2017 年已过半!3 点帮你追上年度计划进度

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2017-07-04 12:36

作者 | 邹小强,10 年时间管理实践者,《小强升职记》作者

L 女士,30 岁,她是一家园林绿化公司的副总工程师兼办公室主任,她儿子刚刚 10 个月,今年 1 月,她跟着我在喜马拉雅的课程,给自己做了一份满意的年度计划,但是这刚刚才 3 月,执行计划的过程中就遇到了挑战:

我想考注册绿化工程师,考口译证,提高项目审查能力,还要照顾孩子,平时也想看看电影和看书,但是这些计划总是完成不了,我感觉到特别焦虑,小强,我该怎么办呢?

别急,我们先来看看她年度计划的九宫格吧(部分):

看完后,你有什么建议给到她吗?来看看我们在长达 1.5 小时的交流中,共同发现的问题和解决方案吧:

1. 过于乐观地估计时间资源

开始的时候她很兴奋地跟我谈起自己想要的生活状态:每天骑自行车上班,白天努力工作,腾出时间提升专业能力,晚上陪孩子,有空的时候看看书、跟老公看看电影。于是我问:「做这些事都需要时间,你有没有盘点过自己的时间资源有多少?」

她愣了一下说:「没盘点过」,于是我们一起开始盘点:每天属于自己的时间有多少?

  • 早晨 5-7 点 2 个小时,她很努力,也很规律,晚上和孩子 10 点睡觉,早晨 5 点起床,有两个小时属于自己的时间
  • 上下班路上,加起来 40 分钟

所以,简单算起来,每天的自由时间有 2.5 小时,那么如果把年度计划都实现的话,每天需要多少自由时间呢?我们简单计算一下发现是:4 小时。

这意味着她过于乐观地估计了自己的时间资源,制作了一份注定无法实现的年度计划!

其实很多人都容易进去这个误区,把计划和执行、消耗时间和拥有时间割裂开来了,很兴奋地按照想象中的样子制定计划,而不考虑可行性,很激动地给自己安排了很多事情,却不考虑有多少时间资源。

如果说你想做的事情就像一大片湖水那么多,你最终能搞定多少不是由湖水的量决定的,而是由舀水的杯子大小决定的,这个杯子的大小就是你时间资源的多少。

2. 愿景没有孵化为目标

L 女士的年度计划里有一条:「项目审查水平提高。」(背景是这样的,他们的绿化方案要提交给政府审核,如果审核不能通过就会降低她们公司的信誉,所以她们会内部先审查一下,通过内部审核的方案才会上报到相关部门。)

那我会问一个问题:「怎么才能够提高项目审查水平呢?」

她回答说:「所以我才要考注册绿化工程师啊,通过不断学习来提高项目审查水平。」

但我认为这么做是事倍功半的,因为她选择的是自己最可控的路(她学习能力很强),而不是解决问题最有效的路。

我们决定回到起点重新开始,我们都同意「项目审查水平提高」是一个愿景,而不是一个目标,那么把它孵化成目标是什么呢?

  • 定义它:怎么就算是审查水平提高了呢?现在只有 60% 左右的方案能通过相关部门审核,如果把这个数值提高到 80%,就算「审查水平提高了」。
  • 关键人:谁决定方案是否通过?是那些评审委员和专家教授,而不是自己。

所以我们共同找到两个解决方案,一个慢方案,一个快方案:

  • 快方案:L 女士认识两个评审委员会的专家,那么可以多找他们聊聊,归纳出一个「项目审查火坑手册」,把审核项目中通常会出现的问题全部都列出来。L 女士她们审查项目的时候,就拿这个手册去对照,随着这个手册越来越丰富,那么项目审查水平就会跟着提高,这就形成了自己的系统
  • 慢方案:当然就是通过各种学习提高自己的能力和经验,然后再把经验传递给其他同事。

聊到这块我们都很开心,因为这个「快方案」比之前的愿景要靠谱多了,会节省很多时间,减少很多焦虑。

为什么之前 L 女士没有想到这个方案呢?

我觉得是因为做技术出身的人总是习惯性地从「事情」的角度来解决问题,而很少去想如何从「人」的角度来解决问题,我原来也是做技术的,深有感触。

3. 光想做加法,没想着做减法

尽管通过前面的讨论,年度计划已经越来越靠谱了,但是时间资源不够的问题仍然没有解决啊?

我们只能做减法,减少自己的欲望和目标,才能释放出大块的时间资源,只是通过闪转腾挪、挤时间的方式没办法有质的改变。

那把哪个目标砍掉呢?都是自己特别想要的啊,真的不忍心,我们又一起过了一遍年度目标,我们把大刀架在了「口译初级证」这个目标的头上,为什么选它呢?

还是从这个目标背后的考虑来说,L 女士想考口译初级证是觉得英语很重要,同时到国外旅行的时候能更好地交流,或许还能交几个外国好朋友。为了考这个证每天得拿出 1 个小时的时间学习,一年就要 365 小时

做做减法会怎么样?能否通过做其他事情也能达到提高英语交流能力的目的?当然有,L 女士决定「每天跟着 scottyou 读英语」,这样每天只需要 20 分钟时间,一下释放出了 243 个小时!这些时间就可以用来做点别的事情了。

最后我们还讨论出一个重要决定:放弃掉办公室主任的角色,专注在专业发展这条线上,这都是在做减法。

整个对话结束之后,我们都有一种豁然开朗的感觉,这真的很棒。

结语

是什么促使我写出这篇文章?

L 女士如果没有意识到问题,特别是意识到问题的严重性,就不会产生这次谈话。

我和她都觉得问题就是转机,脑袋里冒出的问题就像蝴蝶扇动的翅膀,带动了我们的谈话、促成了这篇文章、影响了一些读者。这些读者又会有些收获和改变,再对身边人产生影响……

所以,我真的很喜欢实践、交流和写文章,这或许就是我写了 10 年时间管理文章的动力所在。

PS:给大家介绍一个能随时把自己目标给别人看的小程序,如图:

喜欢的话可以打开微信-发现-小程序,搜索「滴答目标九宫格」,就能找到啦。你可以自己添加目标,还能设置背景图。

文章授权转载自微信公众号「时间管理实践者小强」,原文链接:案例:这位职场妈妈用了三招让年度计划更靠谱

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