

知识沉淀为什么很重要?

互联网发展十多年以来线上交流打破了人与人之间空间的束缚,我们可以互相在线上分享声音、文字、图片、表格等内容,现代社会中 90% 的时间都在使用手机或者电脑,在线交流变成了现代沟通的主流手段。

一言不合就……

▲ battle. 图片来自:Tumblr

事实上,由于工作中的一些限制,大多数人花费 50%-75% 的工作时间,以文字等书面形式进行着沟通活动。如果不能及时沟通,领导将无法了解下属的工作内容和进度,同事之间也不会了解工作之间的联系,造成信息的滞后,为我们工作带来困扰。

在《语雀》中让这一切沟通可以变得明晰、高效起来。我们首先要了解《语雀》能做什么。

《语雀》整体是一个知识库,每个组织可以根据需要建立起一个知识库。它支持三种典型的知识结构体系:碎片化、结构化、体系化。生活灵感等艺术类记录是碎片化的,工作中处理的问题是结构化或体系化的,都可以使用知识库进行整理。

进行知识整理之后,《语雀》看上去是这样的:

团队首页像是一个目录,每个目录翻进去都是一本书。每本「书」和「目录」的关系都可以根据自身需要再进行调整。

目前《语雀》公开的这个「语雀团队」就是一个很完整的目录,除了使用帮助之外,还包含他们的招聘信息以及《语雀》创作过程中的小故事。甚至为了描述更多细节,有些文章内容中的 emoji 表情用得出神入化。

使用《语雀》以来,发现它的形态可以帮助大家快速上手沉淀知识。在线文档只是给了我们一个存放零散内容的入口,而《语雀》给了我们一种思维方式,一种沉淀与组织知识的方式。更贴心的是我们发现除了项目管理、HR、销售人员偏爱表格、文字形式呈现知识外,它还提供一种图片沉淀的方式,让设计师、艺术家或是架构师可通过图片创作并对之进行排布来表达知识。

总之,《语雀》可以成为大家创作和交流知识的方式。

《语雀》能发挥什么作用?

在公司业务交流中,也许你遇到过这样的情景:

场景一:

产品运营文档,多到数不胜数,要找起来根本找不到地方。要跟开发对流程图和界面的时候,界面改了一版又一版。

「流程图是这个不?」
「是的」
「那你把流程里的页面给我」
「en」
「这流程这个点得改一下」
「重新出个图给你,你再看看?」
「好,我给领导再过一下」
「en」
「还是有点问题,这里再改改」
「改完发你了」
「领导想要最开始的那一版」
「hao」

以上这样的对话场景一旦出现,设计人员和开发人员桌面往往堆叠着《UI 图 1.zip》《UI 图 2.zip》《流程领导确认版.zip》《UI 确认版 1(1).zip》等文件。

《语雀》也许是自己也被折磨从而发现了这个痛点,在产品形态上用树状目录将文档结构化,还提供全文搜索,就像自己工作内容也形成了一本电子书,还带搜索的那种。图片沟通时启用一键画板功能,标记热区跳转流程又或者直接选图留言建议,改图的节奏就不用像《复仇者联盟 4》中钢铁侠建模时间旅行中使用的莫比乌斯环那样循环无限了。

场景二:

「运营小组的会议记录属于运营,也属于公司会议沉淀,我放哪个文件夹?」
「这个策划文档属于企划部吧?」
「可是也属于运营部啊。」
「那文档放哪儿?」
「两边都放是不是有点乱了?」
「放这么多位置,我在不同项目组修改了文档,根本找不到。」
「……」

大家不约而同陷入了一阵沉默。直到……

关于同一场会议两个不同的部门要分别引用会议文档,分别更新却怕冲突怎么办?为此《语雀》有一个专属功能:「引用文档」,两边文档引用后依然可以同步更新。

点击文档最左侧绿色按钮 > 嵌入《语雀》文档,即可实现这一功能。这里不光可以引用全篇文章,还可以引用某个内容链接。获取内容链接的方式也很简单,点击内容左侧目录结构,会发现顶部链接地址发生了变化,这时复制我们想获取的链接地址即可。《语雀》文档中的每个内容,都设置了单独的锚点,以便我们在嵌入文档中更精确地引用。

《语雀》不光可以做个人知识沉淀库,它在团队协作中使用起来也十分便捷。

在上一段我们已经看到了《语雀》知识库团队首页的样子,它是如何被建立起来的?

在《语雀》工作台的左侧可以看到这样的目录:

目录中包含文库、知识库、团队。其关系为「团队」中可以建立「知识库」,「知识库」中包含「文库」。

创建知识库就可以开始知识创作。知识库有三种可选形态:文档、专栏、画板。

  • 文档型知识库与我们见到的大多数文档协作类似,主要用于文字表达,内含可视化编辑器,有着丰富的输入特性。适用存放产品文档、技术文档、帮助手册、笔记等内容。
  • 专栏型知识库在文档型之上,文档型功能都用,另含一张封面图片。适用于存放精品文档、专栏等知识分享内容。
  • 画板型知识库则支持 Sketch 设计稿一键同步与 Symbols 管理,还提供图片热区和图片圈选评论设置。适用于产品设计稿、交互稿和相册等内容存放。

这三类知识库针对不同情况适用与前文描述的复杂场景,能解决过去工作中因为沟通而影响效率的问题。由于《语雀》团队为多人协作,多人维护不同的知识库下不同的文档,不光在文档评论部分可以使用 @ 来通知相关责任人,就连文章主体部分也可以 @ 到相关人员来进行协同,大大增强了沟通效率。

另外值得一提的是,《语雀》还有个讨论区。其形态与 Trello 或 Teambition 等协作工具的看板功能相似,目前讨论区功能还较为简单,可以作为敏捷开发的一部分使用。

《语雀》的公开问题反馈区用的就是「讨论区」功能,所有人都可以在这里提出公开可见的问题。

有专门的人会进行回复。公开可见的工单让这个平台显得和谐有爱。

《语雀》使用实操

a. 从创建团队到建立 Wiki 的流程

登录后在工作台最右侧可以看见一个「新建团队」的按钮,点击后可建立团队协作。

建立好团队下一步则是建立知识库,团队首页右侧绿色按钮「新建知识库」即可选择前文描述的三种知识库形态之一(文档型、专栏型和画板型)来建立。

可以看到其组织形式与论坛板块有些类似。用户可以选择感兴趣的知识库翻阅相关资料。

b. 特色功能介绍

《语雀》承担的不仅仅是知识沉淀,我们还能看到一些新鲜内容:

  • 个人主页

个人主页形态据官方文档介绍是致敬的 GitHub,界面清爽简洁。可对于工具型应用来说为什么需要一份个人主页?这就在于《语雀》的分享机制,你精心沉淀的每一份知识,是可以在《语雀》直接传播分享的—它提供知识分享平台。

在顶部菜单中「发现」我们可以看到许多其他人分享的知识内容。探索《语雀》知识之余,还能关注有趣灵魂。

关注团队小伙伴和感兴趣的人,在首页动态模块中随时获取 TA 在《语雀》上的知识创作动态。

  • 发现

其右侧展示了热门的前 10 名热门知识库,左侧则显示《语雀》的「头条文章」,一些有趣的资讯也可以从这里获取。其中在工作台也会出现关注的用户创作内容等时间流,在这里出现的几乎都是密集型知识内容。

更高阶的空间

过去互联网时代风行一时的论坛,如今也没落不少,好在我们对知识的探索是无止尽的。熟悉论坛的朋友知道论坛主页会分很多板块,每个板块下有不同主题的内容。

《语雀》的「空间」就像是论坛的主页,而每个论坛板块相当于《语雀》的「团队」功能。

前面讲到团队可以支撑多个知识库,那么不同团队下则可以分不同类型的知识库。整个空间里可以容纳更多「团队」来进行更灵活的知识组织。相当于为每一个空间单独提供了一个「知识门户」。我们可以设置内部公告板,也可以将推荐的知识库、团队固定在门户首页,比如「员工手册」、「团队文化」,让员工可以快速获取各种信息。

公司层面重要的是「经验」这种宝贵的公司财富,以往只存在于老员工脑袋和各个员工的硬盘里,容易流失。但是有了 Wiki 后,公司每个流程、每个客户带来的经验总结都可以沉淀在同个位置成为企业发展的坚实后盾。

我们可以明确知识库作用、明确知识的组织结构、明确权限,可以将知识沉淀升级为团队或公司行为。

原来拥有团队功能的用户如果要升级空间,可以使用一键迁移。进入空间主页后,点击「团队」右侧会出现「迁入团队」和「新建团队」两个按钮,选择「迁入团队」进行相关设置即可。

在迁入团队之后,我们做了一个设置:团队面向空间内部开放,所有成员可以访问。

可是我们发现,空间成员进入该团队主页的时候,一个目录都看不见,而身在团队内部都成员看到的团队主页上所有的知识库都有一把锁。这时,我们需要单独进入每一个知识库,将其设置为:空间成员可见。这时,空间成员才会无阻碍的看到团队内的内容。

到了这里有些人可能会迷糊空间与团队之间的权限问题,这里梳理了一张示意图供大家参考:

值得一提的事

随着使用的深入,每个人都可以给《语雀》提问题,就在《语雀》团队的讨论区里随时反馈。也许也是因为这份用户反馈产品日益完善着,让我们在《语雀》各种功能中看到它的产品理念,如《语雀》团队所说的那样:

安全可信任: 知识就是财富,我们承诺用户数据永不丢失,不会被非法获取或篡改;
宁缺毋滥: 产品功能力求精炼、实用,针对每个场景努力寻找最佳实现方式;
简单自然:功能恰到好处,令人惊艳同时功能最小完备。设计一目了然,安静中有热闹,一切自然而然;
不打扰用户: 知识工作者非常需要一个不受打扰的环境,所以我们推崇 平静设计 &异步协作 ,保证用户可以专注在创作和阅读上。

《语雀》每年收费 5999 元 / 空间,首年可以享受特别优惠 2999 元 / 空间,可免费试用 90 天。

题图自:Gabriel Sollmann on Unsplash

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