把纸质资料放进 App 里，原来好处这么多 | 领客专栏 · 電腦玩物

首先我要说的是，我并不排斥或否定纸质笔记或纸质资料的整理，有时候纸质工作依然有其必要性，也有其优势，所以我在电脑玩物一样写过很多跟纸笔工作技术有关的文章。

但同一时间，我也喜欢把很多工作流程无纸化，而在将纸质资料做电子整理的过程中，带来了一些独特的便利。

今天这篇文章，就来分享一些我实际在工作、生活中「常常使用」的电子整理纸质资料的经验与方法，分享他们可以带来哪些整理效率的提升。

0. 如何把纸质资料电子化？

现在有太多工具可以将纸质资料电子化了，专业的可以有一台扫描机，这样就算要「自炊（将纸质书籍裁切并电子化）」也可以做到很棒的效果。

不过我这边分享的是「简单」就能有很大效果的做法，这时候利用手机上的 app ，也能轻松将很多纸张资料，拍照转存成电子资料，我常用的有 Google 翻译、OneNote、Evernote。

需要抓出纸张上的文字时，我就利用 Google 翻译或 OneNote 来拍照并扫描辨识。如果只是单纯要储存纸张资料，那我就利用 Evernote 拍照储存。

而这些电子方法可以提升纸质资料的哪些整理效率呢？

1. 让纸质资料可以被无数次利用与修改

我喜欢把所有拿到的单据、传单、说明文件等等，都拍照转成电子笔记资料。而这可以带来一个好处，就是我可以利用「电子笔记」的方式在这些纸张照片上做注解、画重点，并且能够「无限次数的修改」。

因为电子的修改，就是简单的复制、粘贴、剪切、删除而已，次数无限，并且不会伤害到纸张（照片）本身，不会留下涂改的痕迹，让这张电子化的纸质照片能够「无限次数地被使用」。

例如我常用的 Evernote 中，就内置了「注解照片」的功能，利用这个功能就可以在纸张照片上无数次的修改笔记，让纸张可以被无数次利用。

2. 让纸质资料有更多整理变化

我喜欢把一份厚厚的纸质资料，可能是说明书、可能是一本学习的书、可能是一张车票，利用拍照转成电子照片资料的方法，重新整理成适合我自己需要的使用方式，而且这些使用方式是在原本的纸质资料型态很难做到的。

例如我会把一张已经买好，接下来要去看的表演票券，拍照成电子笔记，并且加上［提醒自己记得去看］的时间提醒。

这时候，我同时需要纸质票券，也需要电子整理方式，因为它让纸质资料可以有更多整理变化。

当我收纳纸质资料到某个地方后，我会把这些纸质资料再拍一次照，存入电子笔记，并且在电子笔记里注记「我把这些纸质资料收纳到哪里」。这样一来，纸质电子双整理方式并存，而电子整理方式帮我更好地记住收纳的地点，以免我忘记。

更进一步的，用电子方式去整理纸质资料，可以让我更自由更有弹性地整理。

例如一本纸质书，他的章节编排印刷已经被装订在一起，是固定不动的，但是当我要整理成自己的需要时，我会有我自己的编排想法。

这时候，我会把书籍里重要的那几页拍照存入笔记，然后在电子笔记中重新编排我需要的顺序，重新加上我需要的内容，可以完全自由地重新整理与使用原本已经固定的书籍内容。

更多技巧，可以参考这篇文章，看我如何利用电子笔记重新整理一本书。

3. 让纸质资料与电子资料结合

我们同时会有纸质资料，也一定会有电子资料（文书档案、图片、声音等等），而且这些资料可能都是同一个任务、同一种需求的资料。

这时候，如果也可以把纸质资料电子化，那么纸质资料就可以跟其他相关的电子资料整理在一起，把它们放入同一个电子资料夹，或是插入同一则电子笔记，整合之后，使用起来就更为方便容易。

例如我的名片整理方法，就是把我的合作伙伴的名片电子化，这样就能把客户资料跟他们的工作资料一起做电子资料整理。

4. 让纸质资料更好携带

很多时候纸质资料需要随身携带、随时拿取，可是如果纸质资料很多，携带起来可能很占用空间，要拿取时也不一定方便，甚至反覆地拿取有可能让纸质资料很快地磨损。

这时候，或许可以试试看这样的电子与纸质并行的方法：最重要的纸质资料，当然还是可以携带在身上，因为一来多一道保险（以免电子装置没电或故障），二来少量的纸质资料要取出就方便得多。

但是其他琐碎的纸质资料，则可以电子化，用电子装置来随身携带，当资料在电子装置中，它们不会多占用实体空间与重量，可以携带所有资料都不怕增加背包负担。而要取用时，只要搜索就能很快找到。

例如我用 Evernote 来整理出国旅行、婚礼计划的大量纸质资料，正是为了这个便利性。

5. 让纸质资料更容易被搜索与拿取

为什么我说纸质资料电子化后更好拿取呢？像是家中会有很多单据、说明书、帐单、点菜单、个人文件等等「偶尔会使用到」的纸质资料。

如果用纸质收纳，就是每一次要使用时，都要走去收纳的地方，把它们翻出来，然后才能使用。但是如果这时候我不在家里、不在收纳的地方时怎么办？

所以我就把这些纸质资料全部电子化，放入电子笔记中，并且加上以后可以快速搜索找到的关键字。例如「某某某的护照」、「某家店的点菜单」、「某个家电的说明书」，以后偶尔要用时，只要搜索关键字便能找到，而且在电子笔记上就能查看，不用去收纳的地方拿取。

这样的家居收纳方法，真的节省了我自己不少的时间。

6. 减少纸质资料输入输出的步骤

最后，在工作流程上我也会尽可能去减少需要使用到纸质的环节。例如要传真一份文件，我可以在自己这边使用「云端传真」，这样我就只要用电子资料传送，就能传到对方的实体传真机。

或者当对方传给我一份电子文件，要我打印出来并在上面签名然后回头传真给他时，我一定不会打印出来，而是直接使用电子文件签名的方式，直接回信给他即可。

这样一来，我这边就可以减少不少纸质资料要输出输入的步骤，也节省工作琐事的时间。

以上，就是我觉得简单的电子方法，可以带来提升的纸质资料整理效率。并不是说不需要纸质资料，或是不需要纸笔记录，而是可以跟电子方法搭配，就能带来更大的整理效率。

文章授权转自「電腦玩物」，原文链接：[LifeHack-28] 用簡單數位方法提升六種整理紙本資料的效率

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