从 Any.do 3.0 中发现五个最重要的时间管理方法 | 领客专栏·電腦玩物

AppSo

2015-04-17 14:16

Any.Do 一直以来是我心中最好的待办任务清单工具之一,这类工具虽然多不胜数,但是从 4 年前这个云端任务管理服务诞生的那一刻起,它就一直维持着「简洁、直觉」的核心精神,这个特色带来的就是让我们「专注」在「工作流」上的意义。

凭着对于时间管理有一套自己的理念,Any.Do 在陆续的开发出 Android、 iOS、 网页版的过程中也不断的获得更多用户的青睐,目前已经累积超过 1500 万用户,并且在今天推出了新的 Any.Do 3.0,带来了新的鸟瞰任务模式、更多新功能与最佳化,还有更让人专注的新介面功能。

我想,对这样一款贯彻自己理念的时间管理工具最好的评论,应该就是从「时间管理方法」的角度来带大家认识 Any.Do 3.0。

这就是今天这篇文章撰写的缘由,统整 Any.Do 历代版本直到 3.0 定案的所有关键功能,以我的实际测试经验,来跟大家分享我们可以从 Any.Do 3.0 里学到哪些最重要的时间管理方法?

如果你是已经、准备使用 Any.Do 3.0 的用户,那么或许你能参考这些时间管理方法,作为活用那些功能的策略。如果你不是使用 Any.Do 3.0,那么相信这五个时间管理方法在其他待办任务工具中一样适用。

1. 每天早上一分钟的关键动作:决定今天要做的事

Any.Do 一直以来有一个我非常欣赏的独特设计,有用过 Any.Do 的朋友应该也都能感受到它的价值,那就是「Any.Do 时刻」,这个功能可以让我自由设定成每周一到五工作日的早上出门八点时弹出。

弹出来干嘛?「Any.Do 时刻」是一个帮我快速重新规划「今日任务清单」的好工具,当早上出门后弹出这个「Any.Do 时刻」,我就能快速的浏览昨天没做完、原本预定今天要做的那些任务,依据最新的今日行程一一重新安排他们的行动时间,在进入公司前完成今日排程,一坐上办公桌就能开始行动。

工作任务的变动是很频繁的,无论是延迟的、新增的任务都会打乱我们原本的工作排程,所以最有效的排程其实就是「今日的排程」,也因此养成每天早上决定今日关键任务的习惯,会让自己每一天的工作更加顺畅。

每天花一点点时间决定接下来一天要做什么事情,不要跟着旧计划走、也不用浪费太多时间在无效的未来计划,这是时间管理方法上很有效的步骤,我也曾经在电脑玩物的这篇文章中有更仔细的讨论与分享:《最省时间的时间管理方法:如何让时间管理不浪费时间的技巧》

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2. 真正聚焦的提醒:常驻自己的下一步行动

我们很容易因为「未来」要做的事情而焦虑、分心,总是没办法聚焦在「接下来要做的下一步行动」,可是,即使下一步行动还离目标很远,但是没有走出下一步,又怎么走出未来的 10 步、20 步,乃至于达到目标呢?

所以一个好的待办清单工具,应该要帮助我们聚焦在下一步行动中。

这时候, Any.Do 在设计上会在 Android 的下拉选单中常驻出现「下一个任务」,而且一次就只有一个任务(可以手动切换今日任务),让我们「聚焦」在接下来最重要的一件事情上,即使待办清单还很长,但我们永远也只能一次做好一件事情,不是吗?

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3. 写出具体执行步骤:从目标任务下划分子任务

之前在 《养成好习惯之前,如何建立真的做得到的习惯养成目标?》一文中,我曾经提到我们常常写下目标,把目标当成任务,却忘了继续写下完成任务的具体步骤。

而在 Any.Do 中就设计了「子任务」这样的功能来帮我们完成这个关键的时间管理方法。

例如我写下一个「准备电脑玩物讲座简报」的任务,但这个任务很大,这个任务很空泛,只是一个想要达成的目标的形容,于是我应该在 Any.Do 中继续展开「子任务」清单的功能,把完成这个目标应该要做到的具体步骤写下来,例如:练习开场白、测试时间、穿插的故事小抄等等。

当我真正在执行这个任务时,透过完成一个一个子任务来有效的逐步逼近这个目标的完成。

更重要的是,写下目标的任务通常做不到,只有继续写下子任务的目标,才能有效的达成。

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4. 重要性的排序:不仅要做到,还要做得好

当使用了待办清单一段时间后,一定会发现任务慢慢增加,看到常常的任务清单让人头昏脑胀,不知道视线应该聚焦在哪里的问题。

这时候任务的重要性排序就是关键:今天要做到的事情很多,那么今天要做到的最重要的事情是什么?一定要有这样的判断,一份待办清单才会有效。

在 Any.Do 中,可以透过帮任务「加上星号」这个功能,来突显一件任务的关键地位。

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而在 Any.Do 3.0 中让用户可以选择三种浏览待办清单的视野:时间排序、完全排序、重要性排序,在重要性排序中会把所有任务分成「打上星号」与「没有打上星号」,并且把星号任务排序在最上方。

再辅助以我们可以手动拖曳调整任务的次序,这样一份有重要性分别的清单,就能帮助我们优先专注在重要任务上。

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5. 专注你的视野:工作场域资料夹

从前面几个 Any.Do 里蕴藏的时间管理方法可以看到,Any.Do 其实是一款「无所不用其极」的希望用户「保持专注」的待办清单工具。

在最新版 Any.Do 3.0 中,甚至还新增了鸟瞰视野,让你可以在方格中总览每一个任务分类资料夹的任务数量,排序任务分类资料夹的顺序,并且点进某一个任务清单中专注在这份清单的工作上。

通常我会这样分类:什么工作场域要做什么事情?最重要的专案要做什么事情?例如有一类是当我待在办公室时要做的事情,有一类是当我待在家里要做的事情,有一类是最近最重要一本新书专案要做的事情。

当我身处什么地方,或是必须专注在某个专案上时,这样的清单分类就能让我聚焦在这个专案的视野上:「做现在该做的事情」。

当然,我还有很多其他事情还没做完,但如果现在不做当下可以做的事情,那进度不是只有无限延后吗?所以暂时忘掉其他不是现在可以做的事,专注在当下的场域,这也是一个关键的时间管理方法。

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经由上面五个步骤对于 Any.Do 3.0 关键功能的分析,可以看到「专注」正是这个工具想要传达给使用者的理念,经由各种功能设计,Any.Do 3.0 希望可以帮助用户真正完成一份有效的待办清单。

我也希望今天这篇文章的方法分析,能帮助大家更有效的使用这样一款独特时间管理服务的功能。

声明:「领客专栏」所有文章均由原作者授权 AppSolution 发布/转载,任何个人/组织未经授权不得使用。本文转载自「電腦玩物」,原文链接:跟更專注的新 Any.do 3.0 學五個最重要時間管理方法

 

题图来自海洛创意

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