学会这 3 招后，再也不会忘记处理琐事了！| 领客专栏 · 電腦玩物
你常常忘东忘西吗？要怎么改正这个坏习惯？很多时候，要记得去完成一件琐事，让生活或工作上不再丢三落四，你需要的是把琐事放入正确的提醒流程中。今天，就让我们一起来找到这个正确的提醒流程在哪里。
有些任务我们会「拖延」，有些琐事我们会「遗忘」，拖延与遗忘是完全不同的两件事情，而今天要讲的是相对比较容易解决的：「忘记去做琐事」这个麻烦要如何解决。
通常，怕自己忘记什么琐事，我们直觉想到的第一个动作就是「加上一个时间提醒闹钟」（泛指任何会在指定时间弹出通知的提醒方法），然而仔细回想你设定过的各种提醒，其中有多少根本没用？
例如，我在公司冰箱冷藏了一包东西，为了让自己记住下班拿回家，所以我设定了一个时间提醒在下午六点，但当下午六点提醒弹出时，我因为一些工作延误而根本还没要下班，于是只好忽略这个提醒，没想到等到七点准备下班时，因为没有提醒了，我也就忘了这件事情。
我们要怎么打破这个不断设定闹钟提醒， 但是我又不断忘记的恶性循环？
今天这篇文章，是健忘如我，又很容易因为专心在思考而心无旁骛（忘记一切）的我，在长期修正方法后，觉得对自己很有效的时间提醒方法，希望也能提供健忘的朋友一些帮助。
别忘了，我们现在讲的是「忘记琐事」，所以跟重要工作的时间管理计划不同，我们要务求琐事对自己最少的干扰，但又记得完成！千万不要把琐事当成重要的事情来处理。因为：「把琐事管理好？项目做到死也做不好」。
设定闹钟提醒为什么无效，甚至有害？
在之前的几次时间管理的讲座中，我分享了一个自己亲身体会的时间管理经验：为了让自己记住琐事而设定了各式各样的提醒，其结果不只大多无效，而且可能还有害，为什么这么说呢？
1. 我们预估的时间一定会延误
我们总会想要预先规划说今天早上十一点要记得去寄送包裹、下午一点要记得去银行办理手续、下班前五点要记得打电话给客户、下班时六点要记得带冰箱里的东西回家，然后回家路上七点左右要记得顺便去超市买调味料。
如果上面这些琐事都设定闹钟提醒（泛指任何会在指定时间弹出通知的提醒），会发生什么情况呢？
我自己的经验是，最常发生的情况就是因为我自己工作上各种意外状况而产生时间延误，于是这些提醒总在错误时间点出现。
例如早上一进公司正在专心完成一件重要的目标任务，因为太认真，执行了一个多小时也尚未完成，这时候十一点时间到了弹出要我去寄送包裹的琐事提醒，要怎么办？
不要责怪自己的拖延，有时候拖延可能是因为我们更专心在重要的工作上。
2. 错误时间的提醒造成分心干扰
我正在兴头上用全力冲刺着早上的目标项目，超出了我预先的规划时间，然后一个旁支的琐事提醒弹出。这时候，最好的做法当然就是保持自己目前冲刺的状态，继续把目标任务完成，无视提醒的琐事。
如果看到琐事提醒就暂停手边更重要的任务，先去完成琐事，这样回到更重要任务时还要花费时间重新调整状态。其实是造成了更多的时间浪费、更多的效率浪费。从这个角度来看，那些在错误时间出现的琐事提醒，其实就是一种分心干扰。
而更重要的是，因为我们永远无法预估未来时间的变化，所以大多数的琐事提醒都有可能因为时间延误而变成了分心干扰的提醒。
3. 没有正确出现的提醒就会过期遗忘
当我下定决心，先专注在目前更重要的任务上，不再受错误时间弹出的提醒干扰，那么等到我完成更重要的任务后，有多大的机率记得回头去做刚刚（或者很长一段时间前）错过的那个琐事呢？
对我来说这时候已经忘记的机率很大，而且我们设定提醒不就是为了让大脑不用花心力去记住琐事，结果因为时间提醒的时间点常常错误，于是大脑还要花心力去记住等等要记得做，这就失去了提醒的意义，也增加大脑的负担。
三种琐事，与「记得琐事」的三种方法
那么，我后来怎么去解决这个健忘的问题，并且又不要让多余的琐事提醒来干扰我的重要工作任务呢？下面就是我的做法。
某个时间一定会在某个地方完成的琐事：日历
首先我觉得区分琐事的类型是很重要的，有些琐事是「真的我必须在那个时间出现在那个地方去完成它」，例如公司里大大小小的会议（是的，会议很多时候都是「琐事」，除非大家用更有效率的方法开会。
这种真的在那个时间就必须马上去做的琐事，才需要真正的时间提醒。这时候我会利用「日历」服务来设定日期、地点，然后让它适时发出提醒。
而我最常用的日历服务就是 Google 日历。
最近准备完成的琐事：待办清单
接着，很多时候的琐事是「最近必须完成」，但「没有非要在某个时间完成不可」。这时候最好的方法是，写入我自己平常一定会看的一份待办清单中（所以也要养成看待办清单的习惯）。
尤其是这类「最近完成就好」的琐事，千万不要自作聪明地设定很多时间提醒，这些提醒最容易无效且形成干扰。
不如把这类琐事都列在待办清单上，等到我自己有空时才打开待办清单，看看要挑选哪一件琐事来完成它们即可！反过来用琐事去填满工作空档，这样可以更有效率的专注重要任务，也能依序完成琐事。
我自己使用的待办清单是 Evernote 笔记，而在电脑玩物我也介绍过像 Wunderlist 3、Any.Do、Google Tasks 这样许多优秀的待办清单软件。
今天之前必须完成的琐事：桌面便利贴
最后一种琐事最麻烦，这种琐事是今天一定要完成，并且可能要在某个还不确定但「特定」的时间地点要完成。
什么意思呢？例如回家经过超市时要买调味料（但是我不知道什么时候会回家？回家会不会走超市那条路？）。
这时候抓不准应该设定什么时候的时间提醒、什么地方的地点提醒，但是又有一种非要记得不可的压力，我会怎么办呢？
我觉得这时候最好的方法就是 「把提醒放在自己一定会经过的流程路上」。就好像很多人会把备忘录贴在冰箱、门口，因为经过一定会看到，看到就会记住，最好还能是常常经过会看到的地方。
例如以前用纸张便利贴的时候，就是把今天最重要要做完的琐事用便利贴贴在电脑前，这样自己会一直看到，下班前也还会再看到一次，起码离开办公室前一定会收到提醒。
而现在改用电子设备，我就把这样的重要提醒放在电子设备屏幕桌面上，尤其是常常会打开来看的手机桌面上。
我把今天一定要记得做的琐事用 Evernote 笔记快捷方式放在 Android 手机桌面首页，这样每次打开手机、外出打开手机、离开办公室前打开手机，都会再看到一次。
我喜欢把 Android 手机的首页桌面清空，因为要用来摆上「今天一定要记得做的琐事」的便利贴，把首页变成随时打开手机就会看到的便利贴墙。
小结
所以，下一次想要记住今天要做的琐事，我们不一定只能依靠常常失灵的闹钟，还可以搭配三个我建议的好方法：
- 区分琐事类型，只把一定要在某个时间地点做的事情加入日历提醒。
- 把最近要做的琐事写入待办清单，养成依照待办清单完成工作的习惯。
- 把今天要做完的琐事写在工作流程一定会经过的路线上，用便利贴法让自己总是看到。
透过这样的区分，把正确的琐事放在正确的流程上，或许就能跟我一样，帮助健忘的我们有效的记住应该完成的琐事了。
本文授权转自「電腦玩物」，原文链接：如何記住今天要做的瑣事？給健忘朋友的三個好建議
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