身份证、驾照、合同怕丢?这 3 招教你快速整理文档证件

AppSo

08-08 21:00

在 2008 年春节晚会上,无法证明自己身份让开锁匠林永健开锁的黄宏,一气之下用锤子砸掉了锁子,拿出了一沓关于自己的证,从出生证、身份证到摩托车证、驾驶证,同时感慨:「人这辈子怎么这么多证」。

当年还是孩子的我,体会不到黄宏老师的着急和无奈。如今步入工作岗位,我不仅有身份证、毕业证、房产证,还有了租房合同、采购合同、项目合同。这些种类繁多的证书、合同,难免在用到的时候出现「我的证去哪里了」的困扰;而且工作生活节奏越来越快,不论是说走就走的旅行还是突然而来的出差,出行必备的证件、商务谈判的合同,随身携带多有不便。

不过好在我们可以合理的收纳繁杂的文档,也可以将这些证件文档电子化后装进口袋。那我们应该怎么做呢?往下看你就知道了!

懒人日记

  • 分类管理,让你的文档井井有条
  • 文档随身,建立电子化档案库
  • 电子化的证件,是发展的下一个阶段

分类管理,让你的文档井井有条

证件和合同不仅数量繁多,而且非常重要,整理文档和证件,是我们每个人都要做的工作。

其实,整理这些文档并没有那么复杂,只用三步就够了。首先,你要先把自己的证件进行分类,让证件更有规划,举个例子:

当然,分类并不是只有这一种方法,公司、个人、家庭;2017、2018、2019;你可以根据你的喜好进行分类。分好了类,我们就可以进入第二步,整理文档了。

在整理文档时,强烈建议将各类文档放在一个专用的空间里。一些使用不太频繁的证件,比如结婚证、房产证、出生证等,我们可以腾出来一个专用的抽屉,将它们放在一起;而比较常用的证件,比如项目合同、劳动合同等,我们不仅可以购买一个风琴夹将它们分门别类的保存好;而最常用的身份证、驾驶证等,我们就需要随身携带了。

将证件分门别类的放好后,下一个问题就出现了:虽然我整理好了证件,但各种证件还是存放在好几个地方,整理证件只是保证了证件不会丢,但没有保证证件随时找得到,这时就是我们的第三步了:建立明细表。

整理一个表格,将证件在哪里梳理清楚,到用的时候,对应表格寻找就好了。

在手机上,也有不少 app 可以帮助我们来记录东西的位置,比如《整理猫儿》。《整理猫儿》支持 iOS 平台,打开 app,点击右上角「+」,可以进入添加物品界面,输入相关信息,就成功录入了一条信息。

在需要寻找证件时,点击左上角的放大镜,就可以进行查找,快速定位想要寻找的证件了。

当然,《整理猫儿》的功能不止是整理证件,也可以将一些不常用的物品位置录入到 app 中,这就是另一个话题了。

文档随身,建立电子化档案库

除了身份证、通行证等必须使用原件的证件以外,很多证件和文档使用电子稿或者复印件就够了,所以在整理好各类文档之后,我们还可以利用 app 将文档扫描成电子稿——分类、整理的方法与上面一致,而在建立明细表这一步,我们使用 app 对文档进行一次电子化。

首先要推荐的就是 iPhone 自带的《备忘录》,新建一个备忘录,输入想要录入的文档名称和存放地点,再点击下方的「相机」图标,选择扫描文档,扫描成功后,你就完成了一次文档的录入,不仅有电子版的文档,还有实体文件存放的位置。

这时,你只要在上方搜索框中输入想要查找的文件名,就可以定位到文档了。

在《备忘录》内,我们也可以点击扫描的证书,将它导出 PDF 格式,用来打印和分享。

除了手机自带的《备忘录》以外,还有一些 app 可以帮我们实现类似的功能。在《白描》中,点击中间的「相机」图标,就可以进入识别文档界面。

▲ 支持 iOS、Android 双平台.

识别保存后,左划识别后的内容就可以将它移入相应分类中。

同时,《白描》作为一款 OCR 软件,也可以较为准确的识别文档中的内容,生成文档进行分享。

不论是《白描》还是手机自带的《备忘录》,它们做的工作其实都是「扫描→识别→保存」,所以有这项功能的 app,都可以帮我们完成证件电子化这项工作。我们可以在《印象笔记》中创建笔记,识别扫描文档;也可以使用《Scanbot》自动捕捉、识别文本。

▲ 支持 iOS、Android 双平台

《白描》《Scanbot》是优秀的 OCR 软件,而《印象笔记》则是优秀的笔记 app,以《Scanbot》为例,年费 153 元,如果你只使用它来进行电子化证件就有些浪费了。所以不要纠结使用什么样的 app,只要有「扫描→识别→保存」的功能,都可以实现证件电子化,app 只是一个工具,就算是自带的《备忘录》,一样可以整理的井井有条。

证件电子化,是发展的下一个阶段

2017 年,全国开出的电子发票超过 13.1 亿张;2017 年 12 月,微信推出身份证「网证」,2018 年 4 月,支付宝的「电子身份证」通过刷脸就可快速领取。虽说功能和地域限制比较多,但这是证件电子化的一次尝试。

而在今年 4 月,湖南省开始推广电子驾驶证,并在全省范围内通用,我们离证件电子化又近了一步。

在智能手机最早期的宣传中,囊括电话、相机、游戏机、mp3 等功能是手机最突出的特点。而我们在「对生活做减法」的道路并没有停止,越来越多的会员卡、公交卡只是手机里的一个二维码,越来越多的门禁、银行卡都可以用手机的 NFC 功能实现。

但凡事都有两面性,证件电子化除了带来便利、难以伪造以外,丢失手机的成本也变得更大了。电子证件的补办程序,可能也会更加繁琐——现在利用 NFC 功能实现的公交卡、门禁卡,换了手机可就全没有了。

证件、文档的去实体化和集成化,是趋势,也是潮流。或者在不远的将来,工作所用的合同、发票都只会使用电子文档,而证明我们身份的,就是我们自己。

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