任务太多不知道从何做起?善用「四象限工作法」,让你高效工作告别瞎忙

AppSo

06-30 21:00

从踏入职场的第一天起,每天我们都要处理各种各样或大或小的工作任务,忙忙碌碌到下班。如果无法正确规划工作时间,繁重的工作任务还会导致被动「996」,这可不是我们想要的工作状态。

都说「磨刀不误砍柴工」,学会如何管理自己的时间,就是工作生活中「磨刀」的那一步了。

美国管理学家史蒂芬·科维在他的《高效能人士的七个习惯》中,提到的第三个习惯「要事第一」就是讲如何管理时间的,那怎样才能做到「要事第一」呢?今天就让我们通过一个时间管理法,告别手忙脚乱,成为时间的主人。

懒人目录

  • 用四象限法则管理时间
  • 只需 3 步,轻松学会四象限法
  • 从纸笔到手机,管理时间的 N 种途径

用四象限法则管理时间

谁都知道重要的事情要优先做,史蒂夫·科维当然不止告诉大家「要事第一」,还提出了达到要事第一的方法:四象限法则(也有说是艾森豪威尔发明的)。

通俗来说,四象限法则就是以「是否重要」和「是否紧急」为坐标轴,将你要做的事情划为四个区域,分别完成。

从上图可以看到,横轴是事情的重要性,纵轴是事情的时效性,那我们工作生活中的事情就可以分为下方表格中的四个类型了。

只需 3 步,轻松学会四象限法

了解了四象限法则后,我们要如何利用它来管理时间呢?很简单,我们只需要三步就可以学会这个方法了。

首先,我们要把事情全部罗列出来,「明确自己要做什么」是规划时间的第一步,也是最重要的一步。

接下来,我们就将这些事情按照上面提到的四个类别进行分类。

分类之后,你会发现「紧急不重要」的类别里似乎什么都没有,的确,只要你对自己的事情规划完善并顺利完成,「紧急不重要」的事情大多都是别人的事情,不要在这部分浪费太多时间哦,尽可能让合适的人去完成「紧急不重要」的事情。

最后一步,将这些事情放到四象限中,按照「重要且紧急→重要不紧急→紧急不重要→不紧急且不重要」的顺序来完成你的任务。

从纸笔到手机,管理时间的 N 种途径

进入数字化办公时代,我们当然不能局限于用纸笔来完成时间规划,有很多 app、电脑软件甚至壁纸都可以帮我们完成时间管理,极简象限就是这样一款应用。

在界面中,我们可以清楚的看到软件分为了四个象限,通过侧边滑、右划、左划、点击、拖拽等操作,就可以实现添加事项、完成事项、编辑事项的功能,还可以为事项设置提醒。

除了极简象限,我们还可以通过一些软件模板来实现四象限法则。在印象笔记 app 中新建「文字笔记」,点击「模板」,在模板库里搜索「四象限法则」,就可以在 app 中建立一个四象限表格了。

你会发现这里的分类和前面讲的内容有些不同,但在操作上其实都是将事情根据「重要性」和「时效性」进行分类梳理。

工作时我们大多数时间都是面对电脑的,那如何在电脑上使用四象限法则规划工作任务呢?其中最简单的方法就是使用电脑桌面壁纸了。打开 PPT,选择合适的大小、选择喜欢的颜色、在四个颜色中填写象限文字。

「全选→右键→另存为图片」,再将导出的图片设置为桌面背景,你的电脑桌面就变成了一个「四象限法则」的坐标系了。

根据需要进行的工作重要性,将文档分配在四个区域,再根据事情的重要性和时效性完成工作,这样就使用电脑壁纸完成工作规划了。什么,你会使用 PhotoShop?那你就可以画出更美观的四象限壁纸了。

其实「四象限法则」的精髓在于对事件重要性、时效性的划分,而「四象限」本身则只是一个形式而已,所以我们还可以抛开「四象限」这一形式的束缚,用更直观的方法来实现四象限规划。

比如我们可以利用 Windows 自带的便签纸功能,在屏幕的角落摆放好要完成的事项。

也可以利用协同办公软件 Trello 创建一个专属自己的看板,在其中分好四个列表,将需要做的事情放在列表中,也可以变成一个四象限法则列表。

你还可以根据工作、生活、学习等内容为各个项目进行分类,让列表内容更清晰明了。

学会了管理时间的方法和工具,就学会了更加效率、灵活地看待生活,快好好利用「四象限法则」和上面提到的这些方法,成为一个高效的人吧!

登录,参与讨论前请先登录

评论在审核通过后将对所有人可见

正在加载中