总是收到无关的工作邮件?这个有意思的工具可以帮你消灭它们

AppSo

07-21 09:08

尽管《微信》《企业微信》《钉钉》等即时沟通 app 的出现提高了沟通的效率,但邮件在我们的工作、生活中还是有不可或缺的作用。

比如工作出现争端的时候,你就可以直接甩出一封邮件。但由于或隐私泄漏,或订阅内容过多等,我们收到的「垃圾邮件」越来越多,干扰噪音也越来越大。那么,我们有没有什么好 app 可以更好地管理邮件呢?

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天呐!怎么总是收到这些无关的工作邮件

相信你一定收到过「组内邮件」吧?比如某位同事发送一份「某 app 的调研报告」,紧接着各位领导反复回复。或者某两位同事就「某功能是否该排期上线」进行一番唇枪舌剑来回发送邮件。发件人也许很开心,但收件人就不一定了。不知道你的体会是如何,但我每次打开邮箱,看到如此之多与我毫无关系的邮件,我也只能删邮件,关软件。

除此以外,相信你也应该遇见过这些场景:

  1. 智能分类功能把非垃圾邮件归类为垃圾邮件,导致错过重要信息。
  2. 订阅内容过多,导致收件箱一下被塞满了。但是如果上班看,又会降低工作效率。
  3. 每次找附件时,总是需要先找对应的邮件。

我们在处理邮件时,遇到的痛点场景肯定比以上提到的还要多。《Gmail》《Outlook》《Spark》等等知名邮箱 app 都设计了一些功能帮助我们处理这些场景,但还不够好。

这么处理邮件,能让你一整天保持高效

著名项目管理工具《Basecamp》开发商基于自己对邮件的理解,认为邮件管理系统绝不止于今天这样,而是能够更加智能地帮助我们优化工作流,提高邮件处理效率,于是他们就开发并上线了一款邮箱 app《Hey》。

自从用上《Hey》,上文提到的痛点一一都消除了。而我也根据他们对于邮件工作流的理解优化了自己处理邮件的流程,大大提高了处理邮件的效率,不再厌恶打开邮箱。

那么,我的一天是如何处理邮件的呢?

1. 早上 10 点,开始处理昨晚的邮件

到公司之后,先点击主页左上角进入「The Screener」。所有第一次给你发邮件的人都会被归入这个页面,你可以自行判断哪些是真正的垃圾邮件,然后点击「No」,以后这个邮箱再给你发信息就会被自动归入垃圾邮件。点击「Yes」,邮件就会被放入「Imbox」。

紧接着,我就回到主页按照以下步骤处理邮件:

  • 把订阅的内容全部选中之后,点击「Move to The Feed」(移动到信息流),晚上再浏览。如果需要将该发件人的所有邮件均自动移入此处,则需要打开邮件,点击联系人,选择「Delivering to The Feed」(投递到信息流)。
  • 把 iCloud 发票、机票订单等邮件点击「Move to Paper Trail」(移动到纸质文件)。之后,需要找相关邮件时,直接在「Paper Trail」页面寻找即可。若需自动移入,则步骤如上条,选择「Delivering to Paper Trail」。
  • 把不紧急的邮件全部点击「Reply Later」(稍后回复),之后再集中处理。
  • 把无关工作邮件点击「Ignore」(忽略)。如此,那些与你无关的邮件,你就再也不会收到提醒了。
  • 最后处理需要立刻回复的邮件。

2. 下午 2 点和下班前处理今日邮件

午觉后,整个人精神状态比较一般,正好可以利用这个时间处理上午的邮件。于是打开《Hey》,按照上午的步骤处理新收到的邮件。接着点击左下角的「Reply Later」的邮件,进入「Focus & Reply」(专注回复)页面,统一回复邮件。

这比《Outlook》的定时回复功能的优势在于更加专注,并且集中处理能够提高效率。

最后,下班前同样按照上午的步骤处理完今天工作时段的邮件。

3. 晚上 10 点浏览订阅内容

晚上休息前,想浏览下今日订阅的内容,看看有没有什么值得吸收的新信息。于是就点击顶部的「Hey」logo,进入「The Feed」页面开始浏览。

在这里你可以像浏览社交网站一样浏览订阅邮件,并且它还会向你展示大部分邮件内容,无需你点击邮件进入正文浏览,极大地提高了浏览效率。

以上就是我用《Hey》处理邮件的新工作流。相比使用其他邮箱的效果而言,极大地提高了我回复邮件的效率,同时也减少了垃圾邮件、无关邮件、订阅内容对我专注力的剥夺。

跟 Gmail 一较高下

在吸收了《Inbox》的功能之后,《Gmail》也重新获得了一票粉丝。但两者相较之下,我还是更愿意选择《Hey》作为邮箱 app。

为什么呢?我做了个简单的对比。

1. 展示上的区别

打开主页后,《Gmail》选择展示全部的内容给你。你可以看到五大类场景收到的邮件,也可以侧边栏的标签看它们的邮件。好处在于方便点击切换,一眼了解有哪些类别的邮件。但坏处就是你的注意力会被分散。

而《Hey》是只展示「Imbox」的邮件,帮助你只专注于当前邮件,忽略垃圾邮件或订阅邮件。另外,通过快捷键切换不同页面的速度远比点击快。

2. 智能分类的区别

《Gmail》通过自己的算法,智能判断垃圾邮件,但总会有被「误杀」的。另外,它也会根据发件人和邮件内容判断该邮件属于哪类邮件。

《Hey》则是需要你在第一次收到该收件人的邮件时,判断该邮件是垃圾邮件,还是普通邮件,或者是订阅邮件,亦或是发票邮件。之后它再帮你进行智能分类。这样能够更加有效地提高分类成功率。不过仔细想想,其实我们可以通过《Gmail》的「规则」实现自动分类。

如此看,在智能分类上,尽管《Gmail》可以变相实现《Hey》的功能,但却无法实现《Hey》各个页面的展示效果。所以,为了提高邮件的处理效率,我选择《Hey》作为我的邮箱 app。

邮件始终充满了宝藏

邮件被视为一个古老的工具,因此很少有人愿意去做这类型的创业项目。但邮件已经成为了我们生活中的水和电,特别是遇到一些严肃场景时,通过邮件沟通能够更好地保护双方的利益。

另外,我们注册了许多服务,导致垃圾邮件过多,也就越来越难以耐心地在众多邮件当中寻找订阅的「宝藏」内容,比如我们喜欢的时事通讯,我们喜欢的各个网站的日报、周报等等。尽管许多公司都给出了智能识别的服务,但识别效果不尽如人意。

而《Hey》的出现,把第一次的决定权还到了我们手里,真正地解决了垃圾邮件的问题,也帮助我们解决了工作中出现的许多无关邮件,让我们能够重新在邮件中「寻宝」,也让我们的生产效率更进一步。我们又可以像以前一样,简单高效地与这个世界联系,与不同国家的人交流,体会思想的碰撞。

但要说《Hey》已经完美了吗?并不,它还有很长的路要走,比如可以推出自定义邮件模板、自定义收件人组别等服务,帮助我们提高发邮件的效率,而不仅仅是提高收邮件的效率。

当然,《Hey》还有这些小功能,我在正文中没有提及,但也很实用,比如屏蔽隐私追踪、修改邮件标题、备注邮件内容、合并邮件、在「All Files」(所有文件)页面浏览所有附件内容等等。

因此,1 年 700 块的服务看起来很贵,但对于日常邮件沟通为主的职场人士来说,如果能大大减少邮件的时间黑洞,这个服务还是非常值得使用的。

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