为什么 Kindle、笔记应用、在线文档仍改变不了我们对纸的喜爱?

AppSo

11-29 21:00

说到现代化办公,你脑海中浮现的第一个词是什么?是协同办公、弹性工作还是灵活机动?其实,这些名词指向的都是一个提了多年的名词:「无纸化办公」。

写到这里我看了一眼凌乱的桌面,电脑屏幕边缘粘着便利贴,旁边摆放着合同,左手边放着一个小本子,右手边则堆着几本要翻阅的专业书,不禁一脸问号:说好的无纸化办公呢?其实,通过现在已有的电子设备和软件,完全可以实现无纸化办公或者无纸化生活了。那我们该怎么做?看完这篇你就懂了。

懒人目录

  • 阅读丨这样阅读更方便
  • 笔记丨更丰富的图文展示
  • 生活丨出行、购物,这样做也可以
  • 办公丨在线文档、会议白板,轻松实现无纸化
  • 我们真的需要无纸化么?

阅读丨这样阅读更方便

说到用纸的地方,阅读应该是最常见的场景了,而阅读,也是最容易被电子产品代替的部分。

Kindle 是一个小众又被大众熟知的电子阅读器,它作为电子阅读器,拥有丰富的资源、不伤眼的屏幕,最近的几代还做到了防水。让你不仅看得舒服,在下雨、淋浴的场景中也可以正常使用,比纸质书方便了许多。想要告别纸书阅读?Kindle 是你的最佳选择。

不过 Kindle 也不是没有缺点。它只拥有黑白墨水屏,如果你想阅读拥有丰富图文的杂志、绘本,那以 iPad 为代表的平板电脑就在像你招手了。除了微信阅读、多看阅读、iBook 等读书 app 以外,还有像《国家地理杂志》《iweekly》等杂志类 app 可以选择。而《Reeder》等 RSS 阅读 app,更能为你打造专属、全面的阅读体验。

除了太新或者太小众的书籍没有电子版以外,从小说到杂志,从画册到学术论文,Kindle 和 iPad 基本可以满足所有人的阅读需求。

笔记丨更丰富的图文展示

很多人有记笔记的习惯,会议记录、学习笔记、每年的手账,都是需要用本子的地方,但如果你想使用电子设备来记笔记,那 iPad 带着专属的 Apple Pencil,Surface 带着专属的 Surface Pen 走到你的面前,深情款款的对你说:「嗨,我们可好用了」。

除了这些拥有触控笔的电子设备以外,还有不少好用的笔记软件可以助你一臂之力。OneNote 是一款由微软推出的面向全平台的笔记软件,不论是笔记、录音、绘图还是多平台同步,它都有一套很完善的解决方案,同时它还优化了 Windows 10 上的手写输入体验,如果你使用的是 Surface Pro 等拥有触控笔的 Windows 设备,那一定会爱上 OneNote。

同样,在 iOS 平台上也有很多好用的笔记软件,不论是界面简洁、工具清晰明了的 GoodNotes,还是简单易用的 Notability,都可以变成你做笔记、提升生产力的好助手。

当然,不论是哪种方法,阅读和笔记的重点在于坚持而不是工具,只要我们能坚持下去、使用得当,告别传统纸笔,我们在工作和学习中一样可以游刃有余。

生活丨出行、购物,这样做也可以

在生活中,我们会在什么场景下使用到纸笔呢?坐公交时需要公交卡、买东西时需要钱,日常临时需要记东西。除了餐厨卫生,用到纸的似乎也就是这些地方了,而这些用纸的问题,我们都可以很方便的使用无纸化的方法解决它们。

在微信、支付宝的大力推动下,在城市里,绝大多数超市、商铺都可以使用手机进行支付,地铁、公交也大都可以通过刷二维码进站。以我为例,微信支付、支付宝支付以及 Apple Pay 等支付方式已经覆盖了我所有的支付场景。

而且,手机 NFC 功能的加入,不仅代替了公交卡这个纸片,就连银行卡、门禁卡、身份证等,也在被慢慢替代掉。

而日常需要用纸临时记录的地方,我们也可以用一些电子纸来代替,当然,我指的不是索尼等大厂动辄五六千元的电子纸,一个几十元的小黑板,就完全可以满足临时记录的需求了。

办公丨在线文档、会议白板,轻松实现无纸化

作为最早提出「无纸化」的办公场景,早已有很多可以代替纸笔的电子产品和软件,帮我们告别纸笔了。

Microsoft Whiteboard 是一款白板应用,支持 Windows 以及 iOS 平台,它拥有如同 OneNote 一般的高自由度,绘图、标记、便签、图片、导入 PDF 等等操作,都可以在 Whiteboard 上完成。

它还可以通过共享白板链接,实现多用户同时编辑,还记着微软 Surface Hub 的宣传视频么?其中会议片段使用的那个软件,正是为 Surface Hub 定制的 Microsoft Whiteboard。

即使不购买昂贵的 Surface Hub,通过 Whiteboard 和投屏,我们也可以实现办公会议无纸化。

当然,工作不只是会议,文档编辑、项目同步、报销、签章等也是非常重要的部分。如今随着 Office 365 以及石墨文档等在线文档工具的普及,各类办公自动化(Office Automation)系统的接入,让我们提高了在公文流转、审批、发布等方面的效率,同时也降低了企业的运行成本。

▲ 钉钉 OA 工作台.

报销是我们最常用到的「有纸」办公场景,其实,电子发票也可以以电子档案的形式存档,不是必须要打印出来的,搭配公司的 OA 系统,就可以无需打印,完成无纸化报销工作了。

2005 年 4 月起,《电子签名法》正式实施,拥有电子印章的公司就可以用电子签章的形式来进行合同签发工作,电子印章基于数字签名技术,真正实现了难以假冒、安全性更高的效果。

我们真的需要无纸化么?

这么看来,我们似乎可以做到无纸化工作、无纸化生活了,但在身边,真的有人实现了彻底无纸化么?虽然电子发票可以线上报销,但增值税专用发票依然只有纸质的;虽然电子印章具有法律效力,但它还需要很长时间的发展;虽然 Kindle 可以让我们随身携带一个图书馆,但我依然喜欢手指拂过书页的感觉……

在上面介绍的内容中我们也可以看到,无纸化生活、办公,带给我们的不仅是不用出门少带几张纸、工作少跑几步路的便捷,还有基于数字签名的隐私保护、工作中相应快速的各项成本降低。对比传统的方式,无纸化都有着无可比拟的优势。不过不论是实际工作中尚不完善的功能,还是日常生活中习惯也好情怀也罢的感受,完全无纸化似乎离我们还是很远。甚至在多年的发展之后,恍惚让我们有种「完全无纸化是不是根本不存在」的错觉。

其实,我们所追求的「无纸化办公」,其实正在以另一个形式出现,那便是「信息化办公」。各种电子设备、软件正在改变着我们的工作方式,但至少现在的工作,依然需要纸的那份沉甸甸的感觉。我相信无纸化办公是未来的趋势,说不定在不远的将来,我们就能过上微软未来愿景中那样的生活。

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