焕然一新!用过 iOS 13 的「提醒事项」App,我再也不想下载其他 To-Do 应用了

AppSo

07-09 12:10

提醒事项作为 iOS 13 的重要更新软件之一,可以说是回炉重造。不仅界面进行了美化和重新排版,而且连使用逻辑也有所改变。

这些改动让提醒事项真正成为了任务管理工具,足以让一大批 To-do 软件瑟瑟发抖。接下来,让我们来看下提醒事项是如何从一个清单软件变成一个任务管理工具。

懒人目录

  • 待办列表法与 GTD 的区别
  • 提醒事项结合 GTD
  • 待改进的地方
  • 提醒事项 Vs. Microsoft To-Do
  • 结语

待办列表法与 GTD 的区别

在介绍新的提醒事项之前,我们先来厘清下任务管理的几种方法。

App Store 搜索任务管理类软件,可以看见基本分为如下几类:

  1. 专注于快速录入:无结构,就像一张纸一样,写下一件事情,完成一件事情,比如 Blink;
  2. 待办列表法:用列表归类任务,不同场景下查看对应的待办列表,比如我们今天文章的两位主人公,提醒事项和 Microsoft To-Do;
  3. 四象限法:将任务用重要和紧急作区分,强调优先顺序,比如极简象限;
  4. GTD(Getting Things Done)法:集大成者,是一个完整的系统,一共分为五步,收集、整理、组织、回顾和执行。在执行任务前要整理任务属性,在完成任务后要及时回顾任务,以便提升自我。比如 OmniFocus、滴答清单等。

▲ 从左往右分别为 Blink、提醒事项、极简象限、滴答清单

GTD 是最能提升自我的任务管理方法。因为使用 GTD 的过程中,能通过用标签或项目归类你的任务,从而达到专项训练某项能力的目的。

但是,GTD 的学习成本和使用成本太高,按照其原则,每一个任务需要归类到不同项目中,拆解为可执行的子任务,添加标签,划分优先级,并且在执行后进行回顾。我只想问:你是否真的需要用这么复杂的系统管理你的工作和生活?

而提醒事项则是以列表作为基本单元去组织自己的任务,你只需要将任务添加到不同列表里,划分优先级,就可以立即执行。多数人其实更适合用这种软件去组织自己的工作和生活。

但是为什么很少人用提醒事项呢?因为在旧版的提醒事项中,任务之间是被隔断的。简单来说就是 2 个任务分属 2 张列表,却有可能在同一个场景下去执行,而它却没有提供类似的功能。不过,这点在新的提醒事项中得到了改善!它加入了今天、计划、旗标 3 个智能列表,成功地打破了这种隔断。

 

▲旧提醒事项 Vs. 新提醒事项

可见,提醒事项和 GTD 软件面向的完全是两类人群,因而也就不存在竞争关系。这就是为什么新的提醒事项出来之后,GTD 软件开发者基本不慌,而大家喊的都是 To-do 软件瑟瑟发抖。

所以,新的提醒事项能不能更好地管理我们的工作和生活呢?我认为是可以的,只需要将 GTD 的理念和提醒事项的新功能结合起来,一个学习和使用成本更低的 GTD 软件也就诞生了,而需要更深入地使用 GTD 的用户也可以选择专业软件。

提醒事项结合 GTD

那么,我们究竟要怎么将提醒事项和 GTD 结合起来呢?首先,我们建立一个收集箱列表,将所有任务都先添加到此处。接着为任务添加各种属性,如提醒时间、旗标等,再将它移到对应的列表中。此三步即为 GTD 的收集、整理、组织。

相比传统 GTD 软件,提醒事项的任务整理功能比较少,仅能添加日期、旗标、优先级、二级任务和附件,但在使用一段时间之后,我认为已经足以管理日常工作了。

接下来,看看我是怎么改造提醒事项的。

首先,点击右上角的编辑,新增群组,将自己的任务管理系统划分为收件箱、工作、学习、生活 4 个部分,并且利用图标功能为每个列表添加了图标,让自己能快速、直观地区分列表。

接着,新添任务「写 Reminders 文章」到收件箱,将任务拆分为两个子任务,并且打上旗标,添加开始日期为今天,最后将列表改成 AppSo,或者直接拖到 AppSo。

最后,执行任务时,我只需要根据场景去选用不同的智能列表即可。

比如,开始一天工作时就看今天,想先完成重点工作时就看旗标,完成今天所有事情后可以看下计划或者收件箱,开始计划下一阶段的任务时可以看全部或者计划。如此,你的任务管理也是完全按照 GTD 的理念去执行的,但实际执行成本却远低于真正的 GTD 理念。

除此以外,提醒事项还有这些好的新老功能也不容错过。

1. 自然语义输入,帮助你更快速地完成录入。(中文录入还有小 bug,敬请期待正式版)

2. 地点提醒,设置到达和离开时提醒你做某件事情,最常见的场景就是到家时取快递。不过测试版的地点提醒还有 bug,完全偏移位置了。

3. 协作 list,跟之前介绍日历(用好 iPhone 自带的日历 App,帮你省下买第三方应用的钱)的使用方法一致,创建一个家庭或小团队协作待办列表,及时互通任务。添加方法很简单,选择列表,点击右上角,添加参与者即可。

4. iPadOS 独享功能:手势拖拽和首页固定面板。更改任务列表的入口藏得还是比较深的,不如直接拖拽?列表也可以随意拖拽。

iPadOS 的一大改进就是将负一屏做到了正半屏,我们可以将提醒事项固定在首页,那么在用 iPad 的时候就能直接看到今日任务了。

待改进的地方

说完好的部分,提醒事项也有如下不足的地方:

  1. 今天智能列表无法显示子任务;
  2. 今天智能列表中的任务是以到期时间作为排序,即已经过了截止日期的时间会排在最上面,这个能理解。费解的是,旗标功能无法置顶,完全是按照添加的先后顺序展示的,除非手动上移;
  3. 今天智能列表中的任务必须设置时间为今天,功能上是无误的,但不太符合使用习惯。换言之,每个任务都需要安排时间,无形中增加了使用成本。在这点上,Microsoft To-Do 的「我的一天」就是一个不错的解决思路(见下文);
  4. 全部子任务完成后,父任务无法自动完成。
  5. 没有回收站,删除的任务无法回溯。

尽管有如上不足,但并不影响提醒事项已经成为任务管理工具的事实。对于大多数人而言,GTD 的回顾环节并不需要处理地十分精确和复杂,只需要让列表显示已完成事项,看看这个列表下过去一周完成的任务即可。再加上提醒事项在 iOS 上得天独厚的优势,它已经足以作为大部分人的任务管理工具了。

提醒事项 Vs. Microsoft To-Do

接着,让我们来看下它和 Microsoft To-Do 的对比。Microsoft To-Do 是微软收购奇妙清单后的产物,说实话,刚推出的时候引来一片骂声。

但是,我发现它也一直在完善自己的功能,近期还推出了 Mac 版,完全打通了 iOS、iPadOS、macOS、Windows、Android、网页版六个平台。Microsoft To-Do 和提醒事项两个软件无论是界面结构、产品功能,还是使用逻辑,可以说几乎一样。所以,也就拿它来做个对比。

▲主页面(左为 iOS 13 的提醒事项,右为 Microsoft To-Do)

▲任务界面(左为 iOS 13 的提醒事项,右为 Microsoft To-Do)

下面,让我们用一张表格来直接了解两者功能上的异同点。

可见,两者功能相差无几,因此文章第二节的方法同样适用于 Microsoft To-Do。并且,Outlook 邮箱的邮件也可以直接作为任务添加到 app 里。

另外就是我前面提到的我的一天的功能逻辑。提醒事项的使用逻辑是为任务添加日期或者旗标属性,接着去今天或旗标列表去查询。

而 Microsoft To-Do 的使用逻辑是点击我的一天右上角的灯泡图标,选择适合的任务添加到我的一天,不过我的一天并不会显示今日任务,更适合每日早上时安排今日任务,相比提醒事项的今天列表更符合使用逻辑。早上刚到公司,可以用这个功能认真地安排下今天的任务。

如果你是 Windows + iOS,我会更推荐 Microsoft To-Do。但如果你是全苹果用户,显然提醒事项在生态内比 Microsoft To-Do 是好很多的(除了今日列表)。

当然,你也可以让提醒事项和 Microsoft To-Do 双向同步。在「通用 – 密码与账户 – Outlook 账户」中,将提醒事项打开,就能实现用 Outlook 账户下的列表进行双向同步,但是 Microsoft To-Do 的重要会被识别为提醒事项的最高优先级,而不是旗标。同时,新功能也是不可以使用的。

结语

GTD 强调任务管理的输入和输出(回顾),不为完成任务而完成任务,希冀完成任务后能清楚地见到任务对自己的提升。

那么,究竟要不要使用 GTD 管理自己的任务呢?首先,明确回顾任务是否真的对自己有帮助,其次,回顾任务是否真的复杂到需要用到类似 OmniFocus 的透视这么强大的功能,最后是自己能不能坚持使用。

如果不是,你可能更需要的只是一张待办列表。千万不要让效率工具降低你的效率,GTD 里有条原则是能用 2 分钟解决的事情就不要拖。同样的,如果你能用简单的工具就提高效率,为什么要用复杂的工具呢?

我想,这也是为什么苹果和微软完全有能力打造最强的 GTD 软件,却退而求其次将软件设计成现在这样。很显然,满足多数人的需求才是这两家公司的目标,也就不难理解为什么不做奇妙清单,改做 Microsoft To-Do 了。

近期,笔记软件 Agenda 集成了日历和提醒事项,帮助用户更便捷地管理自己的生活。而新提醒事项中有一项功能是可以在发 iMessage 时提醒自己做某项任务。

我们来开个脑洞,如果微信也集成了提醒事项,我们在发微信给某人的时候突然弹出来要做某件事,这才是真正地提高效率吧?抑或是,苹果开放全局监控粘贴板的权限给提醒事项,提醒事项在发现复制的内容有可能是任务,自动弹出是否要添加为任务,点击确认即可新添任务,这才是真正地提高效率吧?

开的这两个脑洞,大概率情况下只会,也只敢开放给自家软件。因为只有这样,苹果也才能保证隐私不被泄漏。所以,我最近也在慢慢地退回原生软件了。原生软件的安全、便捷和高权限是其他软件无法比拟的,比如提醒事项到期未完成的任务会默默待在锁屏界面,比如我只会用备忘录锁住自己的账号密码。

其实,只要你践行 GTD 理念,一张纸也能成为你优秀的 GTD 软件,只是软件会更便捷。新的提醒事项,值得一试。

Microsoft To-Do 大小 82.6 MB,免费,需要 iOS 10.0 或更高版本。App 涵盖 iOS、iPadOS、macOS、Windows、Android、网页版等多平台。

提醒事项暂时还在测试中,免费,需要 iOS 13 或更高版本。

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