比 Excel 好用一百倍!这 2 款强大的表格制作应用,正在重新定义生产力

AppSo

11-03 08:58

买好了「随心飞」准备出门旅游,该如何制作诱人的攻略吸引朋友一同前往呢?用《Excel》或备忘录发旅行攻略?不仅不够美观,还不够酷。

看看 A 君是怎么用《vika 维格表》做的。

▲《vika 维格表》不同视图转换

是不是显得「高端」起来了?看起来很硬核,但实际原理很简单——就像不少人会用《Excel》整理生活和工作,这算是「个人数据库」的初级形态。

随着我们日常中越来越丰富的多媒体内容,《Excel》变得「越来越难用」,你的任务管理系统、读书计划、观影清单,人生挑战、美食分享,乃至完成对家人的健康管理监测等,该如何做到有效管理呢?依靠各个平台吗?「互联网孤岛」可不是说着玩的。

这一切,只要选对工具,做好「数据串联」就行。

懒人目录

  • 《Airtable》《vika 维格表》全方位对比
  • 如何让 OKR 更加发挥效用
  • 利用 API 渗入你的工作和生活

《Airtable》《vika 维格表》全方位对比

数据库的广泛应用程度已经超乎我们的认知,日常使用的每一款 app,背后其实都是数据库在进行运作、管理。

而近年来,「民用数据库」软件也开始崛起流行。国外火热的《Airtable》,备受硅谷公司青睐;国内新兴的《vika 维格表》,基于本土化加上自主研发,也有不少让人眼前一亮的创新。

这两款算是「数据库软件」类别里的佼佼者。通过它们强大的功能和易用性,你可以自己掌握绝大部分生活和工作数据,串联起来,并挖掘背后的价值。

▲ 图片来自:pixabay.com

对于项目管理、产品研发、视频/设计、电商平台的工作者来说,应该能更直观地感受到这类软件的妙处:数据管理、多人协作、后台研发等等,都变得更加轻松省力。

为了便于理解,下面例举了部分角色如何使用数据库完成工作和生活管理,但绝不仅于此:

  • 打工人:关联任务管理、项目管理、绩效管理,保证自己在围绕目标的前提下实现高效产出
  • 学生:管理自己的学习进度、读书进度和社团工作,保证自己玩得开心又能拿下高分
  • 宝妈:记录宝宝的成长数据,制作最佳膳食、家庭出游报表,保证宝宝健康快乐成长
  • 老板:根据客户购买情况,做好产品需求分析和进销存管理

接下来,我们就将通过实际操作为你介绍这两款「神器」。

1. 全功能对比

先来看看《Airtable》与《vika 维格表》在当前版本功能上的区别,红色标记的为收费功能。

▲ 两款软件的功能对比,这张图就是由《vika 维格表》制作的

2.《Airtable》优势功能

《Airtable》由于开发较早,功能非常齐全。相较于当前版本的《vika 维格表》,有两个触达痛点的功能,第一个是表单。

在记录时,如果打开一张记录着海量数据的庞大报表,往往会感到无形中有一股压力在阻碍,过多的操作步骤也会提高记录成本。但若能像填问卷一样上传数据,让它自动填充,压力就会骤降。

▲《Airtable》生成的表单界面

操作非常简单,在网页端选择需要的报表,点击左下角的「Form」即可生成。链接在上方的「Share form」处获取。

▲《Airtable》网页版生成可分享的表单

第二个是利用触发器创建自动化程序。

简单来说就是只要你英文水平过关,你可以利用它提供的一系列触发器,像使用《IFTTT》或《快捷指令》一样创建简单的自动化程序,但免费账户仅限部分应用。

相较《vika 维格表》的纯程序语言的 API,《Airtable》还提供了对小白用户更为友好的自动化程序创建方式。

在软件中,点击右上角的「AUTOMATIONS」即可。

▲《Airtable》创建自动化

3.《vika 维格表》优势功能

尽管当前公测版本的功能不如《Airtable》全,但《vika 维格表》有三个更符合我们操作习惯的功能,第一个是组织架构。

《Airtable》的顶级单元是「base」,所有相关报表都需要统一在一个 base 里,这就会造成有一类数据需要重复创建,比如标签库。而且报表之间是平级关系,无法直接细分主题。

相较之下,《vika 维格表》增加了「文件夹」的功能,给我们提供了符合操作习惯的工作目录,让你更好地归类自己的数据。另外,还能给文件夹添加说明,让协作人更加迅速地了解该文件夹的主题。

简单来说,二者的差别在于,《Airtable》的报表你无法实现多层级嵌套,《vika 维格表》的报表你可以轻松实现多层级嵌套,看出表格所处的层级,并且其左右布局也更符合我们的视觉习惯。用公司组织架构来解释就是,《Airtable》的报表你只能看到「组长」是谁,无法知道「总监」是谁,而《vika 维格表》却可以一眼看出。

▲《vika 维格表》主页

第二个功能是跨表关联数据。

正如上文提到的,《Airtable》关联数据仅限于同个 base 下的报表,无法跨 base。而《vika 维格表》打破了这种限制,可以将任意两个报表进行关联。

▲ 在《vika 维格表》中跨表关联数据

最后一个是自定义模板。

尽管两者都提供了丰富的初始化模板,但《vika 维格表》支持将任意文件夹或者将任意报表自定义为模板,方便随时调用。

▲《vika 维格表》可将任意文件夹或任意表格保存为模板

以上就是两者的多方位对比。功能上各有优劣,最重要的不是大而全,而是看哪个更符合你的操作习惯,有助于长期高效地管理数据。

如何让 OKR 更加发挥效用

面对生活中遇到的各种各样数据,有人有意识地记录,有人直接忽略,也有人记录了却不知道怎么用——仅仅当做一个仪式感。但其实只要我们将这些数据串联起来,它还能产生额外的奇妙效应。

所以,我将从生活和工作两方面演示:如何用一个软件,将自己各个方面的数据串联起来,发挥更大价值。

因为《vika 维格表》更符合我的使用逻辑,因此将用它作为示例,实际上调整下思路用《Airtable》也能实现。

1. 生活层面:还不开始重视你的身体吗?

疫情过后,相信大家会更加重视身体健康了吧?每天量量血压,测测脉搏,确认身体没事是好事,但如果还能顺便记录下来,以备不时之需就更好了。

我们可以利用《vika 维格表》将日记、身体数据、每日支出、菜谱等进行关联,帮助自己更直观地看到每天的情况。

首先,创建「身体健康」的报表,双击标题行即可修改列类型,创建日期、体重、脉搏、血压等不同数据类型的维格列。

如果有兴趣的话,也可以上传自己每天的长相,一年后再回头看,就可以看到自己这一年来是如何变得更有阅历。最后一列「心情日记」暂时不用创建,下同。

▲《vika 维格表》表格视图

在进行下一步之前开个脑洞,如果能利用 API 连接老人正在使用的体温计、测压仪等工具,那每次测量的数据,就能直接上传到表格中,完全不用手动记录,我们是不是能更精确地掌握长辈的身体状况?

其次,创建「菜谱」和「支出账单」两张报表,增加相关字段。

▲《vika 维格表》制作菜谱和支出账单表格

其中,还可以给「菜谱」增加「相册视图」,让它更显诱惑。点击功能栏的 + 号,选择相册视图。

▲《vika 维格表》相册视图;美食图片来自:美食天下

如此,无论是展示,还是分享,都变得分外生动。小提示,你还可以通过小程序直接分享给微信好友。

美中不足的是,《vika 维格表》小程序目前仅支持分享查看,不能编辑。希望能尽快补上这个功能。

▲《vika 维格表》小程序分享给《微信》好友

另外,记账确实很累,但这里交给大家一个小技巧:如果你坚持使用《支付宝》付款,可以定期从支付宝官网导出 Excel 表。

《Airtable》和《vika 维格表》都支持 Excel 导入,完成繁琐记账的同时,可以与其他表单联动,数据完整度更高!另外,动手能力强的还可以使用 API 把这一步也省了。

▲《vika 维格表》粘贴《支付宝》账单

最后,创建「心情日记」,将这些数据用神奇关联和神奇引用功能直接调用过来,再转换成相册视图,你的每一天会变得非常美观。美中不足的是它不支持筛选近一周的日记。另外,你还可以根据 《想要做个理性的人?这个 App 帮你量化情绪,了解自己》这篇文章丰富自己的心情日记数据,更加清晰地掌控自己的情绪。

▲《vika 维格表》展示日记

2. 工作层面:如何让 OKR 更加发挥效用?

你可能会发现生活层面上的数据串联是一个长期的工作,那么它能不能帮助我们获得短期内、直接有效的提升?参照 OKR 方法,聚焦产出,让我们看看当「数据串联」与工作项目连接时会发生什么。

OKR 是近年来硅谷流行的新型目标管理制度和绩效考核制度。它给员工一个可控的范围保持高效的产出,但往往很多人还是会偏离目标。因此,我们需要一个直观的工具帮助我们时刻把控每一个任务都紧密围绕着业务目标。

此外,OKR 系统结合任务管理系统,还能帮你更加公平地评判别人的年终产出增强人脉关系,提升你的沟通能力。下面,让我们来看下是怎么实现的。

首先,创建「OKR」报表,新增目标、关键结果、最终结果、日期等字段。如果需要更加完整的字段,可参考《vika 维格表》提供的「OKR 管理」模板。

▲《vika 维格表》制作 OKR 报表

其次,创建「项目」报表,增加项目、计划时间、项目级别、是否完成、项目总结、成果文档等不同类型的维格列,并利用神奇关联将其与「OKR」报表关联,并利用神奇引用调用关联的目标,从而展示该项目的关键结果。

神奇引用需要用神奇关联将两张报表进行关联,才可以调用数据。由于《vika 维格表》的中文说明十分详细,此处不赘述。

▲《vika 维格表》制作项目报表,并与 OKR 报表关联

接着,分别创建「标签库」和「人脉关系」,增加所需要的字段。

▲《vika 维格表》制作标签库和人脉关系报表

然后,返回「项目」报表,新增相关责任人字段,用《vika 维格表》强大的跨表关联功能将「人脉关系」报表关联到项目中。这么做是因为「人脉关系」这张表不仅包含了工作伙伴上的人脉,还包含了其他的人脉,如果仅放在工作目录下,显然不合逻辑。

▲《vika 维格表》的神奇引用自动根据关联对象调整内容

最后,创建「任务」报表,增加任务、完成与否、计划时间等字段,并利用神奇关联与「标签库」和「项目」报表进行关联,再调用关键结果数据。这样,你所做的每一个任务都能直观地跟你的 OKR 结合起来。

▲《vika 维格表》制作 GTD 任务管理报表

至此,所有准备工作都做完了,但只有有意识地遵守以下几条规则,你才能很好地让 OKR 发挥效用。

1. 利用分组功能更加清晰地聚焦某一 OKR 展开工作,或者关注合作伙伴手上同步进行的多个项目,更好地把控项目进度。项目完成后,填写重要的结果和产出。如此,既能让你不做无意义的项目,又能让你在评级时有理有据地给每个人打分。

▲ 利用《vika 维格表》分组功能更加清晰地把控项目细节

2. 利用筛选功能调取今日计划任务,真正做到今日事今日毕。其实,你完全可以利用《vika 维格表》提供的这些功能自己打造一个《Things 3》。美中不足的是,引用的标签不能创建看板视图。

▲《vika 维格表》筛选今日任务

3. 利用排序功能判断当下时间点是否该联系某个人。《微信》里其实存了「假人脉」,真正的人脉是需要你主动去维系的,人如果没有了羁绊,迟早会沦为「点赞之交」,而很多人最关键的问题是不知道要如何开展话题。这就是为什么要将任务管理系统与人脉关系关联起来,对于工作伙伴,一起完成的事就是你们可聊的话题之一。生活目录下的内容同理。

比如,我用函数功能写了一条简单的函数(IF(AND(FROMNOW({最后联系}, “months”) > 3,{业务能力}>3), “‼️该联系了!”, “👍”)),根据这个人的业务能力和最后联系时间判断此刻是否需要进行联系。

▲ 利用《vika 维格表》函数功能判断联系状态

以上是从个人角度出发讨论如何管理好自己的 OKR,但在实际工作过程中可能是几个人为一个小组共同负责某几个 OKR。《vika 维格表》同样支持多人协作,只需要添加好协作人,做好权限管理即可。

现在可以看到数据串联起来能有多大的威力吧?这些不同层面的数据,如果你把它们强行合并在一起,会让报表显得庞大又无序,如果独立放置,它们则会成为一个个数据孤岛。只有在结合你某个目的下的相互串联才能帮助你完成 1 + 1 > 2 的效用。

利用 API 渗入你的工作和生活

上文所讲的都是「主动」记录数据带来的好处,最后让我们来简单聊下「被动」记录数据的威力,实现方式必然是文中简单介绍了一下的创建自动化程序。创建程序看起来似乎离我们很远,但想想你微信群里的 Python 广告,真的还远吗?

那么,利用 API,你可以用它们做什么呢?

1. 假如你是一名学生,用《快捷指令》扫描书籍背后的二维码,自动从网上公用图书馆调取你需要的数据,迅速完成无趣的书籍信息记录,专注于笔记记录。

▲ 利用《vika 维格表》API 功能实现书籍信息自动快速录入

2. 假如你是一名商店老板,扫描商品二维码后自动上传到表格里,再利用程序自动创建图表,就能在需要的时候直观地看到商品的销售情况,或者做好进销存管理。

▲《Airtable》高级版图表功能

3. 假如你是一名互联网产品运营兼 Mac 用户,你也可以完全将它们作为你的数据仓库,再用其他数据分析软件从其中调用数据进行分析,从而抛弃那个恼人的 macOS 版《Excel》。

这么看来是不是有冲动想要好好学下编程语言了?很多工作就可以边喝茶边等电脑自动完成。

最后是选择哪个工具的问题。如果你想要现在就直接使用成熟的工具,并且你的英文过关,那就考虑《Airtable》。但如果你对于《vika 维格表》当前版本缺失的功能需求程度不高的话,可以考虑陪伴它成长,做一名「男妈妈或女爸爸」,体验养成系的快乐。当然,前者付费版价格也比后者贵了一倍。

上文举了两个数据串联的例子,除此以外,它还可以做些什么呢?简单抛个引子。你的摄影图集是否可以跟日记、工作素材、旅游计划等进行联动?你的数据仓库之间的数据联动是否能挖掘出更深层次的用户需求?静止的数据本身并不能产生多大的能量,只有让它像水一样渗透到你的工作和生活中,流动起来,你才会发现蕴藏其中的巨大威力。

▲ 图片来自:unsplash.com

至于说数据安全性问题,也无需太担心。《Airtable》2012 年成立,已经稳定运营了数年,《vika 维格表》近期完成了多个知名创投的千万级融资,足以保证长时间的运营。大胆使用吧!

* vika 维格表:公测期间暂时免费使用每月 30 元的白银版功能
* Airtable:免费账户限制每个表格 1200 条记录,PLUS 账户每月 10 美元,PRO 账户每月 20 美元

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