计划总赶不上变化?那是你没做好这 3 点 | 领客专栏 · 電腦玩物

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2017-05-22 21:00

「为某件事设定了一个时间提醒,结果等到提醒出现时,却常常忽略它、延后它,这时候怎么办呢?」

这是很多读者写信来跟我讨论的问题。

例如设定一个早起的提醒,闹钟响起,却反悔了自己之前早起的决定,而选择不断延后提醒。又或是设定了一个读书计划的提醒,但时间到了,自己正热衷于前一个尚未结束的电视节目,于是选择忽略这个读书计划的提醒。

这样的情况下,如果大多数提醒都没办法「当下发挥作用」,是不是干脆不要做提醒好呢?

倒也不是,今天这篇文章,就从几个我自己实际经历过的案例,来分享怎么设定有效的「时间提醒」的心得。

早起的提醒

就从早起说起吧!或许电脑玩物的读者都知道我是一个早起的人。

但一路走来,我也在「更早起」与「充足睡眠」上有些关于「时间提醒」的修正和尝试。

一开始,有时候工作压力很大,在不想面对的心理压力下,早上也会很难爬起来。这时候一般的早起提醒无效,会很想按下闹钟,闭起眼睛逃避这一切。

于是我就开始试试看「把闹钟提早一个小时叫我」,给我一些回头去逃避一下的时间。我还是会按掉闹钟忽略提醒,但心中知道已经提醒过了,下一次或下几次延后提醒再次响起时,我就会相对心甘情愿地面对现实。

慢慢地让自己接受要起床了这件事,最后还是让我可以准时地面对工作。

后来,我虽然可以硬逼自己早起,但早起后常常睡眠不足,精神不好。

于是我尝试修正「提醒自己」的方法,不是提醒自己早起,而是要「提醒自己早睡」,我开始设定一个闹钟是「晚上 11 点」,提醒我那时候要睡觉了。

于是慢慢地,我开始可以在精神很好的状态下早起。(这也是我写过的「养成好习惯之前,如何建立真的做得到的习惯养成目标?」里的心法之一)

更后来,我的工作管理、时间管理渐渐的上了轨道。就像我之前分享的「我如何养成早起习惯的 7 个方法,真实经验版」所说的一样。

现在我反而是设定一个稍晚的闹钟(例如七点),但是因为我的身心状态已经调整到五点多或六点会自动舒服的起床,所以那个闹钟算是一个预防机制,更多时候用不到这个提醒,这是我觉得时间提醒的「最佳的状态」。

这样的早起阶段经验,其实也是设计时间提醒的几个阶段:

第一个阶段:想办法用更早、更多次的时间提醒,督促自己赶快去做。

第二个阶段:设法「从准备时间」开始提醒,让自己有充裕的时间去做。

第三个阶段:建立自己循序渐进的工作流程,让提醒只是「预防机制」。

执行运动计划的提醒

提醒了我们最后会去做到,都还算是有效的提醒。

但有更多提醒可能不是像早起闹钟被延后而已(最终我们还是会起床),而是提醒本身被直接忽略了。

例如我设定了一个提醒是晚上八点要做运动,但是我晚上七点多才到家。

八点的时候我可能正在洗澡、正在吃饭、正打开电视要看,这时候我可能不在一个可以接收与执行提醒的生活状态,就算我看到提醒,我也会因为其他更有趣、更重要的事情忽略这个提醒。

但我们可能常常设定这种提醒,只是因为「我想做」、「我觉得这样做很好」,但却没有考虑到「现实层面我有没有时间做」。

这种提醒就会变成只是打击士气与增加干扰的提醒,变成失效提醒的机率非常高。

所以当我要设定这种做运动提醒时,我的考虑通常会是:我平常几点到家,我到家之后一定想要先做什么事情,那么最终我在几点之后会真的有空档。

可能是九点倒完家里的垃圾之后,会有一种前一段工作告一个阶段的感觉,我就设定一个九点的提醒,让我更有机会接续一个我想运动的动作。

就像有时候我要提醒自己记得带某个东西去上班,或是记得买个东西回家,这时候我要设定一个时间提醒的话,我就会思考「我在几点看到这个提醒时最有机会去做到」。

例如我不会设定一个上班时间的提醒,我会考虑今天可能的下班时间,然后在下班路上做一个提醒,让我当下就有机会去做。(又或者某些时候可以试试看:5 个地点提醒 app 比时间提醒更能产生真正有效提醒

开始某个项目的提醒

而比起第一个阶段的提醒,我觉得第二与第三个阶段的提醒是更值得追求的目标。

就像我之前写的「为什么你会迟到」这篇文章一样,如果我要 10 点 30 分去开会,我设定一个 10 点 30 分的提醒,当然一定会迟到,所以我要考虑「现实层面」,例如车程 30 分钟,我就要设定一个 10 点的提醒,但这样还不够。

我还要考虑自己必须准备出门物品、装扮的时间,所以我会设定一个 9 点 30 分的提醒。这个提醒的用意是「让我开始结束前一个工作,并开始准备进入下一个工作」。

这样的概念,我最常用在我的项目与重要任务的提醒上。

以项目来说,我可能会比项目每个进度正式开始提早几天的时间,来提醒我要「开始准备」开始那个进度,这样的提醒帮助我可以收尾前一个项目,排开一些杂事,然后开始把项目进度的重要任务排上工作表。

也就是说,一个有效的提醒,是从「准备时间」开始提醒,不是提醒我去做这个任务,而是提醒我:

1. 开始收尾前一个任务。
2. 开始排开其他的任务。
3. 开始把项目的任务排上我的待办清单。

这样的提醒通常也比较没有压力,因为看到提醒时还没到死到临头的阶段,也还没要开始做。

而当提醒我开始把项目的任务排上工作流程后,其实我更多时候就是专注把工作流程完成即可,反而后续的提醒就不是那么必要了。

这就像我每天会专注在我的「每周子弹笔记任务清单」上一样,照着计划依序执行,就让提醒变成只是「预防」,而不是真的等到提醒了才要做(后者永远容易来不及或拖延到)。

设定有效提醒的几个心法

这就是我在实际设定时间提醒时,几个有效提醒的经验,可以归纳成几个关键点:

  • 考虑现实,在相对有效的时间做提醒。
  • 考虑准备时间,从准备阶段开始提醒。
  • 比起提醒「开始做」,不如提醒「开始准备」,更没有压力,更容易做到。

后来我的「时间提醒」,大多依循着这样的概念去设定,那些做不到或被忽略的提醒数量,就慢慢地减少了。

再搭配我之前写的「克服拖延三步骤」与「有效行动的 SMART 原则」,就可以大幅提升有效提醒的机率,提供大家参考。

文章授权转自「電腦玩物」,原文链接:[时间技客 – 14] 如何设计一个做得到的时间提醒

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