跟时间做朋友:时间管理 App 大盘点 | 读者来稿

AppSo

2014-04-28 16:43

这是 AppSolution 热心读者 @xy 发来的一篇投稿。上周 AppQ 跟大家聊到了「用 App 管理时间」这个话题,正当我在整理大家的各种观点时,意外收到了 @xy 的这篇盘点时间管理方法的长文。文章中他介绍了时间记录、GTD、日程表、番茄工作法四种最常见的方法,并根据自己的使用经验整理出了优缺点,相信会对大家有所帮助。

Q: 你为什么要写这篇长文?

A: 作为 AppSolution 的忠实订阅者,长期受惠于 AppSo 君的各种推荐,是时候回报下 AppSo 君了,25 日中午才看到「AppQ」,抓紧时间写了这篇长文,希望不会太晚。长期受 Appsolution 熏陶,连文章格式都成 Q&A 型了。(笑)

Q: 你为什么使用时间管理类 App?

A: 在看了李笑来的《把时间当作朋友》后,深感一个人最宝贵的其实时间,遂萌生了管理自己时间的念头。李老师在书中反复提到《奇特的一生》中的柳比歇夫及他的时间管理方法, 于是我把《奇特的一生》作为拓展阅读,书中通过柳比歇夫的日记展示了他的方法,于是我也开始了自己的时间管理之旅,因为觉得纸笔不方便携带,且手写之后就不愿意再看,所以开始寻找时间管理类的 App。

Q: 你怎么看现在市面上各种时间管理类 App?

A: 市面上的时间管理类 App 都是基于一些在纸笔时代已有的方法,也就是说每一款软件的设计思路其实都对应着相应的方法,根据方法的不同,我把这方面的 App 分为 4 类: 时间记录、GTD、日程表、番茄工作法。

当然也有那种好像每个方法都沾点边的 App,不过目前就我接触的情况来看,这样的 App 往往设计思路是混乱的,设计者本人往往对时间管理的方法并不理解,以为只要能做出好看的 UI 就行,实际上大错特错。

Q: 你怎么看时间记录类的 App?

A: 这类 App 的理论依据大多来源于《奇特的一生》,也有的就直接以这本书来给自己打广告。这类软件中最知名的 aTimelogger,我用过 Android 版 (iOS 版要收费,偶会限免)。这类软件能清楚的告诉你时间都去哪儿了,每天查看饼状图能对自己的时间做到心中有数——

比如我就发现每天三顿饭竟然要花 1 个半小时 (这是从未预料到的多),而每天学习的时间极限只有 6 个小时左右 (这是从未预料的少,那些每天学习 10 小时以上的人真不知道是怎么做到的), 毫无疑问,睡眠时间是占饼状图面积最大的,看着那么大块面积会让你自觉早起的 (笑)。

挑选这类 App 请务必挑选统计功能强大的,因为单纯的记录是不会让你感受到时间的宝贵的,只有血淋林的统计数据才会触动你的灵魂。

优点: 多平台同步,预设分类多,能自定义分类,Android 版的桌面小工具使用更方便,这款 App 的统计功能相当强大,能统计任意时间段里的情况,也能统计每个分类的情况,更为牛逼的是能跨分类统计,饼状图能清晰的显示各类活动所占的比例,对于当时没能记录下来的,也可以事后补记。

缺点: Android 版的只能手动同步,iOS 版不清楚。

Q: 你怎么看 GTD 类 App?

A: 这是市面上最火的方法,也是各大应用商店里最多的 App,名字里有 to do 或是 list 的软件大多属于这一类。GTD 是 Getting Things Done 的缩写,市面上有足够多的书籍来介绍这种方法。

这类软件中我用过 Wunderlist,优点: 多平台同步,免费版提供的功能不亚于很多软件的付费版,可以自定义项目,设置截 止日期,设置重复和提醒,支持子任务和笔记,甚至能添加文件,同时还带有多人协作功能, 可以说是免费版中功能最全的一款的 App,木质纹理还是相当有质感的,绝对是扁平化潮流中的逆袭。至于有些人诟病的同步问题,本人在 Android 和 iOS 之间同步顺畅。

缺点: 这款 App 只自带 “本周” 项目,并不自带 “今日” 项目,解决方法是先建立一个事 项,截至时间设置为 “今天”,然后就会出现 “今日” 这个项目,点开后在里面继续添加事项,此时添加的事项就会自动设置截至日期为 “今天”。同时,这款 App 的批量修改功能不是很好,手动一个一个的修改事项实在不是件愉快的事。

另外,这款 App 的同步功能存在 一些问题,如果我先在 Android 手机建立待办事项,然后同步到 iOS 设备,然后再将 Android 手机建立的待办事项删除后再新建待办事项,同步到 iOS 的结果将是既有在 Android 手机上已删除的事项也有新建的事项,不知道这是偶然还是必然。

还有就是这个提醒功能在 Android 手机上始终有问题,貌似从来就没有提醒过,不知道是我手机的问题还是别的什么原因,但 iOS 提醒功能正常。

感受: 随时随地将待办事项放入收件箱,妈妈再也不用担心我搞忘了。

Q: 你怎么看日程表类 App?

A: 其实每个智能设备中的日历就是一个日程表类的 App,但是个人观察发现身边几乎没有人会用到日历中日程表的功能 (无论是智能手机还是 PC 上的),反观国外,outlook、 Google Calendar 等的应用已非常广泛,所以会经常在美剧中看到警察们通过调查某人的日程表来找到案件的线索。

每款智能设备自带的日历功能强弱不一,其中比较有代表性的是 iOS 的日历, 优点: 让自己的安排清清楚楚,不仅仅是当日的事项,还包括以后的事项,这样就不容易出 现 “撞车” 的现象。

缺点: 系统自带的日历以及第三方的日历 App 或者是增强插件所面临的最大问题在于,它们只适用于比较固定且有明确起止时间的事项,如生日、会议等,比较适合商务人士。而那些临时出现的事项或是想做但还没确定时间的事项是真心无处安放,所以这类 App 的应用也就相对局限一些。

Q: 你怎么看番茄工作法类 App?

A: 这类 App 源于弗朗西斯科·西里洛的《番茄工作法》,与 GTD 工作法一样也是市面上流行的时间管理方法。这类软件我用过的比较多,如发条番茄钟、TimeWise (这个是 AppSo 君推荐的)、番茄土豆。

优点: 如果你能在每个休息的 5 分钟后立即投入下一个 25 分钟,保持这种连贯性,你会惊讶地发现你会不自觉将更多的时间花在真正需要做的事情上,时间恐慌感荡然无存,这是此类软件最大的优点。与同类软件相比,这三款 App 除了有计时器的功能外,还有统计功能,能统计你在一天中的哪些时段使用了番茄工作法以及在每个项目上用了几个番茄。

缺点: 如果你有大块的时间来完成某项任务,或者能长时间保持精力集中,那这类 App 或许不适合你,因为你会每 25 分钟被打断一次。

Q: 除了以上这四类,还有别的选择吗?

A: 从方法的角度,以上四种方法是当今的主流,从 App 的角度,除了这些专门为某一方法服务的 App 外,还有能通过某些设置来实现以上某种方法的 App,这里主要想说的是 Evernote。

Evernote 提供了一个书写的平台,你可以在里面记录你每天的时间都用在哪些 地方,这就实现了时间记录类 App 的功能;你可以在里面写下待办事项,还可以添加提醒, 这就实现了 GTD 类 App 的功能;你可以写下日程安排,这就实现了日程安排类 App 的功能;想要实现番茄钟的功能确实有些难度,但是用来规划每天的事项以及在每个事项上花几 个番茄时间还是不错。

用 Evernote 的好处在于可以用一个软件实现尽可能多的功能,可以避免在不同的软件之间切换,弊端在于全面往往不深刻,尽管有这样那样的 Evernote 模板, 但是跟专门软件相比还是有所欠缺。

Q: 你觉得使用时间管理类 App 最重要的是什么?

A: 我觉得最重要的并不是选择哪个 App,重要的是选择哪种方法来管理你的时间,App 只是方法的体现形式,方法才是核心,不能深刻理解时间管理方法的开发者开发不出真正管用的 App,不能深刻理解时间管理方法的使用者发挥不了这些 App 的功能。

从网上搜索这类 App 很容易,但是真正去理解这些方法的实质并理解如何将其应用于工作和生活,就不那么容易了。App 并不会教会你如何使用这些方法来管理时间,不论你希望用哪种方法来管 理你的时间,请先阅读讲解这种方法的书籍——

如果你想用记录时间的方法,那么就去读《奇特的一生》;如果你想用 GTD,那么就去读《Getting Things Done》;如果你想用番茄工作 法,那么就去读《番茄工作法》;如果你想用 Evernote,那么就去读《Evernote 超效率笔 记术》,掌握这些方法才是首要的。

友情提示: 不同方法之间会有相互矛盾之处,所以请选择适合自己的一种方法。另外坚持也很重要,再好的方法也需要通过时间的积累才能显现出效果。

Q: 你怎么看待这些时间管理方法?

A: 1. 时间记录法是我最早采用的方法,它确实让我感到一种紧迫感,血淋淋的统计数据让人毛骨悚然,你感觉学习了很长时间但是统计结果却并不多,你感觉只看了一会儿电影,统计结果却显示比学习的总时长还多。

自己不能长时间集中精力导致统计结果有一些水分 (主要原因是时间利用率不高) 以及有些时候忘记按停止键让我放弃了这种方法,如果你没有大块的时间去完成某项任务或是难以长时间集中注意力,那么我建议你不要采用这种方法。同时, 建议那些采用这种方法的朋友不仅要记录你的时间都去哪儿了,还要做相应的统计,做统计的目的不是为了炫耀你在某项任务上花了多少时间,而是大致估算出你完成某项任务的效率,比如看 100 页书要花多少时间,以便以后更加精确的规划你的时间。

我想这才是《奇特的一生》的作者想要表达的东西,而这些东西是 App 暂时实现不了的,这也是我建议大家 一定要看讲这些方法的书的目的。

2. 后来我改投 GTD 门下,但是我是一个经常完成不了计划的人,且我在用这类 App 前并没有阅读相关的书籍,对这种方法理解也不深,所以我的 GTD 之路也就此覆灭 (失败的教训啊)。

3. 由于我没有什么固定的会议要开,所以日程表类的 App 直接略过。

4. 之前零星使用过番茄工作法,但是总是感觉效果不明显,通过阅读《番茄工作法》,我发现了使用过程中的两个误区:其一,很多人能坚持 25 分钟去做一件事,但是能坚持休息 5 分钟后再去坚持工作 25 分钟的人却不多。如果你只是孤立的使用 25 分钟,那这种方法也不会有太大的作用,只有你连续这个过程才能实现它的威力;

其二,番茄工作法不仅仅是一 个计时器那么简单,它也涉及到计划,比如开始一天的工作之前先列一个 list,并预计一下完成每一项大概需要几个番茄,当完成之后在记录一下实际用了几个番茄,通过这样的统计能更精确的制定你的计划,这一点跟《奇特的一生》比较类似。

当然在《番茄工作法》中还 介绍了不少细节,我觉得都值得掌握。所以如果你要采取这种方法,我强烈建议你先读这本书。这种方法适用于难以长时间集中注意力,有时间恐慌感,没有大块时间的人。

Q: 你怎么看待这类软件中的免费版和收费版?

A: 实现功能是最核心的,其次才是考虑价格,如果免费版也能实现相应的功能就没有必要去花钱。好消息是,经过我筛选,最后在文中介绍的 App 都是免费的或是有免费版 (免费版功能一点不弱)。不要迷信收费的 App 就一定比免费的好,付费版的功能也不一定就是你需要的,在掏钱之前冷静的想一想,或许最终都会找到免费的替代方案,过一晚上再决定是否花钱或许能让你少花不少冤枉钱。

Q: 你现在是怎么管理你的时间的?

A: 我采用的是番茄工作法,每天开始工作前先用 Evernote 做一个 list,列出今天要完成的任务以及预计要花费几个番茄才能完成,然后打开番茄土豆开始我的番茄工作法,完成一项任务后将实际花费的番茄填到 list 中。当一天结束后,用番茄土豆的历史和统计功能看看今 天用了几个番茄,什么时间效率最高,然后就可以安心睡觉了。

最后,还是要说一句,本人使用过的 App 比较有限,所以介绍的可能不是很全面,欢迎补充和纠错。

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