# 总是收到无关的工作邮件？这个有意思的工具可以帮你消灭它们

- 作者：Delmar
- 发布时间：2020-07-21 09:08
- 原文：https://www.ifanr.com/app/1349349

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尽管《微信》《企业微信》《钉钉》等即时沟通 app 的出现提高了沟通的效率，但邮件在我们的工作、生活中还是有不可或缺的作用。

比如工作出现争端的时候，你就可以直接甩出一封邮件。但由于或隐私泄漏，或订阅内容过多等，我们收到的「垃圾邮件」越来越多，干扰噪音也越来越大。那么，我们有没有什么好 app 可以更好地管理邮件呢？

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### 天呐！怎么总是收到这些无关的工作邮件

相信你一定收到过「组内邮件」吧？比如某位同事发送一份「某 app 的调研报告」，紧接着各位领导反复回复。或者某两位同事就「某功能是否该排期上线」进行一番唇枪舌剑来回发送邮件。发件人也许很开心，但收件人就不一定了。不知道你的体会是如何，但我每次打开邮箱，看到如此之多与我毫无关系的邮件，我也只能删邮件，关软件。

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除此以外，相信你也应该遇见过这些场景：

1. 智能分类功能把非垃圾邮件归类为垃圾邮件，导致错过重要信息。
2. 订阅内容过多，导致收件箱一下被塞满了。但是如果上班看，又会降低工作效率。
3. 每次找附件时，总是需要先找对应的邮件。

我们在处理邮件时，遇到的痛点场景肯定比以上提到的还要多。《Gmail》《Outlook》《Spark》等等知名邮箱 app 都设计了一些功能帮助我们处理这些场景，但还不够好。

### 这么处理邮件，能让你一整天保持高效

著名项目管理工具《Basecamp》开发商基于自己对邮件的理解，认为邮件管理系统绝不止于今天这样，而是能够更加智能地帮助我们优化工作流，提高邮件处理效率，于是他们就开发并上线了一款邮箱 app 《Hey》。

自从用上《Hey》，上文提到的痛点一一都消除了。而我也根据他们对于邮件工作流的理解优化了自己处理邮件的流程，大大提高了处理邮件的效率，不再厌恶打开邮箱。

那么，我的一天是如何处理邮件的呢？

#### 1. 早上 10 点，开始处理昨晚的邮件

到公司之后，先点击主页左上角进入「The Screener」。所有第一次给你发邮件的人都会被归入这个页面，你可以自行判断哪些是真正的垃圾邮件，然后点击「No」，以后这个邮箱再给你发信息就会被自动归入垃圾邮件。点击「Yes」，邮件就会被放入「Imbox」。

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紧接着，我就回到主页按照以下步骤处理邮件：

- 把订阅的内容全部选中之后，点击「Move to The Feed」（移动到信息流），晚上再浏览。如果需要将该发件人的所有邮件均自动移入此处，则需要打开邮件，点击联系人，选择「Delivering to The Feed 」（投递到信息流）。
- 把 iCloud 发票、机票订单等邮件点击「Move to Paper Trail」（移动到纸质文件）。之后，需要找相关邮件时，直接在「Paper Trail」页面寻找即可。若需自动移入，则步骤如上条，选择「Delivering to Paper Trail 」。
- 把不紧急的邮件全部点击「Reply Later」（稍后回复），之后再集中处理。
- 把无关工作邮件点击「Ignore」（忽略）。如此，那些与你无关的邮件，你就再也不会收到提醒了。
- 最后处理需要立刻回复的邮件。

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#### 2. 下午 2 点和下班前处理今日邮件

午觉后，整个人精神状态比较一般，正好可以利用这个时间处理上午的邮件。于是打开《Hey》，按照上午的步骤处理新收到的邮件。接着点击左下角的「Reply Later」的邮件，进入「Focus & Reply」（专注回复）页面，统一回复邮件。

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这比《Outlook》的定时回复功能的优势在于更加专注，并且集中处理能够提高效率。

最后，下班前同样按照上午的步骤处理完今天工作时段的邮件。

#### 3. 晚上 10 点浏览订阅内容

晚上休息前，想浏览下今日订阅的内容，看看有没有什么值得吸收的新信息。于是就点击顶部的「Hey」 logo，进入「The Feed」页面开始浏览。

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在这里你可以像浏览社交网站一样浏览订阅邮件，并且它还会向你展示大部分邮件内容，无需你点击邮件进入正文浏览，极大地提高了浏览效率。

以上就是我用《Hey》处理邮件的新工作流。相比使用其他邮箱的效果而言，极大地提高了我回复邮件的效率，同时也减少了垃圾邮件、无关邮件、订阅内容对我专注力的剥夺。

### 跟 Gmail 一较高下

在吸收了《Inbox》的功能之后，《Gmail》也重新获得了一票粉丝。但两者相较之下，我还是更愿意选择《Hey》作为邮箱 app。

为什么呢？我做了个简单的对比。

#### 1. 展示上的区别

打开主页后，《Gmail》选择展示全部的内容给你。你可以看到五大类场景收到的邮件，也可以侧边栏的标签看它们的邮件。好处在于方便点击切换，一眼了解有哪些类别的邮件。但坏处就是你的注意力会被分散。

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而《Hey》是只展示「Imbox」的邮件，帮助你只专注于当前邮件，忽略垃圾邮件或订阅邮件。另外，通过快捷键切换不同页面的速度远比点击快。

#### 2. 智能分类的区别

《Gmail》通过自己的算法，智能判断垃圾邮件，但总会有被「误杀」的。另外，它也会根据发件人和邮件内容判断该邮件属于哪类邮件。

《Hey》则是需要你在第一次收到该收件人的邮件时，判断该邮件是垃圾邮件，还是普通邮件，或者是订阅邮件，亦或是发票邮件。之后它再帮你进行智能分类。这样能够更加有效地提高分类成功率。不过仔细想想，其实我们可以通过《Gmail》的「规则」实现自动分类。

如此看，在智能分类上，尽管《Gmail》可以变相实现《Hey》的功能，但却无法实现《Hey》各个页面的展示效果。所以，为了提高邮件的处理效率，我选择《Hey》作为我的邮箱 app。

### 邮件始终充满了宝藏

邮件被视为一个古老的工具，因此很少有人愿意去做这类型的创业项目。但邮件已经成为了我们生活中的水和电，特别是遇到一些严肃场景时，通过邮件沟通能够更好地保护双方的利益。

另外，我们注册了许多服务，导致垃圾邮件过多，也就越来越难以耐心地在众多邮件当中寻找订阅的「宝藏」内容，比如我们喜欢的时事通讯，我们喜欢的各个网站的日报、周报等等。尽管许多公司都给出了智能识别的服务，但识别效果不尽如人意。

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而《Hey》的出现，把第一次的决定权还到了我们手里，真正地解决了垃圾邮件的问题，也帮助我们解决了工作中出现的许多无关邮件，让我们能够重新在邮件中「寻宝」，也让我们的生产效率更进一步。我们又可以像以前一样，简单高效地与这个世界联系，与不同国家的人交流，体会思想的碰撞。

但要说《Hey》已经完美了吗？并不，它还有很长的路要走，比如可以推出自定义邮件模板、自定义收件人组别等服务，帮助我们提高发邮件的效率，而不仅仅是提高收邮件的效率。

当然，《Hey》还有这些小功能，我在正文中没有提及，但也很实用，比如屏蔽隐私追踪、修改邮件标题、备注邮件内容、合并邮件、在「All Files」（所有文件）页面浏览所有附件内容等等。

因此，1 年 700 块的服务看起来很贵，但对于日常邮件沟通为主的职场人士来说，如果能大大减少邮件的时间黑洞，这个服务还是非常值得使用的。