[革命邮件 App 03] Google Inbox 教会我五个高效率习惯 | 领客专栏·電腦玩物

Google Inbox 是 Google 用来管理 Gmail 邮件的一个创新的邮件服务，它同时拥有网页版、Android 与 iOS App，在 2014 年 10 月登场，2015 年 5 月全面开放中文版使用。

我自己使用至今已经一年多，更常常在電腦玩物推荐大家使用，这过程中很多朋友会问我：「为什么在已经很好用的 Gmail 之外，还需要另外一个 Google Inbox 管理邮件？」或许就在我自己长期使用一年多之后，可以再来写一篇真正重度且长期使用者的心得总结。

以功能面来说，Google Inbox 不是功能最丰富或强大的邮件服务，在我的「革命邮件 App」系列文章中，可以和 Evernote 与其他云端服务整合的 CloudMagic 要强大得多，微软的 Outlook App 还内建日程表，而 Google 自己的 Gmail 则有云端传档等好用功能。那么，Google Inbox 有什么？

Google Inbox 三个看似简单却关键的核心价值：

在一年多的使用时间里，我会说 Google Inbox 让我离不开他的不是功能面的东西。

如果要比较功能那很容易就会被其他邮件 App 超越，但是 Google Inbox 却有自己独特的工作哲学，就像我常常说的 Inbox 是真正意义上可以用来管理时间的邮件软件，从而他带来的「高效能习惯」可以帮助我：

• 节省大量琐碎工作时间
• 专注在当下的工作上
• 并且不忘记未来重要任务

Google Inbox 或许功能不比其他竞争者强大，或许还缺东缺西，但在解决上面这三个问题上，他做得最好！而这三个问题对我来说是「最关键」应该优先解决的问题，所以我目前个人还是继续使用 Google Inbox。

而下面这篇文章，我就要从 Google Inbox 可以帮我们养成的五个高效能习惯，来讨论这个创新邮件服务的价值与使用方法。

习惯 1. 为什么要自己做？把琐碎的工作交给智能助理

Google Inbox 介面很清爽简洁，使用起来速度很流畅快速，这都是一个好用邮件 App 必备的优点。

但是更进一步的，Google Inbox 让使用者的「琐碎整理动作」也可以变得更简洁，让我们「少做好几个步骤」，这是 Google Inbox 和其他邮件 App 关键的不同之一。

因为透过 Google Now 不断改进的智能助理功能，在使用 Google Inbox 时你会像是拥有一个虚拟秘书那样，这个虚拟秘书懂得帮我们「先整理好邮件」，让邮件以重要性、功能性分类与摘要的方式，简洁有效地呈现在我们面前：

• Inbox 会自动帮邮件做好理财、购物、广告、社交、电子报等分类，并且把这些次要邮件自动绑成一个群组，让我们不用浪费时间一封一封看。
• Inbox 会自动摘要邮件里的重点，例如购物的金额摘要、电子报的图片摘要，不用打开邮件我们就知道有没有值得打开的重点。
• Inbox 会自动分类重要与不重要的邮件。
• Inbox 会自动把旅行相关住宿、机票邮件排出一个行程表。

上面这些看起来是你要请一个秘书才能帮你整理，要不然你就要自己花时间手动整理的动作，在 Google Inbox 中都可以［自动化］完成，我不用动手，并且他完全免费。

光是这一点，我觉得就节省了我的大量时间，本来花 30 分钟处理信箱，现在可能真的只要 5 分钟就在手机上搞定，因为 Inbox 已经做好分类、摘要，我可以快速删除不重要邮件，快速处理重要邮件。

这也是我转到其他邮件 App 后即使他们功能再厉害，我都很难习惯的原因，因为没有人可以像 Google Inbox 那样聪明且全自动的帮我整理邮件！

习惯 2. 在不需要的时候也不需要看到额外邮件

Google Inbox 的设计之间环环相扣，当智能助理帮我把次要邮件都分类好，并且重要邮件凸显出来后，我可以快速把次要邮件一次全部归档或删除，然后开始专心在重要邮件上。

但是重要的邮件也不一定是全部都要当下处理，有些邮件可能需要等到几天后某一个时间，或是等到我到达某一个地方时才需要处理，甚至是那时候需要提醒我追踪这封邮件，这时候 Google Inbox 的「邮件延迟 + 提醒功能」就能派上用场。

我可以在一封邮件上往左滑动，或是点击闹钟图示，设定一个延迟处理的时间，这样一来这封邮件会暂时从我的收件匣中消失，等到我指定的时间后才出现，这可以带来几个好处：

• 目前用不到的邮件，不会出现在收件匣干扰浏览。
• 看不到，就帮助我暂时忘记未来的烦恼（这非常有用）。
• 不会忘记重要的邮件处理时间。

所以 Google Inbox 是真正的时间管理软件，而且更进一步的，Google Inbox 的提醒不只是针对时间，还可以针对地点，在我到达某个地点时弹出邮件提醒（例如到某个地点开会时），这就是很多邮件 App 做不到的提醒功能。

习惯 3. 每天清空收件匣，专注集中当下任务

长期收看电脑玩物的朋友，应该也都知道我在管理电子邮件时奉行「清空收件匣」的原则，也就是每天我都会在工作结束前把多余的邮件删除、把处理完的邮件封存、把明天以后才要处理的邮件「延迟提醒」（就是前一个习惯）。

这样一来，我的收件匣常常就保持一个清空的状态，为什么要这样做呢？其实就是两个很单纯的理由：

• 就像把任务清单都勾选完成一样，清空收件匣就是检查自己是不是把今天的邮件都处理好了。
• 让不重要的、次要的、以后才重要的邮件都先从收件匣消失，就能保证我专注在重要邮件上，也让稍后进来的重要邮件更容易被看到。

我处理邮件很少错过或漏看（除非我故意错过），也总是会记得处理某一封重要邮件，都是仰赖这样的一个清空收件匣的习惯。

而 Google Inbox 绝对是目前最适合执行清空收件匣习惯的一个邮件 App ，下面影片就可以看到我很快速就能把收件匣整理完毕、设好提醒。

习惯 4. 不需要一直看信箱！规划自己专心工作的神圣时间

Google Inbox 最适合服膺 GTD 时间管理原则的人使用，他的很多设计与功能会让时间管理高手满意，并且它的功能设计透露了时间管理应该有的正确方向。

例如我常常在电脑玩物说的，要帮自己留下「神圣时间」这件事情，类似的概念也出现在 Google Inbox 的设计上。

在 Google Inbox 的设定中，可以延迟自动分类而成的各种次要邮件的出现时间。例如我喜欢设定成每天早上七点这些次要邮件才出现，这个意思是当我删除或处理这些次要邮件后，接下来一整天的工作时段里都不会有这些次要邮件的通知了！

Google Inbox 会自动帮我「挡下这些次要邮件」，在我的工作时间里，他们完全不会出现在我的收件匣或发出新邮件通知，一直到第二天早上才统一出现，并且已经分类好让我可以快速处理完毕。

这就是「帮我每天白天的上班时段」建立一个不受次要邮件干扰的神圣时间，但重要新邮件还是会通知，从而让工作更专注在重要的事情上。

习惯 5. 不是一个邮件 App，而是一套工作流程

最后，邮件软件只是工作环节之一，还有一个关键就是这个工作环节如何跟整个工作流程串联起来？变成一套简单、顺畅、同步、循序渐进的大工作系统？我曾经说过 Google 的各个服务正好可以串联成一个有效的工作系统，从任务接收、任务排程、任务处理到任务追踪管理，都能在这个系统中完成。

而 Google Inbox App 与 Google 日历、Google Keep 的整合，就是把任务接收的邮件系统、时间排程的行事历系统、笔记档案的便条系统整合在一起，我可以利用 Inbox 把需要某个时间处理的邮件排程到 Google 日历上！

如此一来，我开始慢慢习惯把 Google Inbox 变成我的所有任务的提醒中心、时间排程中心。

也就是说，Google Inbox 真正用新的思维改造了邮件软件的定义：

处理邮件不是我们的目的，管理任务才是，所以其实邮件系统一直都应该是一个时间管理系统。

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