# 疫情反复，足不出户？这款常用软件让你高效居家办公

- 作者：彭海星
- 发布时间：2022-03-18 10:09
- 原文：https://www.ifanr.com/app/1477331

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在这个暖得有点过头的春天，一场突如其来的疫情「倒春寒」想必打乱了很多人的生活和工作安排。居家隔离、排队核酸与「非必要不出省」又重新成为了我们生活的主调。

备好物资，留在家里，本身也是帮助社会平复疫情、回到正轨的办法。不过，对职场人来说，远程办公毕竟是完全不同的体验：工作地点的变动不居，还有面对面交流的缺失，都让我们需要重新思考如何保持工作效率。

作为一个有着丰富远程办公经验的团队，我们总结出了一些高效远程办公的经验和理念，希望能够帮助大家在这个非常时期适应在家办公的节奏，即使留在家里也能保持高效协作与心理健康。

### **懒人目录**

- 前期准备：划分工作空间与工作时间
- 云上的日子：新环境需要新的工作习惯
- 共享仓库：打造多端共享的素材库
- 保持协作：通过在线会议时刻交流

### 前期准备：划分工作空间与工作时间

常常困扰居家办公者的一个问题是，生活和工作很容易混在一块。在家工作时，我常常会觉得自己还在家而光明正大摸鱼怠慢了工作，但同时又感觉工作随时都在入侵自己的生活，界限不分明，只会拖累工作效率。

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▲ 远程办公期间会遇到的各种问题。图片来自：Buffer



所以，我们需要在物理上和仪式上，给工作和私人生活划分地盘。

一个常见的建议是：清理出一片专属于工作的空间。如果家里有书房就再好不过了，你可以把它当成自己的「办公室」，把设备和资料都搬过去，踏进「办公室」后只专注于工作；当然，把卧室桌子收拾干净，布置好灯光，也足以将它变成「专属工位」。别忘了，在工作之前要提醒家里的其他人尊重你的工作，别中途打扰你。

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在生活习惯上，也要营造出工作的「仪式感」。如果还是穿着睡衣睡眼惺忪地工作，可能没几分钟你就会想缩进被窝睡一个回笼觉了；所以，我们需要一些特定的仪式，来提醒自己「你要上班了」。比如，换掉睡衣洗把脸，或者再冲一杯咖啡，暗示自己进入工作状态。

由于在家办公有太多偷懒的诱惑，要是长期从事同一个工作，很容易就会产生倦怠情绪然后放弃。因此，我们需要将当前的工作分解成一个个小任务，然后用滴答清单、Pomotodo 等工具内置的「番茄钟」，强制自己在番茄钟持续的 25 分钟时间里专注于某项小任务，完成后再奖励 5~10 分钟休息时间。

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▲ 空闲时间，不如好好放松。 图片来自：Jacek Dylag@Unsplash



办公时间专心工作，休息时间自然也该尽情生活。像是工作前要准备仪式一样，下班后也该有类似的仪式告诉自己应该切换到生活状态了，该吃饭吃饭，该刷剧刷剧，或者还能读读书、弹弹琴。条件允许的话，这时候多跟亲朋好友聊天或者陪陪宠物，可以有效对抗隔离时期的孤独感。

### 云上的日子：构建随时可访问的云端生产环境

在疫情时期工作，最害怕的是什么？那当然是「不确定性」。

谁也不知道，会不会哪天睡醒，一纸隔离通知就让你无法离开小区半步。这种情况下，没人能保证自己有机会回到公司取回电脑和资料。因此，我们使用的工具和日常工作习惯必须适应这种动荡的新常态，尽可能降低不确定性的影响。

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具体来说，一个重要方法就是将生产环境转移到云端。试想一下，如果习惯性使用本地工具，那么猝不及防的隔离可能会让你来不及取回主力办公设备，从而没办法继续工作；此外，家里的电力、网络基础设施未必有公司的稳定（写这篇文章时我就遭遇了一次停电），而本地工具的容错率有限，断电、死机、软件崩溃等意外事件可能会导致前功尽弃。

相反，如果惯于使用云端工具，将各类文件资料都放在线上，那么任何时候只要有一台能够访问网络的设备，我们都能够轻易地无缝连接恢复工作，即使是临时收到隔离通知也不必茫然无措。

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对时常码字的编辑来说，最常用的云端工具莫过于在线文档。它们甚至集成到了企业办公软件之中，比如我们平时打卡和业务交流时会用到的企业微信，就内置了基于腾讯文档的「文档」功能，在电脑端左侧菜单或移动端底栏菜单都能找到显眼的入口。

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**在线文档有一个显著的好处，是它们通常会支持「实时自动保存」，你的每处修改都会实时同步至云端，哪怕遭遇断电死机，也不用担心工作进度丢失。**以企业微信文档为例，它甚至支持将每次修改后的文档归档为一个「历史版本」，需要的时候，随时可在电脑端通过右上角菜单里的「查看修订记录」清晰回溯每个改动并随时还原版本。甲方要求用回第一个版本？没问题！

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**如果说本地文档是一个人的思考，那么在线文档就是一个团队的整体合作。**在线文档最多可支持 200 人同时在线编辑，每个人正在哪里修改、修改了什么，都会用不同色彩的光标给予说明；选中某段内容，还能给它添加评论，在右侧评论区中与其他人讨论，在需要多人合作撰写文章和方案时，这些功能尤为实用。

### 共享仓库：打造多端共享的素材库

上面提到的文档，既然不在本地，那是存到了哪里？

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答案是，放在了企业微信的「微盘」里。在手机端企业微信通过「工作台 > 微盘」入口就能找到它，电脑端则直接在左侧菜单栏提供了快捷入口。

如前所述，在企业微信文档里创建的文稿、表格、演示文稿和收集表都会默认存入微盘，你还可以自己往里面上传图片和其他文件。这样一来，不需要固定使用某个设备，**只要身边有任何能够联网的设备，就能随时随地访问工作文件。**

但只将微盘当成个人网盘来用，未免有些浪费。实际上，**微盘最大的意义在于能够为整个团队打造「团队素材库」**。

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只要将文件上传到企业的「共享空间」里，其他企业成员就能够同时访问这些文件，在远程协作中，这样的文件共享机制几乎必不可少；而且，**对文件的每一次修改，都会马上同步，不用担心同事们打开旧版本的文档而被过时信息误导。**

由于**有着「企业共享」「实时同步」「不限速」的优点**，团队可以将文章和视频用到的素材、案例、申报表格、技术文档等文件放入企业微信「微盘」空间，打造一个团队成员随时随地查阅取用的、不限速的共享素材库，从而免去单独问同事要某个文件的麻烦，以及使用其他网盘共享时空有千兆宽带却只能看着 100KB/s 的下载速度望盘兴叹的苦恼。

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共享素材库难免有数据泄露的风险，为此，微盘给文件提供了丰富精细的权限和安全设置。你可以为每个文件单独设置查看和编辑权限的范围，还能给文件打上水印或是禁止将文件分享到企业外，从而最大限度地降低泄密风险。

### 保持协作：通过在线会议时刻交流

远程办公和办公室工作最大的区别，自然是少了「口头交流」这个强大的沟通工具。

在办公室里，只需要瞄一眼就能知道自己要找的同事在不在工位；遇到问题，吼一声就会有人帮忙；要快速开个短会，拍拍同事的肩膀就能将他们喊到一起……正因为口头交流与物理接触在沟通上的低成本，很多企业都选择了开放式办公室，试图将这种优势最大化。

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反过来说，远程办公时你很难知道同事是否看见了你的消息（或假装没看到），寻求交流协助的成本会变得相当高昂；当然，你本人也可能沉迷撸猫无心工作。所以一篇发表在 *Nature Human Behavior* 上的论文指出，在居家办公后，员工的每周平均工作时长延长了 10%，这可能是异步交流代替实时沟通所导致的效率下降。

知道问题出在哪以后，我们就可以着手解决这些问题了。

在虚拟空间中，有什么办法保持实时沟通？那当然是在线会议。通过会议，可以确保大家都已经在「工位」上，还能交流了解彼此的目标与关切，让团队对工作内容形成稳定预期。远程办公时，设置每天定时举行的简会对保持协同至关重要。

在会议软件的选择上，**方便是第一要义**。

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这时候，不妨试试企业微信集成的「会议」功能。在 1 月更新的企业微信 4.0 版本中，它对内置的效率工具进行了全面升级，其中就包括基于腾讯会议的「会议」功能；升级后的企业微信会议用起来更便捷：在企业微信的群聊里点击「会议」按钮就能快速开启一场会议，收到邀请的同事会在企业微信收到类似于电话的通知，点击通知即可一秒入会。

至于本公司外的客户，由于企业微信打通了微信，只要给他们发送会议邀请，客户就能通过「企业微信会议」小程序参会，而不需要单独下载 app 或是记下会议号。

其次，好的会议工具应该具备有**回顾功能**。一些比较重要的会议会聘请速记员，但并不是每个小会都有这样的必要，因此，如果会议软件有回顾功能就再好不过了。

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恰好，企业微信会议就支持这种需求：在会议界面依次点击「录制 > 云录制」，软件就会后台自动录音，并以语音转文字的形式在会后输出会议纪要。

**抗干扰能力**对在线会议而言也至关重要，毕竟没有谁会希望会议因为糟糕的信号断断续续，或是只听到对方宠物的叫声与楼下的广播。在这一点上，借助腾讯会议的技术积累，企业微信会议即使在网络信号不佳时也能保持着较好的通信效果，同时内置的降噪功能会将诸如椅子挪动或宠物叫喊的声音过滤，让你开一个舒心会。

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这里的「抗干扰」，指的不只是声音，还有环境。哪怕是房间杂乱，也不用为了会议花时间慢慢收拾——在「会议界面 > 设置 > 虚拟背景和美颜」中准备了各种虚拟背景与妆容，即便刚刚睡醒还没来得及捯饬自己，照样能保持着专业姿态开会。

### 远程办公，带来了新工具和新思维

当然，上面提及的企业微信只是一个示例，事实上，没有任何一个工具能单独覆盖远程办公的所有需求，也许所有远程办公者都要花一点时间，来找寻适合自己的远程工作流。

面对汹涌而至的新一波疫情，受到波及的伙伴可能还要居家办公一段时间才能重返办公室，甚至就此一直保持远程工作状态。这也是为什么，我们要推出这么一篇文章。我们希望上面提及的原则与工具，能帮助你尽快适应疫情下的「新常态」。

也许远程办公目前还有很多问题，但在当下，它是能够帮助我们尽快走出疫情，保护其他人免受健康威胁的重要举措。说不定，待日后生活恢复正常，你会发现远程办公期间学到的东西，在回到办公室时同样能提升自己的工作效率。

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